Plano de etiquetas para começar

Uma equipa que começa a classificar faturas sem uma lista de etiquetas acordada depressa fica com três nomes para a mesma coisa. Esta página dá a uma empresa de serviços um primeiro conjunto já pronto de grupos de etiquetas e etiquetas, numa única tabela, para que todos partam da mesma base. Mude o nome das etiquetas para se adaptarem ao seu negócio e elimine as linhas de que não precisa. Porque é que os grupos estão divididos desta forma está explicado em Escolher etiquetas para o orçamento.

Três regras a acordar primeiro

• Cada fatura recebe pelo menos uma etiqueta. Crie uma categoria de etiquetagem por cada grupo de etiquetas em "Tagging categories" e ative "Required" em Tipo de custo. Uma fatura com um campo obrigatório vazio é marcada como incompleta, o que nunca impede a gravação, pelo que ninguém fica impedido de pôr uma fatura em espera antes de ser classificada. Uma categoria de etiquetagem é um campo das faturas de custo, pelo que assinala apenas essas. Uma fatura de venda verifica-se pela linha "Untagged" da desagregação Clientes.
• Uma etiqueta de projeto é associada ao seu projeto uma só vez. Quando criar a etiqueta, defina "Linked project" nela. A partir daí, numa fatura de compra, escolher o projeto preenche a etiqueta e escolher a etiqueta preenche o projeto, para que ninguém tenha de se lembrar de qual vai com qual. Mantenha uma etiqueta por projeto: se duas etiquetas indicarem o mesmo projeto, escolher esse projeto não preenche nenhuma delas.
• As categorias do seu contabilista entram como um segundo grupo. Peça ao contabilista a lista de categorias de custo por que ele contabiliza e crie-a como um grupo de etiquetas separado ao lado de Tipo de custo. A sua desagregação e a do contabilista ficam assim separadas, e um documento conta por inteiro em cada uma. Se exportar para o contabilista, preencha "Accounting code" em cada uma dessas etiquetas.

O plano

Grupo de etiquetas	Etiqueta	O que lá entra	Fatura de exemplo	Projeto ou orçamento
Tipo de custo	Comissões bancárias	Comissões de conta, de cartão e de transferências	A comissão mensal de manutenção da conta do banco, muitas vezes um pagamento sem fatura	Só desagregação
Tipo de custo	Escritório	Renda, serviços, limpeza e material de escritório	A fatura mensal da renda do escritório	Só desagregação
Tipo de custo	Software e subscrições	Ferramentas e serviços que toda a empresa usa	A fatura mensal do seu software de contabilidade	Só desagregação
Tipo de custo	Impostos	Os pagamentos de impostos que o seu contabilista conta como custos	Um pagamento de imposto sobre o rendimento à autoridade tributária, um pagamento sem fatura	Só desagregação
Tipo de custo	Marketing próprio	Publicidade, eventos e materiais que promovem a sua própria empresa	Uma fatura de anúncios online dos seus serviços	Orçamento: um orçamento de Marketing que inclui as faturas com esta etiqueta
Clientes	Uma etiqueta por cliente, como Cliente A	Todas as faturas de venda emitidas ao cliente e os custos comprados apenas para esse cliente	A fatura mensal da avença ao Cliente A	Só desagregação
Projetos	Uma etiqueta por projeto, como Website do Cliente A	Os custos e as receitas de um trabalho para um cliente	A fatura de um freelancer pela construção do website do Cliente A	Projeto: defina "Linked project" na etiqueta
Refaturação	A refaturar	Custos que paga primeiro e fatura depois a um cliente	A fatura de um hotel por uma viagem feita para o Cliente B, a cobrar ao Cliente B	Só desagregação; atribua também a etiqueta do cliente e a do projeto
Categorias contabilísticas	Uma etiqueta por categoria por que o seu contabilista contabiliza, como Renda	Os mesmos custos de Tipo de custo, divididos como o seu contabilista os divide	A fatura da renda do escritório, com a etiqueta Renda aqui e Escritório em Tipo de custo	Só desagregação; preencha "Accounting code"
Nenhum	Sem etiqueta	Transferências entre as suas próprias contas	Passar dinheiro da conta principal para a conta do IVA	Nenhum dos dois

Para carregar o plano num só passo, coloque-o numa folha de cálculo com uma linha por etiqueta e as colunas group, tag e description, e use "Import" em "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups". Deixe de fora a última linha, que não é uma etiqueta, e substitua cada linha Uma etiqueta por … pelos seus clientes, projetos e categorias reais. Coloque o texto de O que lá entra em description: passa a ser a "Description" da etiqueta, que é mostrada a quem escolhe a etiqueta. Se o nome de uma etiqueta não tiver nenhuma letra latina nem algarismo, acrescente uma coluna label com uma etiqueta curta para ela: sem ela, a linha é assinalada e nada do ficheiro pode ser aplicado até a corrigir. A importação mostra o que alteraria antes de guardar seja o que for. Uma importação nunca elimina nada, pelo que as etiquetas que já tem ficam como estão.

O que significa a última coluna

• Só desagregação. A etiqueta é uma linha na vista "P&L by tags" de cada orçamento em que o documento conta, depois de escolher o seu grupo de etiquetas. Um documento sem nenhuma etiqueta desse grupo vai para a linha "Untagged", pelo que uma linha "Untagged" grande mostra onde a primeira regra ainda não é seguida.
• Projeto. "Linked project" liga a etiqueta a um só projeto, como descreve a segunda regra. O projeto leva o custo para todos os orçamentos que o abrangem.
• Orçamento. Quando criar o orçamento de Marketing, assinale "Tagged incoming invoices" no passo que pergunta o que o orçamento inclui e escolha a etiqueta Marketing próprio. Todas as faturas recebidas com essa etiqueta passam então a contar nesse orçamento. Veja Configuração de orçamento.

Um pagamento sem fatura, como uma comissão bancária ou um pagamento de impostos, é etiquetado no próprio pagamento, no seu painel lateral em "Transactions".

As transferências entre as suas próprias contas não recebem etiqueta. Não são um custo. O Flowtly reconhece uma transferência como sua quando o outro número de conta na descrição do banco corresponde a outra conta bancária que adicionou ao Flowtly, e não a assinala como sem orçamento. Para uma contraparte cujos pagamentos nunca pertencem a um orçamento, marque-a como "Budget neutral". Veja Gestão de transações e Contrapartes.

Exemplos de utilização

• Uma nova gestora de escritório e o fundador acordam a tabela antes de alguém classificar uma fatura, e importam-na num só passo.
• Uma equipa que discutia se a fatura de um hotel é Viagens ou Cliente B aplica as etiquetas A refaturar, Cliente B e a do projeto, e deixa de discutir.
• Um contabilista envia a lista de categorias por que contabiliza, e o administrador acrescenta-a como segundo grupo de etiquetas com um "Accounting code" em cada etiqueta.
• Um administrador vê uma linha "Untagged" grande na desagregação por Tipo de custo e ativa "Required" na categoria Tipo de custo.