Alerte de buget
Flowtly îți verifică bugetele și te anunță când unul iese din plan, ca să nu fie nevoie să deschizi pagina bugetului pentru a afla. Ești notificat când cheltuielile o iau înaintea planului sau când marja pe care bugetul trebuia să o aducă nu mai există.
Alertele sosesc sub formă de notificări: în meniul clopoțel din partea de sus a spațiului de lucru și ca notificare push pe dispozitivele pe care le-ai permis.
Când se trimit alertele
Flowtly evaluează fiecare buget o dată pe zi, dimineața. Un buget este verificat pe propria perioadă de planificare, iar perioada verificată este cea în curs, astfel încât o problemă să fie raportată cât mai poți acționa, nu după închiderea perioadei. Se verifică și perioada tocmai încheiată, pentru că facturile întârziate și categorisirea îi modifică cifrele încă o vreme.
Fiecare buget generează cel mult o notificare pe condiție pe zi. Dacă nu s-a schimbat nimic, nu se trimite nimic.
Ce declanșează o alertă
Trei condiții produc o notificare.
- Cheltuieli peste plan. Costurile înregistrate pe buget depășesc cu mai mult de 10% ceea ce a fost planificat pentru perioadă. La peste 30% peste plan, alerta este marcată drept critică.
- Marjă sub țintă. Pentru o perioadă încheiată, marja pe care bugetul a adus-o efectiv este cu cel puțin 5 puncte procentuale sub marja pe care era planificat să o aducă. O diferență de 15 puncte sau mai mare este critică.
- Marjă în pericol. Pentru perioada încă în curs, costurile înregistrate până acum depășesc deja costurile planificate cu cel puțin 5% din venitul planificat. Cu alte cuvinte, chiar dacă fiecare factură planificată este plătită integral, marja este deja cu atât sub plan. O diferență de 15 puncte sau mai mare este critică.
Un buget fără plan pentru perioadă nu generează nimic, la fel ca un buget care planifică doar o parte a evidențelor, când verificarea le cere pe amândouă. Veniturile care sosesc mai târziu decât s-a planificat nu sunt o alertă în sine: o lună cu recuperare insuficientă apare prin verificările de marjă, nu ca notificare separată.
Fiecare notificare numește bugetul și perioada, arată cifra reală față de cea planificată și mărimea diferenței și oferă un singur pas următor, formulat simplu. Are un link direct către buget, ca să vezi detaliile din spatele ei. Nu indică niciodată o cauză și nu modifică niciodată un buget, un plan sau o alocare.
Cine primește o alertă
Un buget poate avea propria listă de destinatari ai alertelor. Când lista este setată, sunt notificate doar acele persoane.
Când nu este setată, alerta ajunge la toți cei din organizație care pot gestiona bugete. Un administrator sau un proprietar se califică, pentru că aceste roluri includ gestionarea bugetelor.
Destinatarii sunt verificați din nou în momentul trimiterii alertei. O persoană care nu mai are acces la bugetul respectiv sau care a părăsit organizația este omisă.
Repetări și închidere
Aceeași alertă nu se trimite din nou zi de zi. După ce o condiție a fost raportată, afli din nou despre ea doar când se agravează semnificativ: când trece de la avertisment la critic sau când se deteriorează cu încă cel puțin 10 puncte peste cifra despre care ai fost informat ultima dată.
Dacă un buget revine în plan, nu se trimite nimic pentru a anunța asta. Condiția este pur și simplu închisă, iar dacă reapare mai târziu, este raportată din nou ca alertă nouă.
Dacă închizi o alertă, ea rămâne închisă pentru tine. Nu vei mai fi notificat despre ea decât dacă trece la critic, ceea ce este informație nouă, nu o repetare.
Dezactivarea alertelor
Există două moduri de a opri notificările de alertă de buget.
- Pe fiecare buget. Alertele proactive pot fi dezactivate pentru un singur buget de către cineva care poate gestiona bugete. Sunt activate implicit pentru fiecare buget care are un plan.
- Perioadă de liniște la nivel de organizație. Cât timp organizația se află în perioada ei de liniște pentru notificări, nu se trimite nimic. O alertă apărută în perioada de liniște este livrată la prima verificare după încheierea intervalului, deci este întârziată, nu pierdută.
Dezactivarea sunetului din preferințele de notificare afectează doar livrarea. Alerta apare în continuare în lista de notificări din aplicație, iar condiția rămâne vizibilă pe buget.
Când cifrele pot fi incomplete
Alertele de buget sunt la fel de actuale ca datele din spatele lor. Fiecare alertă indică data până la care cifrele sunt actuale.
O alertă spune că cifrele pot fi incomplete atunci când datele bancare sau de import nu au sosit recent, când perioada conține tranzacții care nu sunt atribuite niciunui buget (numărul lor este menționat) sau când nu au sosit deloc date bancare ori de import. O alertă care poartă oricare dintre aceste mențiuni nu este niciodată marcată drept critică: o imagine incompletă este raportată ca avertisment, pentru că cifra finală poate fi mai bună decât pare.
Dacă se întâmplă des, verifică conexiunea bancară și atribuie tranzacțiile rămase unui buget. Alertele devin mai precise de îndată ce datele de bază sunt complete.
Exemple de utilizare
- Afli că un proiect al unui client a depășit planul de costuri cât luna este încă în curs, nu abia la închiderea registrelor.
- Observi că un abonament lunar nu mai acoperă munca livrată în baza lui, înainte de următoarea discuție despre reînnoire.
- Direcționezi alertele de buget ale unui departament către șeful departamentului, nu către fiecare manager de bugete din organizație.
- Ții sub observație un buget de campanie planificat strict, fără să-l deschizi în fiecare zi.