Kassesystem

Kassesystem (POS) er Flowtlys værktøjskasse til en butik, der sælger fysiske varer over disken. Det samler et produktkatalog, en lagerjournal og en kasse — så du kan opstille, hvad du sælger, vide hvor meget du har af det, og ekspedere et salg på få sekunder, med en ordentlig faktura til hver kunde, der ønsker en.

POS er slået fra som standard for alle organisationer. Hvis du ikke sælger fysiske varer over disken, vil du aldrig se det. Hvis du gør, slår en administrator det til under "Settings", og en ny sektion "Shop" vises i navigationen med tre skærmbilleder: "Catalog", "Stock" og "Sell".

To roller, med vilje

POS har to dedikerede roller, og de ser forskellige ting:

• "POS Manager" opbygger og vedligeholder kataloget, modtager varer og kan se indkøbsprisen — hvad du betalte leverandøren — og dermed din avance på hvert produkt.
• "POS Clerk" sælger. En ekspedient kan ekspedere salg, modtage varer og tælle lager, men indkøbsprisen og avancen er med vilje skjult på vedkommendes skærme. En kassemedarbejder behøver ikke vide, hvad butikken betalte, for at gøre sit arbejde godt, og Flowtly viser det ikke.

Tildel disse roller på samme måde som enhver anden rolle i Flowtly, fra personens profil.

Opbygning af kataloget

Kataloget er din liste over produkter, organiseret i kategorier, så kassen er nem at overskue. For hvert produkt angiver du et navn, et valgfrit SKU, en kategori, en leverandør, en skattegruppe og — det felt, der betyder mest — en salgspris.

Den salgspris, du indtaster, indeholder allerede moms. Det er tallet på hyldeetiketten, det beløb kunden faktisk rækker over ved kassen. Du indtaster aldrig en "netto"-pris og en skattesats hver for sig: du indtaster den pris, kunden ser, og Flowtly beregner automatisk nettobeløbet og momsen bag det ud fra produktets skattegruppe. Det er det, der holder hver faktura ærlig — den summerer altid til præcis den pris, kunden blev oplyst, fordi prisen er udgangspunktet, ikke resultatet af en beregning, du selv skal få rigtig.

Som "POS Manager" kan du også registrere indkøbsprisen — hvad produktet kostede dig. Flowtly bruger den til at vise din avance, men den vises aldrig på en faktura, en kvittering eller en ekspedients skærm.

Produkter kan også have en garanti (ingen, et antal måneder eller livstid), som følger med salget, så både du og kunden ved, hvad der er dækket.

Lager: intet eksisterer, før det er ankommet

Lagerbeholdning er ikke noget, man taster ind på et produkt — den opstår først, når du modtager varer. Når en levering ankommer, registrerer du, hvor meget der kom ind, og Flowtly lægger det på hylden.

Derfra bliver hver eneste ændring i, hvor meget du har af et produkt, skrevet ned som en bevægelse: en levering, et salg, en rettelse efter varetælling, en returnering. Intet ændrer tallet i det skjulte. Den bevægelseshistorik er det, der gør lagertallet troværdigt — hvis et tal en gang ser forkert ud, kan du altid spore præcis, hvilken levering, hvilket salg eller hvilken optælling der frembragte det.

Salg ved kassen

Kassen er bygget til hastighed: tryk på et produkt for at lægge det i kurven, tryk igen for at tilføje endnu et, juster antal og tag betaling. Flowtly beregner altid selv salgsprisen ud fra den aktuelle katalogpris, så det, ekspedienten ser på skærmen, er præcis det, kunden betaler — der er ingen måde, en forkert indtastet pris kan snige sig ind på en faktura.

Betaling kan modtages kontant eller med mobile money (for eksempel MTN Mobile Money eller Orange Money). Når betalingen er bekræftet, udsteder Flowtly automatisk en faktura og reducerer lageret for hver solgt vare — ét salg, én bevægelse pr. produkt, ingen ekstra trin.

De fleste salg er tilfældige kunder, og det er helt i orden: du behøver ikke en kundepost for at sælge noget. Knyt kun en rigtig kunde til salget, når køberen faktisk ønsker fakturaen udstedt i sit navn — for eksempel for at have et købsbevis ved et garantikrav. Du kan tilføje den kunde direkte fra betalingsskærmen.

Optælling af hylden (varetælling)

Fysiske optællinger glider med tiden væk fra systemet — en kasse forsvinder, en levering bliver talt forkert, en kunde går afsted med to i stedet for én. En varetælling retter op på det: du går til produktet, indtaster det antal, du faktisk har talt, og Flowtly sammenligner det med det, journalen siger, og registrerer forskellen som en bevægelse. Du behøver aldrig selv at trække fra — du fortæller bare Flowtly, hvad du ser på hylden.

Rettelse af et salg

Fejl sker — den forkerte vare blev ekspederet, eller en kunde returnerer noget. Udsted en rettelse på fakturaen, på samme måde som for enhver anden Flowtly-faktura, og lageret kommer automatisk tilbage på hylden. Du behøver ikke også at registrere en separat lagerbevægelse; det er nok at rette fakturaen.

Salg, når tallet siger nul

Flowtly lader dig registrere et salg, selv når systemet viser nul på lager for det pågældende produkt. Det er bevidst: hvis tallet er forkert, men varerne fysisk står på hylden, er en kasse, der nægter at ekspedere et reelt salg, værre end en lagerbeholdning, der af og til skal rettes med en varetælling. Produktet viser blot en diskret besked ved kassen om "ikke på lager, men stadig sælgbar" — den blokerer aldrig salget.

Eksempler på brug

• Åbning af butikken for dagen: en ekspedient logger ind på kassen og begynder at ekspedere kunder, uden andet opsætningsarbejde end det, lederen allerede har konfigureret i kataloget.
• En ny levering ankommer: lederen modtager varerne og lægger antallet til lageret i ét trin.
• En kunde vil senere gøre et garantikrav gældende: ekspedienten knytter kundens oplysninger til salget, så fakturaen — vedkommendes købsbevis — står i kundens navn.
• Optælling ved dagens afslutning: en ekspedient tæller, hvad der fysisk står på hylden, og indtaster det som en varetælling; Flowtly retter diskret enhver afvigelse.
• En kunde returnerer en defekt vare: lederen udsteder en rettelse på den oprindelige faktura, og varen er automatisk tilbage på lager.