Alertas de orçamento
O Flowtly verifica os seus orçamentos por si e avisa-o quando um deles sai do plano, para que não precise de abrir a página do orçamento para o descobrir. É notificado quando a despesa se adianta ao plano ou quando a margem que um orçamento devia proporcionar deixa de existir.
Os alertas chegam como notificações: no menu do sino no topo do espaço de trabalho e como notificação push nos dispositivos onde as permitiu.
Quando são enviados os alertas
O Flowtly avalia cada orçamento uma vez por dia, de manhã. Um orçamento é verificado no seu próprio período de planeamento, e o período verificado é o que está a decorrer, para que um problema seja comunicado enquanto ainda pode agir, e não depois de o período fechar. O período que acabou de terminar também é verificado, porque faturas tardias e a categorização continuam a alterar os seus valores durante algum tempo.
Cada orçamento gera no máximo uma notificação por condição por dia. Se nada mudou, nada é enviado.
O que desencadeia um alerta
Três condições geram uma notificação.
- Despesa acima do plano. Os custos registados no orçamento excedem o que foi planeado para o período em mais de 10%. Acima de 30% sobre o plano, o alerta é marcado como crítico.
- Margem abaixo do objetivo. Num período já terminado, a margem que o orçamento realmente proporcionou está pelo menos 5 pontos percentuais abaixo da margem que devia proporcionar. Uma diferença de 15 pontos ou mais é crítica.
- Margem em risco. Num período que ainda está a decorrer, os custos registados até agora já excedem os custos planeados em pelo menos 5% do rendimento planeado. Por outras palavras, mesmo que todas as faturas planeadas sejam pagas na totalidade, a margem já está tão abaixo do plano. Uma diferença de 15 pontos ou mais é crítica.
Um orçamento sem plano para o período não gera nada, tal como um orçamento que planeia apenas um lado das contas quando a verificação precisa de ambos. O rendimento que chega mais tarde do que o planeado não é, por si só, um alerta: um mês com recuperação insuficiente aparece através das verificações de margem, não como uma notificação separada.
Cada notificação nomeia o orçamento e o período, mostra o valor real face ao planeado e a dimensão da diferença, e propõe um passo seguinte simples. Liga diretamente ao orçamento para que possa ver o detalhe por trás. Nunca indica uma causa e nunca altera um orçamento, um plano ou uma alocação.
Quem recebe um alerta
Um orçamento pode ter a sua própria lista de destinatários de alertas. Quando essa lista está definida, só essas pessoas são notificadas.
Quando não está definida, o alerta vai para todas as pessoas da organização que podem gerir orçamentos. Um administrador ou proprietário qualifica-se, porque essas funções incluem a gestão de orçamentos.
Os destinatários são verificados novamente no momento do envio do alerta. Quem já não tem acesso a esse orçamento, ou saiu da organização, é ignorado.
Repetições e dispensa
O mesmo alerta não é enviado de novo dia após dia. Depois de uma condição ter sido comunicada, só volta a ser avisado quando ela piorar de forma significativa: quando passa de aviso a crítico, ou quando se agrava em pelo menos mais 10 pontos além do valor que lhe foi comunicado da última vez.
Se um orçamento voltar a estar dentro do plano, nada é enviado para o anunciar. A condição é simplesmente encerrada e, se regressar mais tarde, é comunicada de novo como um alerta novo.
Dispensar um alerta faz com que ele fique dispensado para si. Não voltará a ser notificado sobre ele, a menos que passe a crítico, o que é informação nova e não uma repetição.
Desativar os alertas
Há duas formas de parar as notificações de alertas de orçamento.
- Por orçamento. Os alertas proativos podem ser desativados para um único orçamento por quem pode gerir orçamentos. Estão ativados por predefinição em todos os orçamentos que têm um plano.
- Período de silêncio em toda a organização. Enquanto a organização está no seu período de silêncio de notificações, nada é enviado. Um alerta que surgiu durante o período de silêncio é entregue na primeira verificação depois de a janela terminar, pelo que é adiado e não perdido.
Silenciar através das preferências de notificação afeta apenas a entrega. O alerta continua a aparecer na lista de notificações da aplicação, e a condição continua visível no próprio orçamento.
Quando os valores podem estar incompletos
Os alertas de orçamento são tão atuais quanto os dados em que se baseiam. Cada alerta indica a data até à qual os valores estão atualizados.
Um alerta diz que os valores podem estar incompletos quando os dados bancários ou de importação não chegaram recentemente, quando o período contém transações que não estão atribuídas a nenhum orçamento (o número é indicado) ou quando não chegaram quaisquer dados bancários ou de importação. Um alerta com qualquer uma dessas notas nunca é marcado como crítico: um quadro incompleto é comunicado como aviso, porque o valor final pode muito bem ser melhor do que parece.
Se isto acontecer com frequência, verifique a ligação bancária e atribua as transações pendentes a um orçamento. Os alertas tornam-se mais precisos assim que os dados de base estiverem completos.
Exemplos de utilização
- Saber que um projeto de um cliente ultrapassou o seu plano de custos enquanto o mês ainda decorre, em vez de no fecho das contas.
- Detetar que uma avença deixou de cobrir o trabalho realizado ao seu abrigo, antes da próxima conversa de renovação.
- Encaminhar os alertas de orçamento de um departamento para o responsável do departamento, em vez de todos os gestores de orçamentos da organização.
- Manter sob vigilância um orçamento de campanha planeado com rigor sem o abrir todos os dias.