Створення контракту та перевірка завантаженого файлу

Редакція Flowtly5 min

Контракт потрапляє до Flowtly одним із двох способів: ви вводите його самі або завантажуєте підписаний документ і даєте Flowtly його прочитати. Обидва починаються з Новий контракт у списку Контракти.

Введення вручну

Новий контракт → Ввести вручну відкриває форму контракту. Перш ніж Зберегти стане доступним, потрібні три речі: Назва, напрямок (Закупівля або Продаж) і Валюта, яка спершу дорівнює валюті вашої організації. Усе інше може зачекати, зокрема й контрагент: контракт, другу сторону якого ще не обрано, — це звичайний стан, а не незавершений.

Завантаження підписаного документа

Новий контракт → Завантажити файл відкриває на списку зону перетягування. Перетягніть туди файли або натисніть виберіть файл:

  • PDF, PNG або JPEG, до 20 МБ кожен.
  • Кілька файлів одночасно — це нормально, а файл, який Flowtly уже має, виявляється до того, як стане другим контрактом. Обидва випадки описано в статті Контракти.

Коли завантажено щонайменше один файл, Перейти до перевірки відкриває екран перевірки. Пізніше вкладка Очікують впорядкування у списку контрактів веде в те саме місце й показує, скільки завантажень ще чекає.

Екран перевірки

Перевірити витягнуті договори має три панелі поруч, а на вузькому екрані вони розташовуються одна під одною.

Черга, ліворуч. Кожне завантаження, що чекає на перевірку, з полем пошуку за назвами та іменами файлів. Кожен рядок показує, на якому він етапі: Аналізуємо договір…, Готовий до перевірки, Збережено або проблему. Рядок, який зазнав невдачі або читається понад десять хвилин, пропонує Повторно витягти або Завантажити повторно, залежно від того, що може допомогти.

Документ, посередині. Сам підписаний файл, щоб читати його, поки ви перевіряєте значення. Він призначений лише для перегляду.

Подробиці, праворуч. Те, що Flowtly прочитав із документа, готове до вашої перевірки:

  • Контрагент (з аналізу): наявні клієнти чи постачальники, про яких може йтися в контракті, а також Створити нового з документа з назвою та податковим номером, які він знайшов, і Обрати наявного… для пошуку іншого. Те, як добираються пропозиції, описано в статті Контракти.
  • Ціни в цьому договорі і Виявлені платежі: суми та графік платежів, знайдені в документі.
  • Сама форма контракту: напрямок, назва, проєкт, вартість, строк, умови оплати та нотатки. Зміна поля зберігається в міру того, як ви її вносите.

Поруч із кожним значенням, прочитаним із документа, стоїть посилання на місце, де Flowtly його знайшов; натисніть на нього, щоб відкрити документ на цій сторінці. Що означають ці посилання, описано в статті Контракти.

Поки документ ще читається, панель повідомляє про це й оновлюється сама, коли читання завершується, зазвичай протягом хвилини.

Завершення перевірки

  • Зберегти та підтвердити приймає контракт. Воно зв'язує або створює обраного вами контрагента, позначає завантаження як перевірене й відкриває контракт у списку контрактів.
  • Відхилити видаляє контракт, створений із цього завантаження, спершу запитавши підтвердження, і переходить до наступного завантаження в черзі.
  • Повторно витягти читає документ ще раз і перезаписує поля, тому спершу запитує підтвердження. Коли читання не вдається, стаття Контракти пояснює, які збої може виправити повторне читання.

Під час збереження перевіряються дві речі щодо нового контрагента. Контракту спершу потрібен напрямок, адже саме він визначає, чи новий запис буде клієнтом, чи постачальником. А новий клієнт у контракті Продаж потребує країни та валюти. Для польської компанії з податковим номером Flowtly, коли може, заповнює адресу з національного реєстру.

Контрагент, який уже існує

Якщо назва або податковий номер, які прочитав Flowtly, належать контрагентові, який у вас уже є, екран повідомляє про це, перш ніж ви створите другого, наприклад «Acme» вже існує як постачальник. Коли наявному запису бракує лише ролі, потрібної цьому контракту, один клік додає цю роль, наприклад Додати роль клієнта до «Acme», і вибирає його.

Якщо ви все ж створите нового контрагента, Можливий дублікат запитує ще раз: додати відсутню роль до наявного запису, відкрити його або створити окремий запис із такою самою назвою.

Приклади використання

  • Завантажити за один раз теку підписаних договорів з постачальниками, а потім опрацювати їх у черзі по одному.
  • Записати тендер до його присудження через Ввести вручну, залишивши контрагента порожнім.
  • Звірити графік платежів, який прочитав Flowtly, з підписаним текстом, перейшовши на сторінку, на яку є посилання.
  • Уникнути дублювання постачальника, коли ця сама компанія вже є одним із ваших клієнтів.