Configuração de orçamento

Para configurar um orçamento, comece por clicar no item "Budget" no menu principal. No canto superior direito da vista, verá o botão "Add", que oferece duas opções: Adicionar um "Budget" ou Adicionar um "Budget group".

Se selecionar a opção Grupo de orçamentos, aparecerá uma janela modal onde pode introduzir o nome do grupo de orçamentos. Após guardar, o novo grupo de orçamentos aparecerá na vista principal de orçamentos, listado após todos os orçamentos não agrupados.

Após criar um grupo de orçamentos, pode adicionar orçamentos de duas formas:

Criar um novo orçamento dentro do grupo: Clique no botão "Add new budget" localizado junto ao grupo de orçamentos. Abrirá uma janela modal que permite configurar o novo orçamento.
Associar um orçamento existente ao grupo: Abra o orçamento específico clicando no seu mosaico e, em seguida, selecione "Edit budget" no canto superior direito da página. Na janela modal apresentada, escolha o grupo de orçamentos desejado no menu suspenso e guarde as alterações. Adicionalmente, pode renomear um grupo de orçamentos ou eliminá-lo completamente utilizando os botões correspondentes na interface.

Se selecionar a opção Orçamento após clicar no botão "Add", a janela modal abrirá com os seguintes campos:

"Name";
Categoria de orçamento [opcional];
"Budget type": Comum (todos os participantes utilizam um conjunto de orçamento comum), Individual (cada participante tem o seu próprio conjunto de orçamento que utiliza de forma independente).

Após clicar no botão "Save", será redirecionado para a página deste orçamento. Para o tipo de orçamento Comum estão presentes 2 separadores: "Budget summary" e Custos. O separador "Budget summary" está dividido em duas secções: um gráfico e uma lista detalhada de custos com um diagrama circular, que representará visualmente todos os custos, mostrando o montante total utilizado no orçamento. Nesta vista, pode planear e gerir o seu orçamento clicando no botão dedicado "Plan your budget".

Planeamento de Orçamento

O planeamento de orçamento no Flowtly é mensal e sem prazo definido. Escolhe um ano, seleciona um mês de início se desejar e define o montante para qualquer mês. Não há data de fim — os valores e as regras continuam para meses e anos futuros até os alterar. O planeamento não é obrigatório para utilizar os Orçamentos.

O planeador mostra um ano de cada vez por conveniência. Utilize o seletor de ano para alternar o que está a visualizar; isto não limita o período do orçamento. Clique em qualquer barra de mês para abrir o editor de meses. O "Budget total" no canto superior direito reflete a soma do ano atualmente visível, e guardar atualiza o gráfico imediatamente. Pode regressar em qualquer momento e ajustar os meses novamente.

No editor de meses, introduz um "Base amount" para esse mês. Se o mês anterior já tiver um valor, este aparece como padrão. Opcionalmente, pode aplicar Crescimento exponencial (%) para compor um aumento percentual mês a mês a partir deste ponto, Crescimento linear (moeda) para adicionar um montante fixo em cada mês, ou Crescimento por unidade (moeda) quando o seu orçamento depende de unidades. Deixar os campos de crescimento vazios mantém o mesmo valor para os meses seguintes.

Quando define uma base ou uma regra de crescimento num mês, esta torna-se o ponto de partida para todos os meses subsequentes e é transportada automaticamente para os anos seguintes. Editar qualquer mês posterior estabelece um novo ponto de partida a partir daí. Limpar os campos de crescimento num mês posterior interrompe os aumentos automáticos a partir desse ponto; os valores existentes permanecem como definidos. Os meses anteriores ao mês de início escolhido podem ficar a zero se não forem necessários.

Guarde as alterações e navegue entre anos para rever como as regras atuais se estendem para o futuro.

É importante notar que o planeamento de orçamento não é obrigatório para começar a utilizar o orçamento. Pode associar custos ou faturas a um orçamento diretamente, mesmo que não tenha sido planeado ou configurado. Nesses casos:

O sistema apresentará automaticamente o "Budget summary" numa configuração mensal por padrão.
A tabela de Custos também será apresentada, fornecendo uma visão geral dos custos e faturas associados.

Esta flexibilidade permite começar a acompanhar a atividade financeira imediatamente, mesmo antes de concluir o processo de configuração do orçamento.

O separador Custos apresenta uma tabela que resume todas as transações associadas ao orçamento, organizadas por meses. Cada linha representa uma transação, mostrando o custo de cada mês no período de tempo selecionado. Os custos são apresentados na moeda relevante, com células em branco a indicar a ausência de despesas nesse mês. Esta vista estruturada ajuda a analisar padrões de despesa e a gerir os orçamentos de forma eficaz.

Para o tipo de orçamento Individual, está disponível um separador adicional de Participantes, junto aos separadores "Budget summary" e Custos. Este separador permite aos utilizadores gerir e visualizar os indivíduos ou entidades associados ao orçamento específico. Os participantes podem ser adicionados ou removidos conforme necessário, garantindo visibilidade clara sobre quem está envolvido na alocação e gestão do orçamento.

O que o orçamento inclui

Um passo do diálogo do orçamento, "What should the budget include?", é onde assinala os tipos de custos e receitas que um orçamento acompanha — projetos, contratos com calendários de pagamento, custos com pessoal e remunerações, receitas de horas registadas, e faturas com etiquetas. Para "Projects" e "Contracts with payment schedules" também escolhe como o orçamento decide quais deles lhe pertencem.

Projetos

"Selected projects" — o orçamento abrange os projetos que escolher, e apenas esses.
"All projects" — o orçamento abrange todos os projetos não arquivados. Os projetos arquivados ficam de fora, e um projeto que é arquivado sai do orçamento. Nesta opção, também pode indicar projetos a excluir, e o orçamento passa a abranger tudo exceto os que listar.

Uma legenda por baixo do seletor indica qual das duas regras será guardada com o orçamento, para que seja sempre visível se estão a ser aplicadas exclusões.

Contratos

"Selected contracts" — o orçamento abrange os contratos que escolher, e apenas esses.
"All contracts" — o orçamento abrange todos os contratos.
"All from related projects" — o orçamento abrange todos os contratos associados a um projeto abrangido por este orçamento. Alargar ou restringir o lado dos projetos alarga ou restringe com ele o lado dos contratos.

"Todos" é uma regra, não uma lista

A diferença é mais relevante para o que ainda não existe.

Projetos selecionados e Contratos selecionados guardam uma lista fixa. Um projeto ou contrato criado posteriormente fica fora do orçamento até alguém abrir o orçamento e o adicionar, e nada no ecrã o assinala — os valores são simplesmente inferiores ao panorama completo.

As opções Todos guardam, em vez disso, uma regra, que é aplicada sempre que o orçamento é lido. Um projeto criado no mês seguinte fica incluído num orçamento Todos os projetos sem que ninguém tenha de o reabrir, e um contrato associado mais tarde a um projeto abrangido pelo orçamento fica incluído num orçamento Todos os de projetos relacionados da mesma forma.

As exclusões funcionam da mesma maneira. Excluir um projeto de Todos os projetos guarda a regra "tudo exceto esse projeto" em vez de uma lista do que existia nesse momento, pelo que os projetos criados posteriormente continuam abrangidos e a exclusão continua a aplicar-se.

Alterar um orçamento existente

Abrir um orçamento para edição mostra a opção que utiliza e mantém-na. Um orçamento construído a partir de uma lista escolhida manualmente mantém essa lista e esse comportamento até alguém o alterar.

Mudar para uma das opções "All" mantém a sua lista escolhida manualmente em vez de a descartar, pelo que voltar atrás repõe os projetos ou contratos que tinha escolhido, em vez de o obrigar a escolhê-los novamente.

Se guardar enquanto a cobertura do orçamento ainda está a carregar, o diálogo pede para tentar novamente dentro de momentos, em vez de guardar. Guardar demasiado cedo poderia eliminar exclusões que o orçamento deve manter e alargá-lo sem que isso seja percetível.

Exemplos de utilização

Gerir despesas departamentais mensais recorrentes com crescimento projetado.
Acompanhar orçamentos de projetos individuais para diferentes equipas ou clientes.
Alocar e monitorizar limites de despesa pessoal para múltiplos participantes dentro de um orçamento maior.
Configurar planos de despesa flexíveis que se ajustam com base em unidades ou incrementos fixos.
Manter um orçamento para toda a empresa que abranja todos os projetos não arquivados, incluindo os iniciados depois de o orçamento ter sido configurado.
Acompanhar as despesas de um departamento em todos os projetos, exceto os dois geridos para um centro de custo diferente.