Adicionar custos ao orçamento

Equipa Editorial Flowtly5 min

O Módulo de Orçamentos no Sistema de Gestão Empresarial Flowtly permite acompanhar e gerir as suas despesas associando custos a orçamentos específicos. Pode adicionar custos de várias formas, incluindo adicionar transações individuais, associar empreiteiros, vincular projetos e anexar faturas. Seguem-se os detalhes de cada método:

Adicionar uma transação individual ao orçamento

Para associar uma transação individual a um orçamento, siga estes passos:

  1. Navegue até ao item Transações na aplicação.
  2. No topo da página, selecione a conta bancária relevante no menu suspenso. Isto filtrará e apresentará as transações associadas à conta escolhida.
  3. Localize a transação que pretende associar a um orçamento na lista.
  4. Na linha da transação, localize o campo Adicionar orçamento e selecione o orçamento desejado no menu suspenso.

As alterações são guardadas automaticamente e a transação ficará associada ao orçamento selecionado. Será refletida no resumo do orçamento e na tabela de custos no mês correspondente da transação. Adicionalmente, pode especificar o montante exato a associar ao orçamento. Se não for indicado nenhum montante, o montante total da transação será associado por padrão.

Associar empreiteiro ao orçamento

Associar um empreiteiro a um orçamento específico permite acompanhar e gerir as despesas relacionadas com esse empreiteiro diretamente no resumo e na tabela de custos do orçamento. Para associar um empreiteiro a um orçamento:

  1. Navegue até ao item Empreiteiros na aplicação.
  2. Localize o empreiteiro e clique no ícone de Lápis para entrar no modo de Edição.
  3. Selecione o orçamento relevante na lista suspensa do campo Orçamento.
  4. Guarde as alterações.

Após guardar, todas as transações associadas ao empreiteiro serão automaticamente refletidas no resumo e na tabela de custos do orçamento selecionado. Também pode associar um orçamento ao empreiteiro durante a adição do empreiteiro.

Associar projeto (fase de projeto) ao orçamento

Associar um projeto ou a sua fase a um orçamento específico permite um acompanhamento e gestão simplificados das despesas associadas a esse projeto ou fase. Adicionalmente, as fases podem ser atribuídas a um orçamento diferente do seu projeto-pai, proporcionando flexibilidade no planeamento financeiro e na alocação.

Para associar um projeto a um orçamento:

  1. Navegue até ao item Projetos na aplicação.
  2. Localize o projeto ou fase desejado e clique no botão "Ir para a vista do projeto".
  3. Clique no botão Editar projeto localizado no canto superior direito da página.
  4. Na janela modal apresentada, selecione o orçamento relevante na lista suspensa do campo Orçamento.
  5. Guarde as alterações.

Após guardar, todas as transações relacionadas com o projeto ou fase serão refletidas no resumo e na tabela de custos do orçamento associado. Também pode associar um orçamento ao projeto durante a criação do projeto.

Para associar uma fase de projeto a um orçamento:

  1. Navegue até ao item Projetos na aplicação.
  2. Localize o projeto ou fase desejado e clique no botão "Ir para a vista do projeto".
  3. Clique no botão Editar projeto localizado no canto superior direito da página.
  4. Selecione o separador Fases no topo da página.
  5. Clique no ícone de Lápis para abrir a janela modal.
  6. Selecione o orçamento relevante na lista suspensa do campo Orçamento.
  7. Guarde as alterações.

Também pode associar um orçamento a uma fase de projeto diretamente durante a criação da fase de projeto.

Nota: Se um orçamento ainda não estiver planeado ou configurado, os custos serão igualmente associados e o sistema apresentará uma vista mensal padrão no resumo. Cada método de adição de custos garante atualizações em tempo real no resumo do orçamento, nos gráficos e na tabela de custos para melhor acompanhamento e gestão.

Nota: Os campos para adicionar transações, empreiteiros, projetos e faturas a um orçamento só serão visíveis e ajustáveis para utilizadores com a função adequada.

Associar fatura ao orçamento

Associar uma fatura a um orçamento regista-a como receita após pagamento, garantindo visibilidade clara dos pagamentos no resumo do orçamento. As receitas são marcadas a verde no diagrama de custos do orçamento para fácil identificação. Isto é detalhado na secção Faturas

Exemplos de utilização

  • Uma empresa precisa de acompanhar todas as despesas relacionadas com a sua "Campanha de Marketing do 4.º Trimestre". Pode associar transações específicas de gastos publicitários, pagamentos a empreiteiros de marketing e custos relacionados com projetos específicos da campanha diretamente a este orçamento.
  • Uma empresa de construção gere múltiplos projetos de obras. Ao associar cada fase do projeto e faturas específicas de fornecedores a orçamentos dedicados de "Projeto A" ou "Projeto B", garante uma supervisão financeira precisa de cada obra.
  • Uma agência de consultoria acompanha o seu orçamento de "Objetivo de Receita de Clientes". Associa as faturas recebidas de clientes a este orçamento para monitorizar as receitas face aos seus objetivos financeiros em tempo real.
  • Uma organização sem fins lucrativos gere subsídios. Associa transações de despesas específicas e custos de projetos a um orçamento "Subsídio X" para garantir um acompanhamento transparente e o cumprimento dos requisitos do subsídio.

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invoice faturado a counterparty. invoice tributado por tax-group. cost imputa a budget. cost devido a counterparty. bank-transaction reconciliado com invoice. contract planeia payment-schedule-line. contract anexado a budget. budget abrange project. invoice faturado a partir de project. project ligado a budget. lead torna-se counterparty. deal vendido a counterparty.faturado atributado porimputa adevido areconciliado complaneiaanexado aabrangefaturado a partir deligado atorna-sevendido aFFatura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FaturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impostos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impostosCCusto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CustoOOrçamento — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.OrçamentoMMovimento bancário — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancárioCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoPPrestação do plano de pagamentos — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Prestação do plano de…PProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoPPotencial cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencial clienteNNegócio — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Negócio

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