Точка продажу
Точка продажу (POS) — це набір інструментів Flowtly для магазину, який продає фізичні товари через прилавок. Вона об'єднує каталог товарів, складський облік і касу, тож ви можете перелічити, що продаєте, знати, скільки цього маєте, і оформити продаж за лічені секунди, з належним рахунком-фактурою для кожного клієнта, який її потребує.
POS вимкнено за замовчуванням для кожної організації. Якщо ви не продаєте фізичні товари через прилавок, ви її ніколи не побачите. Якщо продаєте, адміністратор вмикає її в розділі Налаштування, і в навігації з'являється новий розділ Магазин із трьома екранами: Каталог, Склад і Продаж.
Дві ролі, і це навмисно
У POS є дві окремі ролі, які бачать різне:
- Менеджер POS створює й веде каталог, приймає товар і може бачити ціну закупівлі — те, що ви заплатили постачальнику, — а отже, вашу маржу на кожному товарі.
- Касир POS продає. Касир може оформлювати продажі, приймати товар і рахувати залишки, але ціна закупівлі та маржа на його екранах навмисно приховані. Касиру не потрібно знати, скільки магазин заплатив, щоб добре виконувати свою роботу, і Flowtly цього йому не показує.
Ці ролі призначаються так само, як і будь-яка інша роль у Flowtly, з профілю людини.
Створення каталогу
Каталог — це ваш список товарів, упорядкований за категоріями, щоб касу було легко переглядати. Для кожного товару ви задаєте назву, необов'язковий артикул (SKU), категорію, постачальника, податкову групу та — найважливіше поле — ціну продажу.
Ціна продажу, яку ви вводите, уже містить податок. Це число на цінику на полиці, сума, яку клієнт фактично віддає на касі. Ви ніколи не вводите окремо ціну «нетто» і податкову ставку: ви вводите ціну, яку бачить клієнт, а Flowtly автоматично вираховує суму без податку та ПДВ, що за нею стоїть, на основі податкової групи товару. Саме це робить кожен рахунок-фактуру чесним — він завжди дорівнює точно тій ціні, яку назвали клієнтові, бо ціна є відправною точкою, а не результатом обчислення, яке ви маєте правильно виконати самостійно.
Як Менеджер POS ви також можете зазначити ціну закупівлі — скільки товар коштував вам. Flowtly використовує її, щоб показати вашу маржу, але вона ніколи не з'являється в рахунку-фактурі, чеку чи на екрані касира.
Товари також можуть мати гарантію (немає, певна кількість місяців або довічна), яка супроводжує продаж, щоб і ви, і клієнт знали, що покривається.
Склад: ніщо не існує, доки не надійде
Залишок не вводиться в товар — він з'являється лише тоді, коли ви приймаєте товар. Коли надходить поставка, ви фіксуєте, скільки надійшло, і Flowtly додає це на полицю.
Відтоді кожна зміна кількості товару записується як рух: поставка, продаж, коригування за результатами інвентаризації, повернення. Ніщо не змінює число непомітно. Саме ця історія рухів робить залишок надійним — якщо якесь число колись видається неправильним, ви завжди можете простежити, яка саме поставка, продаж чи підрахунок його дали.
Продаж на касі
Каса створена для швидкості: торкніться товару, щоб додати його до кошика, торкніться ще раз, щоб додати ще один, змініть кількості й візьміть оплату. Flowtly завжди сам розраховує ціну продажу за поточною ціною з каталогу, тож те, що касир бачить на екрані, — це саме те, що платить клієнт: неправильно введена ціна не може потрапити в рахунок-фактуру.
Оплату можна прийняти готівкою або через mobile money (наприклад, MTN Mobile Money чи Orange Money). Щойно оплату підтверджено, Flowtly автоматично виставляє рахунок-фактуру й зменшує залишок кожного проданого товару — один продаж, один рух на товар, без додаткових кроків.
Більшість продажів — це покупці з вулиці, і це нормально: для продажу картка клієнта не потрібна. Прив'язуйте до продажу справжнього клієнта лише тоді, коли покупець справді хоче, щоб рахунок-фактуру було виписано на його ім'я, — наприклад, щоб мати підтвердження покупки для гарантійної претензії. Додати цього клієнта можна просто з екрана оплати.
Підрахунок полиці (інвентаризація)
Фізичні залишки з часом розходяться з системою — коробка зникає, поставку порахували неправильно, клієнт пішов із двома замість одного. Інвентаризація це виправляє: ви відкриваєте товар, вводите кількість, яку справді порахували, а Flowtly порівнює її з даними обліку й записує різницю як рух. Віднімати самостійно ніколи не потрібно — ви просто повідомляєте Flowtly, що бачите на полиці.
Коригування продажу
Помилки трапляються — пробили не той товар або клієнт повертає покупку. Виставте коригування до рахунку-фактури, так само як для будь-якого рахунку-фактури Flowtly, і товар автоматично повернеться на залишок. Окремий складський рух записувати додатково не потрібно; достатньо скоригувати рахунок-фактуру.
Продаж, коли залишок нульовий
Flowtly дозволяє записати продаж, навіть якщо система показує для цього товару нульовий залишок. Це зроблено навмисно: якщо облік хибний, а товар фізично лежить на полиці, каса, що відмовляється оформити реальний продаж, гірша за залишок, який час від часу доводиться виправляти інвентаризацією. Товар просто показує на касі ненав'язливе повідомлення «немає на складі, але все ще можна продати» — воно ніколи не блокує продаж.
Приклади використання
- Відкриття магазину на день: касир входить у касу й починає обслуговувати клієнтів, без жодного налаштування, крім того, що менеджер уже налаштував у каталозі.
- Надходить нова поставка: менеджер приймає товар, додаючи кількість до залишку одним кроком.
- Клієнт хоче пізніше подати гарантійну претензію: касир прив'язує дані клієнта до продажу, щоб рахунок-фактура — його підтвердження покупки — був виписаний на його ім'я.
- Підрахунок наприкінці дня: касир рахує, що фізично лежить на полиці, і вводить це як інвентаризацію; Flowtly непомітно виправляє будь-яке розходження.
- Клієнт повертає несправний товар: менеджер виставляє коригування до початкового рахунку-фактури, і товар автоматично повертається на залишок.