Hvilken finansiel visning skal du bruge

Flowtly Redaktionsteam4 min

Når et budget først er planlagt ud fra dine kontrakter, viser to steder i Flowtly penge for det samme arbejde: Budgetoversigt og Finansielt dashboard. De er ikke to versioner af ét tal. De besvarer forskellige spørgsmål, og et beløb, der ser ud til at mangle i det ene, findes som regel i det andet, blot dateret anderledes.

Hvad hver af dem er til

Budgetoversigt — følger dette budget planen? Den dækker ét budget og sammenholder det, du planlagde, med det, der faktisk er sket, periode for periode. Brug den til at besvare „er vi, hvor vi forventede at være nu“.

Finansielt dashboard — hvor er virksomhedens penge? Det dækker hele organisationen og følger likviditeten: hvad der er aftalt, hvad der er faktureret mod det, og hvad der faktisk er nået til eller forladt banken. Brug det til at besvare „hvad har vi forpligtet os til, og hvad er afregnet“.

Hvorfor de to plantal er forskellige

Det er den forskel, det er værd at forstå, for det er den, der ser ud som en fejl.

Et budget, der er planlagt ud fra kontrakter, henter sin plan fra disse kontrakters betalingsplanlinjer — de daterede rater — og ikke fra kontraktsummen. Hver rate tæller i den periode, dens egen dato falder i.

Tallet Aftalt på det Finansielle dashboard er den fulde sum af de underskrevne forpligtelser, uden fordeling over datoer.

En kontrakt, der underskrives i dag, med rater i oktober og november, optræder derfor straks på dashboardet med sin fulde værdi, mens budgettet placerer den i oktober og november. Sammenligner man de to tal i dag, ser forskellen ud som penge, der er forsvundet. Det er de ikke: de er planlagt senere.

Til dato eller for hele året

Af samme grund kan et budgets plan med rette vises som to forskellige tal, og hvilket du ser, afhænger af, hvor du kigger.

Hvor Hvilket plantal
Overskriftskortene i Budgetoversigt planen til dato — kun perioder, der allerede er begyndt — med helårsplanen nævnt ved siden af
Fliserne på budgetlisten, dashboardwidgetten, et projekts budgetafsnit planen for hele året

Ingen af dem er forkert. Sammenlign et faktisk tal til dato med en plan til dato, og en helårsforpligtelse med en helårsplan. At sammenligne på tværs af de to er det, der skaber en afvigelse, som ikke er der i virkeligheden.

Hvad der føder et budget

Et budget trækker på det, du beder det omfatte: projekter, kontrakter med betalingsplaner, løn- og personaleomkostninger, indtægter fra registrerede timer og fakturaer med tags. For projekter og for kontrakter vælger du desuden hvordan budgettet afgør, hvilke af dem der hører til det — en liste, du vælger, eller alle med en valgfri undtagelsesliste. Se Budgetkonfiguration.

Tags er det, der binder en budgetlinje til de kontrakter og fakturaer, der trækker på den, og derfor er opdelingstabellerne ordnet efter tag. Projekter afgør, hvilket arbejde der er i omfanget. Kontrakter leverer selve planen gennem deres betalingsplaner, når budgettet er planlagt ud fra dem.

Hvilken du bruger hvornår

Du vil vide Brug
Følger dette budget planen i denne måned eller i år? Budgetoversigt
Hvorfor ligger en periode over eller under plan? Budgetoversigt, og åbn derefter perioden for at se linjerne bag tallet
Hvad har virksomheden forpligtet sig til i alt? Finansielt dashboard
Er det, vi har faktureret, faktisk blevet betalt? Finansielt dashboard
Hvilke tags eller projekter forbruger budgettet? Budget P&L

Forbindelseskort

Henviser tilForbrugerUdledt afDel afPlanlagt mod faktisk
Beskrevet herBeskrevet et andet sted
invoice faktureres til counterparty. invoice beskattes af tax-group. cost belaster budget. cost skyldes til counterparty. bank-transaction afstemt med invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract planlægger payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract aftalt med counterparty. contract vedhæftet budget. contract bestiller purchase-order-line. purchase-order-line prissætter position. purchase-order-line estimeret over for time-entry. budget raises budget-alert. budget dækker project. counterparty som standard budget. counterparty som standard project. invoice faktureres fra project. set-off-declaration udligner invoice. set-off-declaration erklæret over for counterparty. project knyttet til budget. tenant-turnover rapporteret af counterparty. tenant-turnover areal hentet fra contract. utilities-statement calculated for contract. lead bliver til counterparty. deal solgt til counterparty.faktureres tilbeskattes afbelasterskyldes tilafstemt medimportsplanlæggerinvoiced asaftalt medvedhæftetbestillerprissætterestimeret over forraisesdækkersom standardsom standardfaktureres fraudlignererklæret over forknyttet tilrapporteret afareal hentet fracalculated forbliver tilsolgt tilFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FakturaMModpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ModpartMMomsgruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.MomsgruppeOOmkostning — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.OmkostningBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktBBetalingsrate — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetalingsrateOOrdrelinje — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.OrdrelinjePPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionTTidsregistrering — What actually happened — work time logged against a project.TidsregistreringBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMModregningserklæring — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.ModregningserklæringLLejeromsætning — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.LejeromsætningUUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementEEmne — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.EmneSSalgsmulighed — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Salgsmulighed

Relaterede begreber