Finansielt dashboard

Det "Finance dashboard" i Flowtly giver økonomiafdelinger og ledere et realtidsoverblik over organisationens pengestrøm. Det præsenterer nøgletal i interaktive diagrammer, der giver mulighed for datadrevne beslutninger uden behov for at eksportere data til eksterne værktøjer.

"Account balance" er dashboardets fjerde faneblad. Det viser den daglige saldo for organisationens bankforbundne konti — lukkepositionen dag for dag, ikke en opdeling af penge ind mod penge ud. Filtrer til en af bankkonti eller se dem alle samlet, og opdater cachelagrede data efter behov. Vinduet er konfigurerbart og viser som standard de seneste 12 måneder. Adgang til dashboardet kræver rollen "Costs analyser".

Sektionerne for omkostninger og indkomst giver navigation til de underliggende transaktions- og fakturaoplysninger, der driver pengestrømmen. Mens detaljerede omkostningsoversigter og indkomstsporing er tilgængelige via modulerne Omkostningsstyring og Fakturaer, fokuserer det finansielle dashboard på aggregerede pengestrømstendenser.

Filtrering efter projekt og modpart

"Overview", "Costs" og "Income" deler ét filterbånd: "Project" og "Counterparty", og på "Costs" også "Cost group". Vælg værdier og anvend dem; hvert valg vises som en chip, der kan fjernes, og "Clear all" fjerner dem alle. En statuslinje fortæller, hvad der er filtreret. Valget gemmes i sidens adresse og følger med på tværs af de tre faner. Filteret "Counterparty" tilbydes kun personer, der kan læse modparter.

Et filtreret tal fortæller altid, hvad det udelader, så delene summerer til virksomhedens samlede total:

• "Unallocated": dokumenter, der endnu ikke har et projekt. Deres beløb hverken skjules eller gættes; det ligger her, indtil nogen fordeler det.
• "Over-allocated": dokumenter, hvis projektfordelinger summerer til mere end dokumentet. Hvert dokuments fulde beløb ligger her, uden for ethvert projekt, indtil det er rettet.
• "Outside the filter": resten af virksomheden.

På "Costs" tegnes "Unallocated" og "Over-allocated" som skraverede grå serier, en linje over diagrammet angiver den filtrerede total over for virksomhedens total, og tabellen og CSV-downloaden slutter med rækker, der stemmer af med virksomhedens samlede total. Når der også er valgt en omkostningsgruppe, vises resten af filteret som "Other cost groups in the filter". På "Income" tegnes de to som stiplede og prikkede grå linjer. På "Overview" følger felterne filteret og angiver det virksomhedstal, de er en del af; skatter forbliver virksomhedsdækkende, fordi de hører til virksomheden og ikke til et projekt eller en modpart. Filtrerede tal dækker kun de seneste 24 måneder, så for et længere interval markeres opdelingen som ikke tilgængelig. Beløb er i den rapporteringsvaluta, der er nævnt i båndet.

Omkostninger efter gruppe

På fanen "Costs" viser oversigtstabellen udgifterne efter omkostningsgruppe. For personer med tilladelsen Costs manager åbner hver gruppes navn en side, der opdeler gruppens udgifter efter leverandør. Et klik andre steder på rækken vælger gruppen i diagrammet. Gruppen "Other" har ingen sådan side, og når omkostningerne opdeles efter tag i stedet for efter omkostningsgruppe, er navnene ikke links.

Den side pr. leverandør stakker én søjle pr. leverandør, måned for måned, over de seneste to år. Udgifter, som gruppen bærer uden registreret leverandør, stakkes ved siden af dem som en serie for sig, kaldet "Other", så søjlerne summer op til det, gruppen faktisk har brugt, og ikke kun til den del, der tilfældigvis bar en leverandør. Serien tegnes kun, når mindst én måned i vinduet har et sådant beløb, så en gruppe, hvis udgifter er fuldt henført, viser ingen ekstra søjle.

Serien "Other" er ikke omkostningsgruppen "Other" nævnt ovenfor, og de to besvarer forskellige spørgsmål. Gruppen er en række i oversigtstabellen — den ene række, hvis navn ikke er et link. Serien lever inde i en enkelt gruppes diagram og betyder disse penge har ingen leverandør bag sig, hvilket oftest er et tegn på, at transaktionerne bag dem aldrig blev matchet med en leverandør.

Virksomhedsoversigt

"Company overview" stiller den aftalte plan op imod det fakturerede og det der faktisk bevægede sig, måned for måned. Hver måned har to retninger — "Money in" og "Money out" — og hver retning måles på tre søjler:

• "Contracted" — hvad de underskrevne forpligtelser beløber sig til.
• "Billed" — hvad der er faktureret mod dem.
• "Cash flow" — hvad der faktisk er nået til eller forladt banken.

Hver søjle er navngivet og dens beløb er trykt ved siden af den, direkte på diagrammet. Tallene kan læses uden at pege på noget, hvilket er vigtigt på en touchskærm, hvor der ikke er noget at hovere over. En forklaring over månederne navngiver de tre søjler én gang, så hver måned kun behøver den korte etiket og tallet.

Søjlelængder måles mod et enkelt maksimum taget over hele vinduet og begge retninger, ikke mod hver måneds egen plan. Det er det, der gør det muligt at sammenligne én måned med en anden: en måned til ti tusind og en måned til ti millioner tegnes med synligt forskellige længder frem for at begge fyller rækken. "Contracted" forbliver den reference, de andre to læses op imod — den er blot ikke fastgjort til fuld bredde.

En søjle der løber forbi den aftalte figur markeres som "above plan", så fakturering eller forbrug ud over det aftalte læses som en tilstand snarere end som en længere søjle man skal måle med øjet.

Eksempler på anvendelse

• Gennemgå saldotendensen over de seneste 12 måneder for at sikre, at organisationen opretholder tilstrækkelig driftskapital.
• Filtrer saldoen til en enkelt bankkonto for at analysere likviditet på tværs af forskellige finansielle enheder.
• Identificer de dage, hvor den samlede saldo var lavest, inden en betalingskørsel igangsættes.
• Opdater cachelagrede dashboarddata inden et økonomirevisionsmøde for de mest opdaterede tal.
• Filtrer Costs til ét projekt for at se, hvad det har brugt, og hvor stor en del af virksomhedens omkostninger der stadig ikke har noget projekt.
• Læs månedets aftalte, fakturerede og pengestrømstal direkte fra "Company overview" på en tablet, uden at pege.
• Sammenlign to måneder i "Company overview" for at se, om fakturering holder trit med det aftalte.