Valg af tags til budgettering

Et budget kan kun besvare de spørgsmål, dets tags er sat op til at besvare. Denne artikel hjælper dig med at beslutte, hvilke taggrupper og tags du skal oprette, før du går i gang med at budgettere. Den giver valgmuligheder frem for én fast opsætning, så du kan vælge det, der passer til den måde, din organisation arbejder på. Du behøver ingen finansiel baggrund for at følge den.

Hvad et tag gør for et budget

Én taggruppe besvarer ét spørgsmål. Visningen "P&L by tags" i et budget fordeler indtægter og omkostninger på én taggruppe ad gangen: du vælger gruppen i "Tag group", og hvert tag i gruppen bliver til en række. En gruppe ved navn Kunder besvarer "hvilken kunde kom disse penge fra, eller gik de til?". En gruppe ved navn Omkostningstype besvarer "hvad slags udgift var det?".

Tre regler følger heraf:

Et dokument tæller fuldt ud i hver gruppe, hvor det har et tag. En faktura med tagget Kunde A i Kunder og Mediekøb i Omkostningstype vises fuldt ud i begge opdelinger. Grupperne er forskellige visninger af den samme sum, så du lægger dem aldrig sammen.
Inden for én gruppe fordeles et dokument mellem sine tags. En faktura med to kunder som tags deles mellem dem og tælles aldrig to gange, så rækkerne i en gruppe altid summer til budgettets total.
Alt, der ikke har et tag fra gruppen, havner på rækken "Untagged". En stor "Untagged"-række er det første tegn på, at en gruppe ikke bruges på alle dokumenter.

Når Flowtly leder efter en omkostnings tag i en gruppe, starter det det mest specifikke sted og arbejder sig udad: fakturalinjerne, derefter fakturaen som helhed, derefter banktransaktionen, der betalte den, og til sidst modparten. Så snart en linje på en faktura har et tag fra gruppen, tæller kun linjerne: en linje uden havner på "Untagged" i stedet for at få fakturaens tag. Hvis du tagger en leverandør én gang, kan det altså dække alle dens fakturaer, og hvis du tagger en faktura eller dens linjer, tilsidesætter det. Indtægter starter fra salgsfakturaens linjer og går derefter til fakturaen som helhed. En ubetalt salgsfaktura uden tag fra gruppen tæller som "Untagged", uanset hvad dens modpart har, så tag selve salgsfakturaerne.

Hvordan tallene beregnes og læses, er beskrevet i Budget P&L og prognose.

De tre spørgsmål, de fleste organisationer starter med

De fleste organisationer har brug for tre taggrupper: hvem arbejdet er for, hvilket stykke arbejde det er, og hvad slags penge det drejer sig om. Hver af dem kan sættes op på flere fornuftige måder.

Kunder

Opret én taggruppe, for eksempel Kunder, med ét tag pr. kunde. Vælg derefter, hvor langt du vil gå:

Mulighed A: indtægt pr. kunde. Tag kun salgsfakturaerne. Opdelingen viser, hvor meget hver kunde indbringer. Det er den letteste opsætning og et godt sted at starte.
Mulighed B: margin pr. kunde. Tag også de omkostninger, du køber ind til en kunde, for eksempel medier eller en freelancer, der kun arbejder på den konto. Opdelingen viser så indtægt og omkostning pr. kunde og dermed den margin, hver af dem efterlader.

To indstillinger sparer dig for at skrive:

Slå "Also apply to counterparties" til på gruppen, så kan du sætte et kundetag på selve modparten. P&L bruger det tag for modpartens omkostningsdokumenter, der ikke har noget tag fra gruppen. Det rammer ikke en ubetalt salgsfaktura, så giv salgsfakturaer deres eget kundetag.
Udfyld "Default invoice tags" hos en leverandør, der kun arbejder for én kunde. Tagsene føjes til leverandørens indgående fakturaer, når de matches, eller tilbydes som forslag, hvis din organisation har slået automatisk tilføjelse fra. Se Modparter.

Flowtly kobler ikke en kunde til et tag for dig. Opret tagget, når du får kunden.

Projekter

Opret en gruppe som Projekter. Vælg derefter:

Mulighed A: ét tag pr. projekt. Bedst, når der er få projekter, og de løber over måneder.
Mulighed B: ét tag pr. projekttype, for eksempel Retainer, Kampagne og Enkeltopgave. Bedst, når der er mange korte projekter, og du vil sammenligne typen af arbejde frem for hvert enkelt job.

Til mulighed A skal du angive "Linked project" på hvert tag. På en købsfaktura udfylder valget af tagget så projektet, og valget af projektet udfylder tagget. Begge kan stadig redigeres. Koblingen angives manuelt, tag for tag.

Omkostnings- og indtægtstype

Det er den ledelsesmæssige visning: hvad pengene blev brugt på, og hvor indtægterne kom fra. Muligheder:

Mulighed A: en kort startliste. For en servicevirksomhed for eksempel: mediekøb, freelancere og konsulenter, lønninger, værktøjer og abonnementer, kontor, rejser og egen markedsføring. For indtægter ét tag pr. serviceområde.
Mulighed B: følg din revisors kontoplan. Brug de kontonavne, din revisor allerede rapporterer efter, så budgettet og regnskabet taler samme sprog. Udfyld "Accounting code" på hvert tag, hvis du eksporterer til din revisor.
Mulighed C: start med fem og del op senere. Begynd med fem brede tags, og del et op, når det bliver for stort til at forklare. Det er lettere at dele et tag op end at slå to sammen, som folk har brugt forskelligt.

Hvis omkostninger og indtægter deler én gruppe, så lad hvert tagnavn begynde med, hvad det er, for eksempel Omkostninger · Kontor eller Indtægter · Retainere, og sæt "Invoice direction" til "Incoming (purchase) invoices only" eller "Outgoing (sales) invoices only". Hver faktura tilbyder så kun de tags, der passer til den.

Tagkategorier: ét felt pr. spørgsmål

En taggruppe afgør, hvordan P&L opdeles. En kategori afgør, hvad folk ser, når de konterer en omkostningsfaktura. "Tagging categories", åbnet nederst på "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups", gør en eller flere taggrupper til ét felt med en label på fakturaen, som tilbyder alle tags fra disse grupper.

"Required" markerer feltet som et, der skal udfyldes. Et tomt påkrævet felt sænker fakturaens fuldstændighed og fremhæver sektionen, men blokerer aldrig for at gemme, så en faktura stadig kan parkeres, før den er konteret.
Når "Several values" er slået fra, bliver feltet et enkeltvalg. Slå det til, når én omkostning kan have brug for at blive delt over flere tags.
Kategoriernes rækkefølge er rækkefølgen af felterne på fakturaen.

Ved en første opsætning skal du oprette én kategori pr. taggruppe: Kunde, Projekt, Omkostningstype. Slå "Required" til for omkostningstypekategorien fra start: den stopper ingenting, og den viser med det samme, hvilke fakturaer der stadig skal konteres. Klikkene er beskrevet i Tag-grupper til fakturaer.

Fejl, du skal undgå

At indlejre urelaterede tags som niveauer. Niveauer summer ikke i P&L: hvert tag er sin egen række, uanset hvilket niveau det står på. Hvis du lægger Regnskab under Administration under én gruppe, får du derfor rækker side om side og ikke en total med dens dele. Hvis to ting besvarer forskellige spørgsmål, så giv dem forskellige grupper.
Én gruppe til to spørgsmål. En gruppe med både kunder og omkostningstyper enten tvinger folk til at vælge det ene eller det andet på hver faktura eller deler hver faktura mellem de to tags, og begge opdelinger ender med at være forkerte.
En gruppe opkaldt efter et team i stedet for et spørgsmål. Ledelse siger, hvem der ejer listen, ikke hvad den besvarer. Navngiv gruppen efter spørgsmålet, for eksempel Omkostningstype, så alle tagger på samme måde.
At springe kategorier over. Uden dem skal de, der konterer fakturaer, vide, hvilke grupper der findes, og selv vælge fra hver af dem. Ét påkrævet felt pr. spørgsmål er lettere at få rigtigt.

Et konkret eksempel

Et lille bureau med tre kunder, fire projekter og én person, der konterer fakturaer, sætter følgende op:

Kunder: Kunde A, Kunde B, Kunde C, med "Also apply to counterparties" slået til, hver kundes tag på dens modpart og på hver salgsfaktura, der er udstedt til den.
Projekter: ét tag pr. projekt, hver med "Linked project" angivet: Kunde A retainer, Kunde B forårskampagne, Kunde B hjemmeside, Kunde C lancering.
Omkostnings- og indtægtstype: otte tags. Omkostninger · Mediekøb, Omkostninger · Freelancere, Omkostninger · Værktøjer og abonnementer, Omkostninger · Kontor og Omkostninger · Egen markedsføring, sat til kun indgående fakturaer; Indtægter · Retainere, Indtægter · Kampagner og Indtægter · Produktion, sat til kun udgående fakturaer.
Tre kategorier: Kunde, Projekt og Omkostningstype, hver over sin egen gruppe, hvor Omkostningstype er påkrævet.

I budgettets "P&L by tags" viser valget af Kunder i "Tag group" indtægt og omkostning pr. kunde. Fælles omkostninger som kontorlejen har intet kundetag, så de vises på rækken "Untagged", og bureauet kan se, hvor store faste omkostninger der ikke er viderefaktureret til nogen kunde. Valget af Projekter viser de samme penge pr. projekt, og valget af Omkostnings- og indtægtstype viser, hvad pengene blev brugt på. Hver visning summer til den samme budgettotal.

Eksempler på brug

En kontorchef, der sætter budgettering op for første gang, opretter tre taggrupper, én pr. spørgsmål, før nogen konterer en faktura.
En stifter vil vide, hvilke kunder der er rentable, så teamet går fra kun at tagge salgsfakturaer til også at tagge de omkostninger, der er købt ind til hver kunde.
En finanschef afspejler revisorens kontoplan i omkostningstypegruppen, så budgettet og den månedlige rapport bruger de samme navne.
En administrator ser en stor "Untagged"-række i kundeopdelingen og slår "Required" til for kategorien Kunde.