Контракти

13 статтіОновлено 23 жовт. 2026 р.

Контракти у Flowtly визначають фінансові умови ваших зобов'язань — пов'язуючи бюджет зі структурованим набором рядків графіку платежів. Кожен контракт визначає терміни платежів, їх суми та напрямок (рахунок постачальника або виставлення рахунку клієнту), надаючи повну видимість щодо зобов'язаних грошових потоків.

Ключові поняття

Рядки графіку платежів — окремі позиції, що визначають суму, дату оплати та напрямок платежу (постачальник або клієнт)
Прив'язка до бюджету — контракт можна за бажанням прив'язати до одного або кількох бюджетів, які є фінансовою оболонкою зобов'язання
Напрямок — контракти з постачальниками відстежують витрати, що підлягають сплаті; контракти з клієнтами відстежують очікувані доходи
Позначка «Циклічний» — контракт можна позначити як циклічний, щоб вказати на повторювані/постійні відносини; це лише довідково, а рядки платежів, як і раніше, створюються по одному, а не генеруються автоматично на основі інтервалу
Вкладення документів — прикріплюйте підписані файли контрактів, доповнення або підтримуючі документи безпосередньо до запису контракту
Умови оплати — скільки часу контрагент має для оплати, з якої дати відраховується строк та чи оплата здійснюється авансом або після надання
Контрагент — з ким укладено контракт. Необов'язково: контракт можна створити й зберігати без нього
Автоматичне зчитування — завантажте підписаний договір, і Flowtly зчитає з нього сторони, дати, умови оплати та ціни. Де повторний запуск міг би допомогти, зчитування можна запустити знову з документів договору — наприклад після виправлення сканів
Повнота — контракт перевіряється на наявність даних, необхідних для планування, а контракт, який ніколи не матиме одного з них, може це задекларувати; див. Перевірка повноти контракту
Завантаження кількох одразу — перетягніть цілу партію підписаних договорів: завантаження показує поступ кожного файлу («Завантажено 3 з 20»), а потім його стан, і ви лишаєтеся у списку контрактів. Кожне завантаження чекає в Очікують впорядкування зі своїм станом — ще зчитується, готовий до перевірки або не вдалося прочитати, з причиною та виходом: Повторно витягти, коли повторне зчитування може допомогти, Завантажити повторно, коли сам файл пошкоджений або нечитабельний. Перевірка файлу відкривається, коли ви на нього натискаєте
Контракт, який уже є у Flowtly — якщо ви завантажуєте файл, точний вміст якого Flowtly уже має, другий контракт не створюється. У рядку файлу сказано Цей договір уже є в системі і є посилання на контракт, що його містить. Пропустити — типовий вибір. Завантажити все одно усе ж створює новий контракт. У партії решта файлів продовжують завантажуватися, а Пропустити всі дублікати відповідає на всі дублікати одразу. Прикріплення файлу до наявного контракту ніколи не відхиляється
Ставки та загальна вартість — деякі договори взагалі не вказують загальної вартості. Договір оренди з ціною за м² вказує ставку, площу та строк, а суми немає ніде. Flowtly зберігає ставку точно так, як її подає договір, і залишає загальну вартість порожньою, замість вигадувати суму; вкажіть строк, і Flowtly запропонує обчислену вартість, яку ви можете прийняти
Додаткові угоди — якими стали вартість, площа, сума за період і дати контракту та з якої дати, зафіксовано в контракті, тоді як погоджені значення лишаються без змін. Рядок ціни можна налаштувати так, щоб він відстежував чинну площу, і площа, виміряна після підписання, потрапляла в орендну плату; див. Додаткові угоди до контракту
Правила зчитування для окремих організацій — для деяких організацій персонал Flowtly налаштовує правила, що змінюють спосіб зчитування певного виду контрактів: який напрямок він зберігає, довільна текстова інструкція для незвичайної домовленості (наприклад, договір оренди з керівником розробки, де витратою для організації є лише внесок на облаштування, а не орендна плата), і які параметри контракту заповнювати поряд із цим. Коли правило спрацьовує, екран перевірки показує, яке саме застосовано, і які параметри воно зчитало. Договір оренди, у якому не вдається знайти потрібну суму, обліковується як витрата без суми й графіку з позначкою потребує перевірки, а не з припущеною цифрою. Ту саму позначку встановлюють, і графік платежів не записується, коли знайдені платежі за потрібну суму не складаються в усю суму (наприклад, лише одна з двох рівних половин), тож графік, який ви ввели вручну, зберігається

Що бюджету потрібно від контракту

Дві речі, і контракт, якому бракує будь-якої з них, нічого не додає до планування. По-перше, бюджет має мати змогу дістатися контракту: через проєкт, до якого пов'язано контракт, через прикріплення контракту безпосередньо до цього бюджету або через теги бюджету. По-друге, контракту потрібен графік платежів — бюджет читає рядки графіку платежів, тож контракт без них не додає запланованих сум, як би його не було пов'язано. Для цього не потрібні ні документ, ні контрагент: ви можете зафіксувати домовленість, файлу якої немає, і таку, інша сторона якої ще не визначена, і вона все одно братиме участь у плануванні.

Контракту не потрібен контрагент

Поле контрагента необов'язкове, і залишити його порожнім — це законний, тривалий стан, а не незавершений.

Багато реальних контрактів існують раніше за іншу сторону:

тендер, який подано, але ще не присуджено
оренда, чий поточний орендар, як очікується, буде замінений
витрата, встановлена офіційним рішенням — збір, дозвіл, ставка, визначена органом влади — де взагалі немає постачальника, якого можна назвати

У кожному випадку суми, дати та напрямок відомі, і планувати за ними варто задовго до того, як стане відома назва. Створіть контракт зараз і додайте контрагента, коли буде кого додавати.

Контракт також може стати таким, що не має контрагента, сам собою: якщо запис контрагента згодом видалено, його контракти залишаються й просто втрачають зв'язок. Нічого не видаляється, і жоден рядок графіку платежів не зазнає змін.

Два обмеження, які варто знати:

Список контрактів поки що не може фільтрувати за «без контрагента». Можна відфільтрувати за конкретним контрагентом, але не за його відсутністю. Сортування списку за контрагентом групує порожні разом, і це найближче до потрібного, що є сьогодні.
Усе інше в контракті діє як зазвичай. Назва, напрямок і валюта обов'язкові, як і раніше; необов'язковий лише контрагент.

Запропоновані контрагенти під час перегляду завантаженого контракту

Коли Flowtly зчитує завантажений контракт, екран перегляду пропонує наявних контрагентів, про яких може йтися в документі. Нічого не пов'язується, доки ви самі не оберете.

Збіг податкового номера (NIP) іде першим. Це найсильніша ознака, тому такий контрагент стоїть угорі.
Назви порівнюються цілими словами, без урахування організаційно-правової форми. «LPP S.A.» і «LPP Spółka Akcyjna» вважаються однією назвою, а коротка назва ніколи не збігається лише тому, що її літери трапляються всередині іншого слова.
Однакові записи показуються один раз. Якщо контрагент існує кілька разів з тим самим податковим номером і тією самою назвою, ви бачите одну пропозицію замість списку двійників.
Коли напрямок лише припущення, шукають і серед клієнтів, і серед постачальників. Якщо Flowtly не зміг підтвердити, яка зі сторін — ваша організація (зазвичай тому, що на момент аналізу контракту в організації не було податкового номера), запропонований напрямок позначається як неперевірений, і шукають і серед клієнтів, і серед постачальників, спершу ті, що відповідають запропонованому напрямку. Податковий номер указується в Налаштування рахунків → Платіжні дані → Податковий номер компанії. Позначка фіксує момент аналізу, тож указання податкового номера згодом не знімає її з уже зчитаних контрактів: перевірте напрямок у контракті та за потреби виправте його.

Показується щонайбільше п'ять пропозицій. Якщо потрібного контрагента серед них немає, оберіть його вручну або створіть нового.

Звідки взято кожне значення

На екрані перегляду кожне значення, яке Flowtly зчитав із документа, показує, де саме в документі його знайдено: сторінку та позначення, яке цьому фрагменту дає сам договір, наприклад с. 4, § 4 ust. 2. Позначення переноситься точно так, як його записано в договорі, без перекладу, тож ті самі слова ви знайдете на сторінці.

Натисніть на посилання, щоб відкрити договір на цій сторінці й звірити значення з підписаним текстом.

Посилання з'являється біля назви, валюти, загальної суми, дат початку й завершення, перемикача повторюваного контракту, контрагента, проєкту, названого в договорі, кожного рядка платежу та кожного параметра контракту. Значення без посилання — це значення, яке Flowtly не зміг знайти в документі. Flowtly не вгадує сторінку, тож перевірте таке значення самостійно перед збереженням.

Запропонований проєкт під час перегляду завантаженого контракту

Коли контракт називає проєкт, етап або об'єкт, екран перегляду показує назву так, як її записано в документі, наприклад Договір називає «Etap II». Це може бути:, а далі до п'яти ваших проєктів, які можуть їй відповідати, найімовірніший першим.

Нічого не призначається за вас. Пропозиції — це назви для перегляду, а не кнопки. Оберіть проєкт у полі проєкту трохи нижче, навіть коли пропозиція лише одна й здається певною.
«Жоден ваш проєкт їй не відповідає» — теж відповідь. Коли контракт називає щось, чому не відповідає жоден ваш проєкт, екран прямо про це каже, а не мовчить. Зазвичай це означає, що проєкт ще не створено у Flowtly.
Контракт, який не називає проєкту, нічого тут не показує, як і контракти, зчитані до появи цієї пропозиції.

Умови оплати

Контракт містить три пункти щодо терміну оплати рахунків-фактур, і Flowtly зберігає кожен окремо, а не об'єднує їх в одне число:

Термін оплати (днів) — кількість дозволених днів.
Рахується від — дата, з якої починається відлік: Вручення рахунку, Виставлення рахунку, Початку періоду або Події. Вручення та виставлення навмисно розмежовані, оскільки це фактично різні дати, і багато контрактів прив'язують термін до першого з них.
Оплата — Наперед означає, що сума сплачується до періоду, якого вона стосується, наприклад орендна плата за місяць на його початку. Після факту означає оплату після періоду, за вже надане.

Біля полів Рахується від і Оплата у формі є інформаційна іконка, яка дає те саме пояснення там, де ви обираєте.

Порожній термін означає, що контракт мовчить з цього питання. Це інше твердження, ніж термін у нуль днів, і відмінне від оплати після надання — тому поля залишаються порожніми, а не заповнюються значеннями за замовчуванням, і відкриття контракту ніколи не вписує умову, якої документ фактично не містить.

Ці поля з'являються як у самому контракті, так і на екрані перегляду завантаженого контракту, щоб умови, зчитані з документа, можна було перевірити та виправити в тому ж місці, де вони були знайдені.

Умови виставлення рахунків

Деякі контракти містять правила, що мають значення щоразу, коли за ними виставляють рахунок: за яким обмінним курсом перераховується сума, як індексується ціна, як розраховуються плата за обслуговування. Розділ Умови виставлення рахунків у контракті, одразу під цінами, зберігає ці речення разом із контрактом, щоб нікому не доводилося знову відкривати підписаний документ, аби їх знайти.

Кожна умова має три частини:

Вид - Перерахунок валюти, Індексація, Розрахунок експлуатаційних витрат або Інше для правила, що не підходить під жодне з цих.
Умова, дослівно як у договорі - речення, процитоване точно так, як його записано в контракті, мовою контракту. Не перекладайте й не скорочуйте його: курс, узятий «у день, що передує даті рахунку», і курс, узятий «на дату рахунку», дають різні рахунки, а переказ може втратити саме цю різницю.
У документі - необов'язково: де в документі розташована умова, за власним позначенням контракту, наприклад § 5 ust. 3.

Звідки беруться умови. Коли Flowtly зчитує завантажений контракт, він також виявляє умови виставлення рахунків, де їх знаходить, і записує їх так, як вони написані. Умови також можна в будь-який час додавати, редагувати й видаляти вручну. Повторне зчитування документа замінює лише ті умови, які знайшло саме зчитування; умову, додану вручну, наступне зчитування ніколи не видаляє й не перезаписує.

Розділ показується, навіть якщо в контракті ще немає умов, щоб можна було додати першу. Додавати, редагувати й видаляти умови можуть люди, які керують контрактами або бюджетами; ті, хто може лише переглядати контракти, бачать умови без елементів керування.

Нічого не застосовується автоматично. Умова - це інформація для людини, яка виставляє рахунок. Flowtly нічого не конвертує, не індексує й не перераховує через неї: суми та обмінні курси залишаються саме такими, як ви їх встановили. Коли рахунок, виставлений за контрактом, відкрито для редагування, його умови показано у формі рахунку; див. Список рахунків та створення.

Видалення контракту

Контракт, на який досі посилаються інші записи, видалити не можна. Flowtly відмовляє у видаленні замість того, щоб мовчки розривати ці зв'язки. Видалення блокують рахунки, платіжні документи, угоди, запити на підпис і початкові позиції бюджету, пов'язані з контрактом, а також бюджети, які його використовують. Спочатку зніміть ці зв'язки, а потім видаліть контракт.

Видалений рахунок не блокує видалення. Враховуються лише рахунки, які досі існують. Рахунок, видалений раніше, зберігається у видаленому стані й просто втрачає зв'язок із контрактом.

Угоду не можна відв'язати від її контракту. Виграна угода зберігає зв'язок із контрактом, доки існує сама угода, тому повідомлення про відмову каже про це, а не просить зняти зв'язок. Щоб видалити контракт, на який посилається угода, спершу видаліть угоду.

Власні частини контракту не блокують видалення. Його рядки графіку платежів, документи, події, додатки, пункти та рядки робіт видаляються разом із ним.

Обмеження полів контракту

Контракт відхиляється під час збереження, з повідомленням, якщо:

його назва довша за 255 символів;
сума за період більша за 99 999 999 999,9999;
мінімум обороту більший за 99 999 999 999,9999;
його дата завершення раніша за дату початку;
подія, від якої починається його графік платежів, належить іншому контракту.

Документи контракту

Файли контракту та додатків додаються до запису контракту і перераховуються в ньому. Документ можна переглянути на місці — файл відкривається у переглядачі без виходу з контракту — що зазвичай достатньо для підтвердження того, що було підписано. Все, що переглядач не може відобразити, пропонується для завантаження.

Поруч із переглядом залишається окрема дія Завантажити, оскільки витягти підписаний файл із Flowtly і прочитати його — це різні задачі.

Видалення документа є незворотним, а два документи не можна видалити взагалі. Видалення документа контракту доступне людям, які керують контрактами, і спершу просить підтвердження з назвою файлу, бо немає ні скасування, ні кошика — файл зникає із запису контракту. Два випадки відхиляються одразу, і Flowtly повідомляє, з яким саме ви зіткнулися, замість загальної помилки:

Єдиний документ-контракт у контракті. Контракту потрібен один документ типу «контракт», щоб його й надалі можна було читати як контракт, тому останній видалити не можна. Спершу завантажте заміну, а потім видаліть старий.
Документ, який додаткова угода записує як свій підписаний додаток. Видалення залишило б угоду з посиланням на ніщо, тому спершу угода має перестати на нього посилатися.

Додатки та будь-які інші документи контракту, крім останнього, видаляються як зазвичай.

Коли автоматичне зчитування не вдається

Зчитування, яке не вдалося, повідомляє про тип помилки, а не лише про загальний збій, і Зчитати повторно пропонується лише там, де повторний запуск може справді допомогти:

Документ не вдалося зчитати — зазвичай це фото або скан низької якості. Повторне зчитування того самого файлу не дасть іншого результату: відхиліть його та завантажте чіткіший PDF.
Файл не має вмісту — завантаження могло бути перервано. Завантажте документ знову.
Зчитування не вдалося завершити — проблема була на стороні Flowtly, а не у вашому файлі, тому повторне зчитування зазвичай спрацьовує.

У кожному випадку поля залишаються редагованими під час обробки файлу, тому контракт можна заповнити вручну і зберегти як зазвичай замість очікування успішного зчитування.

Повторне зчитування аналізує документ заново і перезаписує поля тим, що знаходить, включно з виправленнями, внесеними в проміжку, тому попередньо запитує підтвердження.

Параметри контракту

Деякі організації мають набір параметрів контракту, налаштований для їхніх контрактів, — ті самі типізовані поля, що вже використовуються для бюджетів, проєктів і об'єктів нерухомості. Коли документ відповідає правилу організації, яке називає набір параметрів, автоматичне зчитування заповнює те, що вдається знайти (наприклад, зазначені умови оренди в договорі, витрата за яким для вашої організації зовсім інша), як довідкову інформацію поруч із контрактом. Параметр, який ви вже заповнили вручну, пізніше зчитування ніколи не перезаписує.

Приклади використання

Виставлення рахунків за проект з фіксованою ціною: Створіть клієнтський контракт із щомісячними платіжними віхами, прив'язаними до бюджету проекту, щоб завжди знати, що виставлено в рахунок, а що залишається.
Ретейнер постачальника: Налаштуйте контракт постачальника з повторюваними щомісячними рядками для ліцензії на програмне забезпечення або консультаційного гонорару — Flowtly генерує рядки та сигналізує про прострочені платежі.
Платежі субпідрядникам: Пов'яжіть контракт постачальника з бюджетом проекту для відстеження витрат субпідрядника відносно запланованих витрат.
Перевірка умов перед нагадуванням про оплату: Прочитайте термін і з якої дати він відраховується безпосередньо в контракті, а не відкривайте підписаний документ повторно для пошуку пункту.
Підтвердження підписаного: Перегляньте прикріплений файл контракту на місці, щоб перевірити деталь, без попереднього завантаження.