Tagplan til at komme i gang
Et team, der begynder at kontere fakturaer uden en aftalt liste over tags, har snart tre navne for det samme. Denne side giver en servicevirksomhed et færdigt første sæt taggrupper og tags som én tabel, så alle starter fra det samme grundlag. Omdøb tagsene, så de passer til din virksomhed, og fjern de rækker, du ikke har brug for. Hvorfor grupperne er delt op på denne måde, forklares i Valg af tags til budgettering.
Tre regler, I bør blive enige om først
- Hver faktura får mindst ét tag. Opret én tagkategori pr. taggruppe under "Tagging categories", og slå "Required" til for Omkostningstype. En faktura med et tomt påkrævet felt markeres som ufuldstændig, hvilket aldrig blokerer for at gemme, så ingen forhindres i at lægge en faktura til side, før den er konteret. En tagkategori er et felt på omkostningsfakturaer, så den markerer kun dem. En salgsfaktura kontrolleres via rækken "Untagged" i opdelingen Kunder.
- Et projekttag knyttes til sit projekt én gang. Når du opretter tagget, skal du angive "Linked project" på det. Herefter udfylder valget af projektet tagget på en indkøbsfaktura, og valget af tagget udfylder projektet, så ingen behøver at huske, hvad der hører sammen. Hold dig til ét tag pr. projekt: hvis to tags angiver det samme projekt, udfylder valget af projektet ingen af dem.
- Din revisors kategorier kommer ind som en anden gruppe. Bed din revisor om listen over de omkostningskategorier, revisoren bogfører efter, og opret den som en separat taggruppe ved siden af Omkostningstype. Din egen opdeling og revisorens forbliver så adskilte, og et dokument tæller fuldt ud i hver af dem. Hvis du eksporterer til din revisor, skal du udfylde "Accounting code" på hvert af disse tags.
Planen
| Taggruppe | Tag | Hvad hører herunder | Eksempel på faktura | Projekt eller budget |
|---|---|---|---|---|
| Omkostningstype | Bankgebyrer | Kontogebyrer, kortgebyrer og overførselsgebyrer | Bankens månedlige kontogebyr, ofte en betaling uden faktura | Kun opdeling |
| Omkostningstype | Kontor | Husleje, forsyninger, rengøring og kontorartikler | Den månedlige huslejefaktura for kontoret | Kun opdeling |
| Omkostningstype | Software og abonnementer | Værktøjer og tjenester, som hele virksomheden bruger | Den månedlige faktura for dit regnskabsprogram | Kun opdeling |
| Omkostningstype | Skatter | De skattebetalinger, som din revisor regner som omkostninger | En betaling af indkomstskat til skattemyndigheden, en betaling uden faktura | Kun opdeling |
| Omkostningstype | Egen markedsføring | Annoncer, events og materialer, der promoverer din egen virksomhed | En faktura for onlineannoncer for dine ydelser | Budget: et Marketing-budget, der omfatter fakturaer med dette tag |
| Kunder | Ét tag pr. kunde, for eksempel Kunde A | Hver salgsfaktura udstedt til kunden og omkostninger, der kun er købt til den kunde | Den månedlige retainer-faktura til Kunde A | Kun opdeling |
| Projekter | Ét tag pr. projekt, for eksempel Kunde A hjemmeside | Omkostninger og indtægter for ét kundeprojekt | En freelancers faktura for at bygge Kunde A's hjemmeside | Projekt: angiv "Linked project" på tagget |
| Viderefakturering | Skal viderefaktureres | Omkostninger, du betaler først og fakturerer videre til en kunde | En hotelfaktura for en rejse foretaget for Kunde B, som skal pålægges Kunde B | Kun opdeling; giv den også kundens tag og projektets tag |
| Regnskabskategorier | Ét tag pr. kategori, som din revisor bogfører efter, for eksempel Husleje | De samme omkostninger som Omkostningstype, opdelt, som din revisor opdeler dem | Fakturaen for kontorlejen, tagget Husleje her og Kontor i Omkostningstype | Kun opdeling; udfyld "Accounting code" |
| Ingen | Intet tag | Overførsler mellem dine egne konti | Overførsel af penge fra din hovedkonto til din momskonto | Ingen af delene |
Hvis du vil indlæse planen i ét trin, skal du lægge den i et regneark med én række pr. tag og kolonnerne group, tag og description og bruge "Import" under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups". Udelad den sidste række, som ikke er et tag, og erstat hver række med Ét tag pr. … med dine rigtige kunder, projekter og kategorier. Sæt teksten fra Hvad hører herunder i description: den bliver tagets "Description", som vises for dem, der vælger tagget. Hvis et tags navn hverken har latinske bogstaver eller cifre, skal du tilføje en label-kolonne med en kort etiket til det: uden den markeres rækken, og intet i filen kan anvendes, før den er rettet. Importen viser, hvad den vil ændre, før noget gemmes. En import sletter aldrig noget, så de tags, du allerede har, forbliver, som de er.
Hvad den sidste kolonne betyder
- Kun opdeling. Tagget er en række i visningen "P&L by tags" i hvert budget, som dokumentet tæller med i, når du vælger dets taggruppe. Et dokument uden tag fra den gruppe havner på rækken "Untagged", så en stor "Untagged"-række viser, hvor den første regel endnu ikke følges.
- Projekt. "Linked project" knytter tagget til ét projekt, som den anden regel beskriver. Projektet fører omkostningen med ind i hvert budget, der dækker projektet.
- Budget. Når du opretter Marketing-budgettet, skal du markere "Tagged incoming invoices" i det trin, der spørger, hvad budgettet omfatter, og vælge tagget Egen markedsføring. Hver modtaget faktura med dette tag tæller så med i det budget. Se Budgetkonfiguration.
En betaling uden faktura, for eksempel et bankgebyr eller en skattebetaling, tagges på selve betalingen, i dens sidepanel under "Transactions".
Overførsler mellem dine egne konti får intet tag. De er ikke en omkostning. Flowtly genkender en overførsel som din egen, når det andet kontonummer i bankens beskrivelse matcher en anden bankkonto, du har tilføjet i Flowtly, og markerer den ikke som uden budget. For en modpart, hvis betalinger aldrig hører hjemme i et budget, skal du markere den som "Budget neutral". Se Transaktionsstyring og Modparter.
Eksempler på brug
- En ny kontorchef og grundlæggeren bliver enige om tabellen, før nogen konterer en faktura, og importerer den i ét trin.
- Et team, der diskuterede, om en hotelregning er Rejser eller Kunde B, tagger den Skal viderefaktureres, Kunde B og projektet og holder op med at diskutere.
- En revisor sender listen over de kategorier, revisoren bogfører efter, og administratoren tilføjer den som en anden taggruppe med en "Accounting code" på hvert tag.
- En administrator ser en stor "Untagged"-række i opdelingen efter Omkostningstype og slår "Required" til for kategorien Omkostningstype.