Alegerea etichetelor pentru bugetare

Un buget poate răspunde doar la întrebările pentru care au fost configurate etichetele lui. Acest articol te ajută să decizi ce grupuri de etichete și ce etichete să creezi înainte de a începe bugetarea. Oferă opțiuni, nu o structură fixă, astfel încât să alegi ce se potrivește modului în care lucrează organizația ta. Nu ai nevoie de pregătire financiară pentru a-l urmări.

Ce face o etichetă pentru un buget

Un grup de etichete răspunde la o întrebare. Vizualizarea P&L pe etichete a unui buget împarte veniturile și costurile pe câte un grup de etichete odată: alegi grupul în Grup de etichete, iar fiecare etichetă din acel grup devine un rând. Un grup numit Clienți răspunde la întrebarea „de la ce client a venit sau către ce client a mers această sumă?". Un grup numit Tip de cost răspunde la întrebarea „ce fel de cheltuială a fost aceasta?".

De aici decurg trei reguli:

Un document se numără integral în fiecare grup din care poartă o etichetă. O factură etichetată Client A în Clienți și Cumpărare de media în Tip de cost apare integral în ambele detalieri. Grupurile sunt vizualizări separate ale aceluiași total, deci nu le aduni niciodată între ele.
În interiorul unui grup, un document este împărțit între etichetele lui. O factură etichetată cu doi clienți este împărțită între ei, niciodată numărată de două ori, așa că rândurile unui grup se adună mereu la totalul bugetului.
Tot ce nu are nicio etichetă din grup ajunge pe rândul Fără etichetă. Un rând Fără etichetă mare este primul semn că un grup nu este folosit pe fiecare document.

Când Flowtly caută eticheta unui cost într-un grup, pornește de la locul cel mai specific și merge spre exterior: liniile facturii, apoi factura în ansamblu, apoi tranzacția bancară care a plătit-o, apoi partenerul. De îndată ce o linie a unei facturi are o etichetă din grup, contează doar liniile: o linie fără etichetă ajunge pe rândul Fără etichetă, în loc să preia eticheta facturii. Astfel, etichetarea unui furnizor o singură dată poate acoperi toate facturile lui, iar etichetarea unei facturi sau a liniilor ei o înlocuiește. Venitul pornește de la rândurile facturii de vânzare, apoi de la factura în ansamblu. O factură de vânzare neachitată fără etichetă din grup se numără ca Fără etichetă, indiferent ce etichetă are partenerul ei, deci etichetează chiar facturile de vânzare.

Modul în care sunt calculate și citite cifrele este explicat în P&L și prognoza bugetului.

Cele trei întrebări cu care încep cele mai multe organizații

Majoritatea organizațiilor au nevoie de trei grupuri de etichete: pentru cine este munca, care este lucrarea și ce fel de bani sunt. Fiecare are mai multe configurări rezonabile.

Clienți

Creează un grup de etichete, de exemplu Clienți, cu câte o etichetă pentru fiecare client. Apoi alege cât de departe mergi:

Opțiunea A: venit pe client. Etichetează doar facturile de vânzare. Detalierea arată cât aduce fiecare client. Este cea mai simplă configurare și un bun punct de plecare.
Opțiunea B: marjă pe client. Etichetează și costurile pe care le cumperi pentru un client, de exemplu media sau un colaborator care lucrează numai pentru acel cont. Detalierea arată atunci venitul și costul pe client, deci și marja pe care o lasă fiecare.

Două setări te scutesc de scris:

Activează Aplică și la parteneri pe grup și poți pune o etichetă de client chiar pe partener. P&L folosește acea etichetă pentru documentele de cost ale partenerului care nu poartă nicio etichetă din grup. Nu ajunge la o factură de vânzare neachitată, deci dă facturilor de vânzare propria etichetă de client.
Pentru un furnizor care lucrează doar pentru un client, completează Etichete implicite pentru factură. Etichetele sunt adăugate facturilor primite ale acelui furnizor la potrivirea lor sau sunt oferite ca sugestii dacă organizația ta a dezactivat adăugarea automată. Vezi Contrapărți.

Flowtly nu leagă un client de o etichetă în locul tău. Creează eticheta când preiei clientul.

Proiecte

Creează un grup precum Proiecte. Apoi alege:

Opțiunea A: o etichetă pe proiect. Cel mai potrivit când proiectele sunt puține și durează luni de zile.
Opțiunea B: o etichetă pe tip de proiect, de exemplu Abonament, Campanie și Punctual. Cel mai potrivit când proiectele sunt multe și scurte, iar ce vrei să compari este felul muncii, nu fiecare lucrare în parte.

Pentru opțiunea A, setează Proiect asociat pe fiecare etichetă. Pe o factură de achiziție, alegerea etichetei completează proiectul, iar alegerea proiectului completează eticheta. Ambele rămân editabile. Legătura se setează manual, etichetă cu etichetă.

Tipul de cost și de venit

Aceasta este vizualizarea de management: pe ce s-au cheltuit banii și de unde au venit veniturile. Opțiuni:

Opțiunea A: o listă scurtă de pornire. Pentru o firmă de servicii, de exemplu: cumpărare de media, colaboratori și contractori, salarii, instrumente și abonamente, birou, deplasări și marketingul propriu. Pentru venituri, o etichetă pe linie de servicii.
Opțiunea B: urmează planul de conturi al contabilului tău. Folosește denumirile de conturi după care raportează deja contabilul, astfel încât bugetul și registrele să vorbească aceeași limbă. Completează Cont contabil pe fiecare etichetă dacă exporți către contabil.
Opțiunea C: începe cu cinci și împarte mai târziu. Începe cu cinci etichete largi și împarte una când devine prea mare ca să o poți explica. Este mai ușor să împarți o etichetă decât să unești două pe care oamenii le-au folosit diferit.

Dacă veniturile și costurile împart același grup, începe fiecare nume de etichetă cu ceea ce este, de exemplu Costuri · Birou sau Venituri · Abonamente, și setează Direcția facturii la Doar facturi primite (achiziții) sau Doar facturi emise (vânzări). Fiecare factură oferă atunci doar etichetele care i se potrivesc.

Categorii de etichetare: un câmp pentru fiecare întrebare

Un grup de etichete stabilește cum este împărțit P&L. O categorie stabilește ce văd oamenii când încadrează o factură de cost. Categorii de etichetare, deschise din josul paginii Setări → Finanțe și afaceri → Grupuri de etichete pentru facturi, transformă unul sau mai multe grupuri de etichete într-un singur câmp cu denumire pe factură, care oferă toate etichetele acelor grupuri.

Obligatoriu marchează câmpul ca unul de completat. Un câmp obligatoriu gol scade gradul de completare al facturii și evidențiază secțiunea, dar nu blochează niciodată salvarea, deci o factură poate fi lăsată deoparte înainte de a fi încadrată.
Mai multe valori dezactivat face din câmp o alegere unică. Activează-l când un cost poate trebui împărțit între mai multe etichete.
Ordinea categoriilor este ordinea câmpurilor pe factură.

Pentru o primă configurare, creează o categorie pe grup de etichete: Client, Proiect, Tip de cost. Activează Obligatoriu pentru categoria tipului de cost încă de la început: nu oprește nimic și arată dintr-o privire ce facturi mai trebuie încadrate. Pașii se găsesc pe ecranele Categorii de etichetare și Grupuri de etichete pentru facturi, enumerate la Rute în aplicație.

Greșeli de evitat

Imbricarea unor etichete fără legătură ca niveluri. Nivelurile nu se adună în P&L: fiecare etichetă este propriul rând, indiferent de nivelul pe care se află. Dacă pui Contabilitate sub Administrație sub un singur grup, obții rânduri alăturate, nu un total și părțile lui. Dacă două lucruri răspund la întrebări diferite, dă-le grupuri diferite.
Un grup pentru două întrebări. Un grup care conține și clienți, și tipuri de cost fie îi obligă pe oameni să aleagă una sau alta pe fiecare factură, fie împarte fiecare factură între cele două etichete, iar ambele detalieri ies greșite.
Un grup denumit după o echipă, nu după o întrebare. Management spune cine deține lista, nu la ce răspunde. Denumește grupul după întrebare, de exemplu Tip de cost, ca toată lumea să eticheteze la fel.
Omiterea categoriilor. Fără ele, cei care încadrează facturile trebuie să știe ce grupuri există și să aleagă singuri din fiecare. Un câmp obligatoriu pentru fiecare întrebare este mai ușor de completat corect.

Un exemplu practic

O agenție mică, cu trei clienți, patru proiecte și o persoană care încadrează facturile, configurează:

Clienți: Client A, Client B, Client C, cu Aplică și la parteneri activat, cu eticheta fiecărui client pusă pe partenerul lui și pe fiecare factură de vânzare emisă pentru el.
Proiecte: o etichetă pe proiect, fiecare cu Proiect asociat setat: Abonamentul Client A, Campania de primăvară Client B, Site-ul Client B, Lansarea Client C.
Tipul de cost și de venit: opt etichete. Costuri · Cumpărare de media, Costuri · Colaboratori, Costuri · Instrumente și abonamente, Costuri · Birou și Costuri · Marketing propriu, setate doar pentru facturi primite; Venituri · Abonamente, Venituri · Campanii și Venituri · Producție, setate doar pentru facturi emise.
Trei categorii: Client, Proiect și Tip de cost, fiecare peste propriul grup, cu Tip de cost obligatoriu.

În P&L pe etichete al bugetului, alegerea Clienți în Grup de etichete arată venitul și costul pe client. Costurile comune, precum chiria biroului, nu au etichetă de client, deci apar pe rândul Fără etichetă, iar agenția vede cât din costurile generale nu este imputat niciunui client. Alegerea Proiecte arată aceiași bani pe proiect, iar alegerea Tipul de cost și de venit arată pe ce s-au cheltuit banii. Fiecare vizualizare se adună la același total al bugetului.

Exemple de utilizare

Un manager de birou care configurează bugetarea pentru prima oară creează trei grupuri de etichete, câte unul pentru fiecare întrebare, înainte ca cineva să încadreze vreo factură.
Un fondator vrea să știe ce clienți sunt profitabili, așa că echipa trece de la etichetarea doar a facturilor de vânzare la etichetarea și a costurilor cumpărate pentru fiecare client.
O șefă de finanțe reproduce planul de conturi al contabilului în grupul tipului de cost, astfel încât bugetul și raportul lunar să folosească aceleași denumiri.
Un administrator vede un rând Fără etichetă mare în detalierea pe clienți și activează Obligatoriu pentru categoria Client.