Casos de utilização dos Orçamentos

O módulo Orçamentos do Flowtly BMS permite que as organizações geram os seus recursos financeiros de forma eficaz, oferecendo flexibilidade, visibilidade e integração entre projetos, fornecedores e transações. Apresentamos abaixo os principais casos de utilização que ilustram como o módulo apoia o planeamento, a gestão e a transparência financeira.

Caso de utilização 1: Planeamento de orçamentos para projetos

Cenário: Uma agência de marketing está a gerir um projeto anual com múltiplas fases. O projeto é globalmente atribuído a um orçamento principal, mas algumas fases requerem orçamentos individuais para um melhor acompanhamento e alocação financeira. A agência necessita de uma solução que suporte esta configuração flexível, mantendo a transparência e o controlo.

Solução:

• Granularidade: A agência define a granularidade do orçamento como "mensal", permitindo acompanhar a atividade financeira e alocar valores precisos para cada fase ao longo da linha temporal do projeto.
• Atribuição de orçamento:
  • O projeto principal é atribuído a um orçamento primário para um acompanhamento financeiro de alto nível.
  • As fases são atribuídas a orçamentos separados quando é necessário um acompanhamento específico. Por exemplo:
    • A Fase A utiliza o mesmo orçamento que o projeto principal (orçamento partilhado).
    • A Fase B tem o seu próprio orçamento para acomodar custos específicos, como fornecedores externos ou materiais.
• Acompanhamento de custos: Todas as transações do projeto são associadas aos orçamentos correspondentes (orçamento principal ou orçamentos específicos de fase). O sistema atualiza em tempo real os separadores Resumo do Orçamento e Custos, garantindo um acompanhamento preciso tanto do projeto global como das fases individuais.
• Relatórios e resumos: Para as fases que partilham o mesmo orçamento, os custos são agregados; as fases com orçamentos separados são reportadas individualmente.

Resultado:

Esta configuração permite que a agência mantenha uma visão global do orçamento total do projeto, obtendo simultaneamente informação detalhada sobre cada fase. A flexibilidade garante a alocação adequada de recursos, evidencia potenciais excessos de despesa e fornece às partes interessadas uma imagem financeira clara.

Caso de utilização 2: Acompanhamento de despesas com fornecedores

Cenário: Uma empresa de consultoria contrata vários fornecedores externos e precisa de acompanhar as respetivas despesas face a orçamentos específicos, para uma gestão rigorosa e reporting preciso dos custos.

Solução:

• Associação de fornecedores: Os fornecedores são associados ao orçamento relevante durante a sua configuração ou através da opção Editar Fornecedor no separador Fornecedores. Os orçamentos podem ser atribuídos por fornecedor para acompanhar os seus custos específicos ou partilhados entre vários fornecedores para um agrupamento de despesas mais abrangente.
• Sincronização de custos: Todas as transações associadas a um fornecedor refletem-se automaticamente no resumo e na tabela de custos do orçamento atribuído.
• Atualizações em tempo real: Qualquer ajuste às despesas do fornecedor, como atualizações de transações associadas ou alocações de orçamento, reflete-se imediatamente no orçamento.

Resultado:

A empresa obtém visibilidade centralizada sobre as despesas relacionadas com fornecedores, reduzindo a necessidade de acompanhamento manual em múltiplos sistemas.

Caso de utilização 3: Associação de projetos e faturas a orçamentos

Cenário: Uma empresa de construção está a gerir um grande projeto dividido em múltiplas fases. O projeto é globalmente atribuído a um orçamento principal, mas as fases individuais têm despesas próprias. A empresa também pretende acompanhar os pagamentos dos clientes (faturas) diretamente face aos orçamentos, para uma visibilidade clara de receitas e custos.

Solução:

• Orçamentação de projetos e fases:
  • O projeto principal é associado a um orçamento primário, proporcionando uma visão global das finanças do projeto.
  • As fases específicas são atribuídas a orçamentos separados quando o acompanhamento individual é necessário. Por exemplo:
    • A Fase A está incluída no orçamento do projeto principal.
    • A Fase B tem um orçamento próprio para acompanhar custos especializados, como subempreiteiros ou materiais específicos.
• Faturas como receita:
  • As faturas dos clientes são associadas aos orçamentos do projeto ou fase correspondentes à medida que são pagas.
  • Estes pagamentos são registados como receita e visualizados no separador Custos, destacados a verde para fácil identificação.
• Ajustes dinâmicos:
  • Se surgirem despesas inesperadas numa fase, o sistema permite a realocação dinâmica de fundos entre orçamentos para manter o progresso fluido do projeto.
  • Os ajustes são atualizados em tempo real, garantindo que o Resumo do Orçamento reflita o estado financeiro mais recente.

Resultado:

A empresa obtém um acompanhamento detalhado de despesas e receitas para cada fase, mantendo uma visão consolidada do orçamento global do projeto. As atualizações em tempo real evitam bloqueios financeiros e apoiam uma melhor tomada de decisão na alocação de recursos. As partes interessadas ganham transparência sobre as finanças do projeto, melhorando a confiança e a responsabilização.

Caso de utilização 4: Grupos de orçamentos para supervisão financeira consolidada

Cenário: Uma organização sem fins lucrativos gere múltiplas campanhas, cada uma com o seu orçamento. A organização também necessita de uma visão agregada da sua saúde financeira global.

Solução:

• Grupos de orçamentos: A organização cria um grupo de orçamentos para todas as campanhas. Dentro deste grupo, são criados orçamentos individuais para cada campanha.
• Reporting de grupo: O Resumo do Orçamento fornece tanto informação individual de cada campanha como uma visão consolidada do desempenho financeiro de todas as campanhas.
• Realocação dinâmica: Os fundos podem ser facilmente realocados entre orçamentos individuais dentro do grupo para colmatar lacunas de financiamento.

Resultado:

A organização sem fins lucrativos obtém perspetivas financeiras tanto a nível micro como macro. A alocação de recursos é otimizada entre campanhas, garantindo a estabilidade financeira global.

Caso de utilização 5: Monitorização da saúde financeira sem planeamento de orçamento

Cenário: Uma startup pretende acompanhar despesas imediatamente, mas não tem tempo para planear orçamentos em detalhe desde o início.

Solução:

• Acompanhamento direto de despesas: A startup começa a adicionar custos (transações, fornecedores, projetos e faturas) ao orçamento sem configurar planos de orçamento detalhados.
• Vista mensal predefinida: O sistema apresenta automaticamente uma vista mensal predefinida das despesas, garantindo que a atividade financeira é visível desde o início.
• Flexibilidade: À medida que o negócio cresce, a startup configura gradualmente orçamentos e planos para uma melhor previsão financeira.

Resultado:

A startup obtém visibilidade financeira imediata sem atrasar as necessidades operacionais. Os planos de orçamento são introduzidos de forma incremental, acompanhando o ritmo de crescimento da startup.

Exemplos de casos de utilização

• Acompanhar despesas e receitas específicas de projetos, incluindo múltiplas fases ou subprojetos.
• Gerir e monitorizar eficientemente os custos com fornecedores face aos orçamentos atribuídos.
• Obter supervisão financeira consolidada de múltiplas iniciativas relacionadas através do agrupamento de orçamentos.
• Estabelecer visibilidade financeira imediata e acompanhamento de despesas, mesmo antes do planeamento detalhado do orçamento.