P&L și prognoza bugetului

Fiecare buget din Flowtly include o vizualizare P&L care reunește într-un singur loc veniturile, cheltuielile și soldul. Acest articol explică cum deschizi acea vizualizare și ce înseamnă fiecare cifră.

Deschiderea vizualizării P&L

1. Navighează la Bugete în meniul principal.
2. Fă clic pe placa bugetului pe care vrei să-l analizezi.
3. Selectează fila Sumar buget (este fila implicită la deschiderea unui buget).

Vizualizarea este împărțită într-o secțiune de KPI principali în partea de sus și o diagramă dedesubt, urmate de tabelul de detaliere.

KPI principali

Partea de sus a vizualizării P&L arată trei cifre principale pentru perioada curentă:

Cifră	Ce arată
Venit	Venitul total atașat acestui buget în perioada curentă (de exemplu, facturi plătite ale clienților, legate de buget).
Cheltuială	Costurile totale imputate acestui buget în perioada curentă.
Balance	Venit minus Cheltuială. Un sold pozitiv înseamnă că bugetul este pe excedent; un sold negativ înseamnă că cheltuiește peste venituri.

În așteptare vs încasat: atât la venituri, cât și la cheltuieli, Flowtly face distincția între sumele deja primite sau plătite și cele încă planificate sau în așteptarea decontării. Astfel poți separa dintr-o privire fluxul de numerar confirmat de cel așteptat. Sumele în așteptare apar cu un tratament vizual mai estompat, ca să știi mereu ce este confirmat și ce este în curs.

Contracte cu un ciclu de facturare incomplet: un buget planificat pe baza contractelor ia planul fiecărui contract din facturarea sa recurentă: data de început, intervalul și suma. Când unui contract îi lipsește oricare dintre cele trei, planul său poate număra doar liniile graficului de plăți deja stocate pe el, iar lunile fără o linie stocată pot lipsi din plan. Sumarul bugetului afișează atunci un avertisment deasupra cifrelor principale, Unele contracte au un ciclu de facturare incomplet, cu numărul contractelor afectate. Avertismentul nu numește contractele. Nu este afișat când ciclul fiecărui contract este complet.

P&L pe etichete și pe grupuri de costuri

Sub cifrele principale, tabelul de detaliere listează fiecare etichetă și fiecare grup de costuri aplicat tranzacțiilor din acest buget. Fiecare rând arată:

• Numele etichetei / grupului de costuri - denumirea folosită când tranzacția a fost categorisită.
• Suma alocată - partea dintr-un cost partajat care aparține specific acestui buget. Când o tranzacție este partajată între mai multe proiecte sau bugete, se numără doar porțiunea alocată aici.

Această vizualizare este deosebit de utilă când costurile generale (impozite pe salarii, chirie de birou, licențe de software) sunt împărțite între mai multe bugete. Poți verifica dacă bugetul tău poartă partea corectă și poți depista anomalii fără să părăsești vizualizarea P&L.

Rândurile de etichete și de grupuri de costuri sunt atribuite lunilor pe aceeași bază ca cifrele principale și ca diagrama cronologică de mai jos (vezi În ce lună se numără un cost). Pentru că toate trei coincid, sumele lunare ale unei etichete se reconciliază cu totalurile de costuri sub care se află, iar un cost plătit nu este niciodată numărat o dată sub eticheta lui într-o lună și încă o dată ca neetichetat într-alta.

Bugete filtrate pe etichete. Când un buget este limitat la un set de etichete, fiecare cost apare sub eticheta de filtru care l-a adus în buget, câte un rând pe etichetă. O linie de document care poartă mai multe dintre etichetele bugetului este împărțită între ele, niciodată numărată de două ori, iar etichetele din afara filtrului bugetului nu primesc nimic. În secțiunea pe proiecte, fiecare document este plasat pe proiectul său exact ca în sumarul bugetului.

Când moneda de afișare a bugetului diferă de moneda organizației tale, panourile de venituri și cheltuieli pe proiecte ale unui buget filtrat pe etichete își arată sumele în acea monedă de afișare, ca și cifrele principale de deasupra lor. Fiecare document este convertit la propria dată: o factură la data vânzării, un document de cost la luna sa aferentă sau, dacă nu are, la data creării. Un buget afișat în moneda organizației tale nu necesită conversie.

Bugete cu un singur proiect. Când un buget acoperă exact un proiect, costurile pe care niciun document nu le plasează pe un proiect sunt afișate sub acel proiect, ca în tabelul Pe proiect din sumar, nu sub Fără proiect.

Un plan preluat de la un buget înrudit. Când un buget planificat pe baza contractelor include planul introdus manual al unui proiect ținut pe alt buget din același grup de buget, acel plan apare în P&L sub eticheta după care este filtrat celălalt buget, nu sub Fără etichetă. Dacă celălalt buget este filtrat după mai multe etichete, planul este împărțit între ele în aceeași proporție ca și costurile reale ale proiectului pe acele etichete; dacă niciunul dintre costurile lui reale nu poartă încă vreuna dintre ele, rămâne sub Fără etichetă.

Fila P&L arată aceleași cifre ca Sumarul bugetului, împărțite pe etichete și pe proiecte. Pentru fiecare perioadă, venitul total, costul total pe etichete și costul total pe proiecte sunt egale fiecare cu venitul și cheltuiala din sumar pentru acea perioadă - venitul include încasările bancare și facturile neplătite, nu doar rândurile de factură, iar costurile includ documentele de cost neplătite. Un document care poartă mai multe etichete la același nivel este împărțit între ele, în loc să fie numărat integral sub fiecare, astfel încât rândurile se adună mereu la total, iar o detaliere se adună mereu la celula pe care ai deschis-o. Sumele în valută străină sunt convertite în moneda bugetului exact ca în sumar; dacă lipsește un curs, P&L omite acele cifre în loc să adune sume în valută străină ca și cum ar fi în moneda bugetului. Rândurile de plan provin din propriul plan al bugetului - graficele de plăți ale contractelor sau sumele planificate pe care le-ai pictat pe perioade - deci coincid cu planul afișat în sumar.

Citirea tabelului

• Peste plan. Un cost real mai mare decât planul său pentru perioadă este afișat cu roșu, cu un mic semn de tendință ascendentă în fața sumei. Treci cu mouse-ul peste semn pentru a vedea Peste plan. Semnul există pentru că și o sumă negativă este roșie, din alt motiv, așa că numai culoarea nu ți-ar spune pe care dintre ele o vezi. O perioadă fără cifră planificată nu este niciodată marcată.

• Luni incomplete. Pe un buget care compensează recuperările de la chiriași cu costurile de utilități, o lună poate conține recuperarea deja facturată chiriașilor, în timp ce factura proprie a furnizorului nu este încă încărcată. Recuperarea depășește atunci costul înregistrat pentru acea lună, iar cifra netă ar arăta ca un cost negativ. În loc să devină roșie, cifra își păstrează culoarea normală și poartă un semn portocaliu; treci cu mouse-ul peste el pentru a vedea Recuperări de la chiriași înregistrate, facturile furnizorilor încă neîncărcate. O astfel de lună nu este niciodată marcată drept peste plan. Un grup de etichete și totalul poartă semnul pentru o lună când oricare rând de sub ele îl are, iar o coloană de an care include o astfel de lună o spune. În Sumarul bugetului, aceste luni sunt omise din comparația plan versus real, atât la plan, cât și la real, iar titlul le numește: Luni incomplete, excluse din comparația cu planul.

• De unde vine un plan. Fiecare sumă planificată din Costuri pe etichetă este un buton - sub o etichetă, sub un grup de etichete și sub total. Fă clic pe una și se deschide un panou despre plan: suma planificată apare prima și este marcată, cu costul real pentru aceeași perioadă alături și cota din plan pe care a consumat-o. Dedesubt, De unde vine acest plan explică cifra:

  • pentru o etichetă sau pentru total, liniile de plan din spatele ei - liniile graficului de plăți ale contractelor și sumele de plan introduse manual - iar acele linii se adună la suma pe care ai apăsat-o. Pe o coloană de trimestru sau de an sunt liniile fiecărei luni din ea;
  • pentru un grup de etichete, planul fiecăreia dintre etichetele lui, care împreună alcătuiesc planul grupului. Fă clic pe o etichetă pentru a vedea propriile ei linii de plan.

  O perioadă marcată fără plan deschide același panou, care spune că nimic nu a fost planificat pentru acea perioadă. Orice cost din perioada respectivă este cheltuială fără plan, deci nu este marcat drept peste plan. Acolo unde o cifră are o detaliere a costului real, un comutator Plan / Realizat din partea de sus te duce la ea.

  Dacă liniile de plan nu se pot aduna la sumă, panoul spune asta în loc să listeze linii care explică o altă cifră. Se întâmplă când un plan introdus manual nu are etichete după care să fie împărțit sau când o parte din planul unei etichete a fost preluată de la un buget înrudit. Pe o coloană de lună, panoul oferă atunci în schimb întregul plan al lunii respective.

  Planul totalului este planul întreg al bugetului, inclusiv orice plan care nu a fost introdus sub o etichetă, la fel cum totalul real include costurile fără etichetă.

• Numele categoriilor apar o singură dată. Eticheta scurtă a unei etichete este afișată lângă numele ei doar când adaugă ceva. Dacă numele conține deja eticheta scurtă, de exemplu 01 Technical maintenance cu eticheta Technical maintenance, se afișează doar numele.

• Numere întregi. Activează Numere întregi deasupra tabelului pentru a afișa sumele rotunjite la unitate, fără zecimale. Setarea schimbă doar modul de afișare a cifrelor: totalurile se calculează în continuare din sumele exacte, așa că un total rotunjit poate diferi cu unu de suma rândurilor sale rotunjite. Liniile de cost pe m² își păstrează zecimalele. Flowtly reține setarea în browserul tău, deci nu schimbă vizualizarea pentru nimeni altcineva.

Filtrare și sortare

Folosește anteturile de coloană pentru a sorta rândurile după nume sau sumă. Dacă organizația ta folosește multe etichete, câmpul de căutare de deasupra tabelului îți permite să filtrezi după cuvinte-cheie.

Deschiderea tranzacției din spatele costului unei persoane

În fila P&L pe persoană, selectarea unei persoane deschide un panou care listează liniile ei de cost direct. O linie care provine dintr-o tranzacție bancară poartă o pictogramă portofel, Deschide tranzacția de decontare, care deschide pagina proprie a acelei tranzacții. O linie care provine dintr-o factură sau din alt document nu are pictogramă: nu există o singură tranzacție în spatele ei care să poată fi deschisă.

Fiecare astfel de linie oferă pictograma. Apăsarea ei preia acea tranzacție și apoi o deschide, deci pictograma este estompată cât durează asta, iar tranzacția se deschide în aceeași filă, nu într-una nouă.

Pictograma apare doar acolo unde permisiunile tale îți dau acces la pagina proprie a tranzacției, care este deschisă pentru mai puține persoane decât panoul. Unde nu o ai, linia își arată în continuare eticheta și suma - lipsește doar calea către tranzacție.

În așteptare vs încasat în detaliu

Zona diagramei conține un comutator care alternează între două perspective:

• Received / paid - doar tranzacțiile confirmate (facturi marcate drept plătite, tranzacții bancare deja decontate).
• În așteptare - tranzacții înregistrate, dar încă nedecontate (facturi aprobate în așteptarea plății, costuri planificate încă nescadente).

Trecerea de la una la alta îți permite să testezi bugetul la limită: dacă toate sumele în așteptare ar ajunge deodată la scadență, ar mai fi soldul sănătos?

Această împărțire descrie doar starea decontării. Nu schimbă luna căreia îi aparține o sumă - un cost se află în luna la care se referă documentul său, atât înainte, cât și după ce este plătit, iar decontarea lui îl mută de la în așteptare la încasat fără să-l mute de la o lună la alta.

Pe un buget care acoperă proiecte, o factură de vânzare neplătită se numără ca venit în așteptare când linia ei se află pe unul dintre proiectele bugetului. O linie fără proiect se numără la proiectul contractului în baza căruia a fost emisă factura, deci o factură emisă fără proiecte pe linii apare totuși pe proiectul acelui contract. O linie care numește un proiect îl păstrează, indiferent ce spune contractul.

Aceeași regulă se aplică atunci când venitul bugetului este filtrat pe etichete: o linie etichetată dintr-o factură de vânzare, fără proiect, se numără la proiectul contractului său, plătită sau nu. O linie etichetată care nu ajunge la niciunul dintre proiectele bugetului - fără proiect propriu, fără împărțire pe proiecte și fără contract pe unul dintre proiectele bugetului - este omisă din venit. Când asta lasă venitul gol, P&L spune acest lucru: nota care explică secțiunea de venituri goală indică câte linii etichetate au fost omise și de ce. Setarea proiectului liniei sau emiterea facturii în baza unui contract de pe unul dintre proiectele bugetului o aduce înapoi; reetichetarea nu.

Diagrama cronologică

Diagrama cu bare arată câte o bară pentru fiecare lună calendaristică. Fiecare bară reprezintă cifrele reale de venit sau de cheltuieli înregistrate în acea lună.

În ce lună se numără un cost

Un cost este numărat în luna la care se referă documentul său - Luna aferentă înregistrată pe atașamentul tranzacției. Aceasta se aplică indiferent dacă documentul a fost plătit sau nu, deci un cost rămâne în aceeași lună când este decontat.

Se aplică două nuanțe:

• Documentul nu are lună aferentă. Flowtly revine la data plății și numără costul în luna în care a fost înregistrată plata.
• O perioadă aferentă care se întinde pe mai multe luni. Suma este repartizată proporțional pe acea perioadă, în loc să fie plasată într-o singură lună.

Pentru că atribuirea urmează documentul, nu banca, achitarea într-o singură lună a unui lot de facturi mai vechi restante nu aduce în acea lună costul unui an întreg. Fiecare document rămâne în luna la care se referă, deci forma diagramei reflectă momentul în care a avut loc munca sau livrarea, nu momentul în care s-a decontat contul. O lună poate așadar conține cost chiar dacă nicio plată nu a ieșit din cont în ea, iar o lună cu decontări multe poate arăta puțin cost propriu.

Atribuirea lunară schimbă doar modul în care este distribuit un total, niciodată totalul în sine. Totalurile pe perioadă, soldul și consumul măsurat față de bugetul planificat numără aceiași bani, indiferent de momentul plății.

Venitul urmează regula echivalentă: o factură este recunoscută în luna vânzării, nu în luna în care a sosit plata clientului.

Planul și realul pentru aceeași lună pot diferi

Diagrama lunară arată două cifre pentru fiecare lună - ce a fost planificat și ce s-a întâmplat efectiv - iar cele două sunt numărate după date diferite, în mod deliberat:

Cifră	Numărată după
Plan	data de pe linia graficului de plăți al contractului; pentru un plan introdus manual, perioada pe care ai declarat-o
Real	luna aferentă a documentului, așa cum este descrisă mai sus

O cifră de plan și o cifră reală pentru aceeași lună calendaristică au deci voie să difere, iar o diferență între ele nu este în sine o greșeală. O factură mare poate sta în iunie pentru că iunie este luna ei aferentă, în timp ce planul din iunie provine dintr-o linie de grafic datată în iunie pentru cu totul altceva. Ambele sunt răspunsuri corecte la două întrebări diferite.

Ce s-a schimbat este că vizualizarea spune acum la care întrebare a răspuns. Fă clic pe o bară lunară, pe un rând din detalierea pe proiecte sau pe placa de prognoză și se deschide un panou care numește baza înainte de a lista ceva, apoi listează liniile individuale din spatele cifrei pe care ai apăsat-o. Acele linii se adună la acea cifră - iar dacă vreodată nu se adună, panoul îți spune, în loc să te lase să le aduni singur.

Două cazuri pe care panoul le declară direct, în loc să arate o listă goală:

• O cifră care nu poate fi detaliată pe linii. O reținere din contract sau o sumă forfetară înregistrată pe o perioadă, nu pe o linie datată, nu are linii de arătat, iar panoul explică asta în loc să nu arate nimic. Prognoza este același fel de cifră: este o proiecție, nu o sumă de documente.
• Un document partajat cu alte proiecte. Panoul arată cota acestui buget ca procent, împreună cu ambele sume - partea numărată aici și valoarea integrală a documentului - pentru că un document alocat integral acestui buget și un document care nu a fost niciodată împărțit sunt același număr, dar fapte diferite.

Un contractor care înregistrează și timp este numărat o singură dată

Când un buget include costuri cu angajații, timpul înregistrat al unei persoane este deja un cost al proiectului pe care a fost înregistrat. Dacă aceeași persoană facturează și acea muncă - un contractor a cărui factură îi este alocată - bugetul ar număra altfel munca de două ori: o dată ca timp înregistrat și o dată ca factură.

Așadar, o factură alocată unei persoane este omisă din costul bugetului pe un proiect unde timpul înregistrat al acelei persoane este costat, dar doar până la costul acelui timp înregistrat. Timpul înregistrat rămâne; partea din factură care îl dublează nu, iar orice sumă peste el rămâne drept cost. O factură de 100.000 alături de 1 oră de timp costat la 100 reduce deci costul proiectului cu 100, nu cu 100.000. Cifra Cheltuială, P&L pe etichete, detalierea pe proiecte, panoul lunar și lista rândurilor de activitate omit toate aceeași parte, așa că rămân în acord între ele.

• Doar pe proiectul unde a fost înregistrat timpul. Timpul înregistrat pe alt proiect nu acoperă o factură de aici.
• Doar pentru persoanele al căror timp este costat. Un subcontractor plătit cu o sumă forfetară care nu înregistrează timp își păstrează factura drept cost.
• Doar pentru muncă. Un cost de mașină, de echipament sau de beneficiu alocat persoanei nu este ceea ce costă timpul ei înregistrat și rămâne.
• Doar când bugetul include costurile cu angajații. Fără ele, factura este singura evidență a muncii și se numără.
• Împărțit între facturile unei persoane. Timpul înregistrat este distribuit facturilor persoanei pe proiect în ordinea datelor, folosind luna aferentă a facturii sau data creării ei dacă nu are, apoi în ordinea creării facturilor. Fiecare factură preia ce a rămas din timpul înregistrat, așa că două facturi de 50.000 alături de 50.000 de timp costat omit 50.000 în total, nu 100.000. Facturile fără dată vin ultimele.
• Proporțional. Dacă doar o parte dintr-o factură este alocată persoanei, doar acea parte este omisă.
• Pe întreaga perioadă a bugetului. Factura este comparată cu timpul înregistrat al persoanei pe datele bugetului (sau pe intervalul selectat, pentru un buget fără date), așa că partea acoperită rămâne omisă și într-o lună în care persoana nu a înregistrat nimic. O factură datată înainte de perioada bugetului poate consuma prima timpul înregistrat, așa că o factură din perioadă poate păstra din costul ei mai mult decât te-ai aștepta.

Factura și timpul înregistrat se potrivesc rareori exact și nu se așteaptă să se potrivească: un contractor poate factura muncă încă neînregistrată sau poate înregistra muncă încă nefacturată. Diferența este o informație despre care dintre cele două cifre trebuie verificată, nu o eroare în vreo direcție.

Cum se calculează o cifră derivată

Unele plăci din Sumarul bugetului arată o cifră calculată, nu adunată: indicatorul Cheltuieli vs buget inițial și plăcile proiectate pentru cheltuieli, venituri și rezultat. Fiecare are lângă etichetă un mic buton ?. Fă clic pe el ca să vezi cum este calculată cifra, în trei părți: ce este cifra, din ce este calculată - cu sumele și datele proprii ale plăcii - și ce nu include.

Cheltuieli vs buget inițial. Costurile reale ale perioadei selectate împărțite la întregul buget inițial al proiectelor asociate. Bugetul inițial nu are date, așa că, la un proiect pe mai mulți ani, un procent mic nu înseamnă că s-a cheltuit puțin: costurile dinaintea perioadei selectate nu sunt numărate. Pentru a vedea consumul de la începutul proiectului, alege un Interval personalizat care începe de la start. Pentru a judeca ritmul cheltuielilor, folosește în schimb Cheltuieli vs plan.

Cheltuieli, venituri și rezultat proiectate. Cifrele reale ale lunilor încheiate, plus tendința acelor luni extinsă până la sfârșitul perioadei afișate. Intervalul de sub cifră este intervalul în care va cădea rezultatul cu o probabilitate de 80%, dacă tendința se menține. Când planul bugetului provine din contracte, iar graficele lor de plăți se întind până la sfârșitul perioadei afișate, cheltuielile și veniturile proiectate se opresc la ceea ce acele grafice mai au de plătit: dacă tendința ar depăși acea limită, cifra și intervalul ei sunt coborâte la ea. În orice alt caz - un plan introdus manual sau un contract al cărui grafic se oprește înainte de sfârșitul perioadei sau nu are deloc grafic - prognoza urmează doar tendința. Planul nu ridică niciodată o prognoză, așa că o plată mare planificată pentru mai târziu nu o mută în sus.

Reîmprospătarea cifrelor

Cifrele bugetului sunt păstrate în cache pentru performanță. În cele mai multe cazuri, cache-ul se actualizează automat când sosesc tranzacții noi. Dacă ai nevoie să forțezi o recalculare imediată - de exemplu, după importul în masă al unor tranzacții - fă clic pe pictograma Reîmprospătare din colțul din dreapta sus al filei Sumar buget. Aceasta golește cache-ul pentru acest buget și recalculează toate cifrele de la zero.

Exemple de utilizare

• Un manager de proiect deschide bugetul unui proiect de client la mijlocul trimestrului, ca să verifice dacă soldul este încă pozitiv după plata unor facturi recente.
• Un controlor financiar folosește detalierea pe etichete pentru a verifica dacă chiria biroului este alocată în cota corectă de 40% bugetului acestui departament, nu numărată integral.
• Un contabil decontează într-o singură rundă de plăți un an de facturi restante ale furnizorilor, apoi verifică diagrama lunară și constată că fiecare factură este numărată în continuare în luna la care se referă, nu într-un singur vârf în luna plății.
• Un controlor care compară cheltuielile lună de lună setează luna aferentă pe fiecare document primit, astfel încât costurile să se alinieze cu perioadele cărora le aparțin, indiferent de momentul în care furnizorul este plătit efectiv.

Pagini conexe

• Adăugarea costurilor la buget
• Configurarea bugetului
• Atașamentele tranzacțiilor
• Vizualizarea proiectelor - Plan vs Real, lună de lună