Start en kontrakt og gennemgå en upload

Flowtly Redaktionsteam5 min

En kontrakt kommer ind i Flowtly på to måder: du taster den ind, eller du uploader det underskrevne dokument og lader Flowtly læse det. Begge starter fra "New contract" på listen "Contracts".

Tast den ind

"New contract" → "Manual entry" åbner kontraktformularen. Tre ting er påkrævet, før "Save" bliver tilgængelig: et "Name", retningen ("Purchase" eller "Sales") og "Currency", som starter som din organisations valuta. Alt andet kan vente, også modparten: en kontrakt, hvor den anden part endnu ikke er valgt, er en normal tilstand, ikke en uafsluttet.

Upload det underskrevne dokument

"New contract" → "Via upload" åbner et slippeområde på listen. Slip filerne der, eller klik på "choose a file":

  • PDF, PNG eller JPEG, op til 20 MB hver.
  • Flere filer på én gang er i orden, og en fil, Flowtly allerede har, fanges, før den bliver til en anden kontrakt. Begge dele er beskrevet i Kontrakter.

Når mindst én fil er uploadet, åbner "Go to review" gennemgangsskærmen. Senere fører fanen "Awaiting sorting" på kontraktlisten til det samme sted og viser, hvor mange uploads der stadig venter.

Gennemgangsskærmen

"Review extracted contracts" har tre ruder side om side, stablet på en smal skærm.

Køen, til venstre. Hver upload, der venter på gennemgang, med et søgefelt over navne og filnavne. Hver række siger, hvor den står: Analysing the contract…, Ready to review, Saved eller et problem. En række, der er mislykkedes, eller som har læst i mere end ti minutter, tilbyder "Re-extract" eller "Upload again", alt efter hvad der kan hjælpe.

Dokumentet, i midten. Selve den underskrevne fil, som du kan læse, mens du kontrollerer værdierne. Den kan kun ses.

Detaljerne, til højre. Det, Flowtly læste fra dokumentet, klar til din kontrol:

  • "Counterparty (from analysis)": de eksisterende klienter eller leverandører, kontrakten kan handle om, plus "Create new from extracted" med det navn og det skatte-ID, den fandt, og "Pick existing…" for at søge efter en anden. Hvordan forslag vælges, er beskrevet i Kontrakter.
  • "Prices in this contract" og "Detected instalments": de beløb og den betalingsplan, der er fundet i dokumentet.
  • Selve kontraktformularen: retning, navn, projekt, værdi, løbetid, betalingsbetingelser og noter. En ændring af et felt gemmes, mens du foretager den.

Ved siden af hver værdi læst fra dokumentet sidder en henvisning til, hvor Flowtly fandt den; klik på den for at åbne dokumentet på den side. Hvad henvisningerne betyder, er beskrevet i Kontrakter.

Mens et dokument stadig læses, siger ruden det og opdaterer sig selv, når læsningen er færdig, normalt inden for et minut.

Afslut gennemgangen

  • "Save & validate" accepterer kontrakten. Den knytter eller opretter den modpart, du valgte, markerer uploaden som gennemgået og åbner kontrakten på kontraktlisten.
  • "Reject" sletter den kontrakt, der blev lavet ud fra den upload, efter først at have spurgt, og går videre til den næste upload i køen.
  • "Re-extract" læser dokumentet igen og overskriver felterne, så den spørger først. Når en læsning mislykkes, forklarer Kontrakter, hvilke fejl en ny læsning kan rette.

Ved lagring kontrolleres to ting om en ny modpart. Kontrakten skal først have en retning, fordi retningen afgør, om den nye post er en klient eller en leverandør. Og en ny klient på en "Sales"-kontrakt skal have et land og en valuta. For en polsk virksomhed med et skatte-ID udfylder Flowtly adressen fra det nationale register, når det kan.

En modpart, der allerede findes

Hvis det navn eller skatte-ID, Flowtly læste, tilhører en modpart, du allerede har, siger skærmen det, før du opretter en anden, for eksempel "Acme" already exists as supplier. Når den eksisterende post kun mangler den rolle, denne kontrakt kræver, tilføjer ét klik den rolle, for eksempel Add client role to "Acme", og vælger den.

Hvis du alligevel opretter den nye modpart, spørger "Possible duplicate" en gang til: tilføj den manglende rolle til den eksisterende post, åbn den, eller opret en separat post med samme navn.

Eksempler på brug

  • Upload en mappe med underskrevne leverandøraftaler på én gang, og gå dem så igennem i køen én ad gangen.
  • Registrer et udbud, før det er tildelt, med "Manual entry", og lad modparten stå tom.
  • Kontroller den betalingsplan, Flowtly læste, mod den underskrevne tekst ved at springe til den citerede side.
  • Undgå at oprette en leverandør to gange, når den samme virksomhed allerede er en af dine klienter.