Budgetadvarsler

Flowtly tjekker dine budgetter for dig og giver besked, når et af dem går af kurs, så du ikke behøver at åbne budgetsiden for at finde ud af det. Du får besked, når forbruget løber foran planen, eller når den margin, et budget var planlagt til at levere, ikke længere er der.

Advarsler kommer som notifikationer: i klokkemenuen øverst i arbejdsområdet og som push-notifikation på de enheder, hvor du har tilladt dem.

Hvornår advarsler sendes

Flowtly evaluerer hvert budget én gang om dagen, om morgenen. Et budget tjekkes over sin egen planlægningsperiode, og den periode, der tjekkes, er den, der kører lige nu, så et problem rapporteres, mens du stadig kan handle, i stedet for efter at perioden er lukket. Den periode, der netop er afsluttet, tjekkes også, fordi sene fakturaer og kategorisering ændrer dens tal i et stykke tid.

Hvert budget udløser højst én notifikation pr. betingelse pr. dag. Hvis intet har ændret sig, sendes intet.

Hvad der udløser en advarsel

Tre betingelser giver en notifikation.

• Forbrug over plan. De omkostninger, der er registreret på budgettet, overstiger det, der var planlagt for perioden, med mere end 10 %. Over 30 % over plan markeres advarslen som kritisk.
• Margin under mål. For en periode, der er afsluttet, ligger den margin, budgettet faktisk leverede, mindst 5 procentpoint under den margin, det var planlagt til at levere. Et gab på 15 point eller mere er kritisk.
• Margin i fare. For den periode, der stadig kører, overstiger de hidtil registrerede omkostninger allerede de planlagte omkostninger med mindst 5 % af den planlagte indtægt. Med andre ord: selv hvis hver planlagt faktura bliver betalt fuldt ud, ligger marginen allerede så langt under planen. Et gab på 15 point eller mere er kritisk.

Et budget uden plan for perioden udløser intet, og det gør et budget, der kun planlægger den ene side af regnskabet, når tjekket kræver begge, heller ikke. Indtægt, der kommer senere end planlagt, er ikke i sig selv en advarsel: en måned med for lav indtjening viser sig gennem margintjekkene, ikke som en separat notifikation.

Hver notifikation nævner budgettet og perioden, viser det faktiske tal over for det planlagte og størrelsen af gabet og foreslår ét enkelt næste skridt. Den linker direkte til budgettet, så du kan se detaljerne bag den. Den angiver aldrig en årsag, og den ændrer aldrig et budget, en plan eller en fordeling.

Hvem der modtager en advarsel

Et budget kan have sin egen liste over advarselsmodtagere. Når listen er sat, får kun de personer besked.

Når den ikke er sat, går advarslen til alle i organisationen, der kan administrere budgetter. En administrator eller ejer kvalificerer sig, fordi disse roller omfatter budgetadministration.

Modtagerne kontrolleres igen, når advarslen sendes. En person, der ikke længere har adgang til det pågældende budget, eller som har forladt organisationen, springes over.

Gentagelser og afvisning

Den samme advarsel sendes ikke igen dag efter dag. Når en betingelse er blevet rapporteret, hører du først om den igen, når den bliver mærkbart værre: når den eskalerer fra en advarsel til kritisk, eller når den forværres med mindst yderligere 10 point ud over det tal, du sidst fik oplyst.

Hvis et budget kommer tilbage inden for planen, sendes der ingen besked om det. Betingelsen lukkes blot, og hvis den vender tilbage senere, rapporteres den igen som en ny advarsel.

Når du afviser en advarsel, forbliver den afvist for dig. Du får ikke besked om den igen, medmindre den eskalerer til kritisk, hvilket er ny information og ikke en gentagelse.

Sådan slår du advarsler fra

Der er to måder at stoppe notifikationer om budgetadvarsler på.

• Pr. budget. Proaktive advarsler kan slås fra for et enkelt budget af en person, der kan administrere budgetter. De er som standard slået til for hvert budget, der har en plan.
• Stilleperiode for hele organisationen. Mens organisationen er inden for sin notifikationsstilleperiode, sendes der intet. En advarsel, der opstod i stilleperioden, leveres ved det første tjek, efter at vinduet er lukket, så den forsinkes i stedet for at gå tabt.

Slå lyden fra via notifikationsindstillingerne påvirker kun leveringen. Advarslen vises stadig i notifikationslisten i appen, og betingelsen er stadig synlig på selve budgettet.

Når tallene kan være ufuldstændige

Budgetadvarsler er kun så aktuelle som de data, der ligger bag. Hver advarsel angiver den dato, tallene er ajourført til.

En advarsel siger, at tallene kan være ufuldstændige, når bank- eller importdata ikke er kommet for nylig, når perioden indeholder transaktioner, der ikke er tildelt noget budget (antallet nævnes), eller når der slet ikke er kommet bank- eller importdata. En advarsel med en af disse noter markeres aldrig som kritisk: et ufuldstændigt billede rapporteres som en advarsel, fordi det endelige tal sagtens kan være bedre, end det ser ud.

Hvis det sker ofte, så tjek bankforbindelsen og tildel de udestående transaktioner til et budget. Advarslerne bliver skarpere, så snart de underliggende data er fuldstændige.

Eksempler på anvendelse

• At få at vide, at et klientprojekt har overskredet sin omkostningsplan, mens måneden stadig løber, i stedet for når regnskabet lukkes.
• At opdage, at en retainer ikke længere dækker det arbejde, der leveres imod den, før den næste fornyelsessamtale.
• At rute en afdelings budgetadvarsler til afdelingslederen i stedet for til alle budgetadministratorer i organisationen.
• At holde et stramt planlagt kampagnebudget under opsyn uden at åbne det hver dag.