Fuldstændighedstjek for kontrakter

Flowtly kontrollerer alle kontrakter for de data, der er nødvendige til planlægning, og markerer de manglende. En kontrakt med et afventende tjek forbliver på udfyldningslisten, så mangler er synlige direkte fra listevisningen uden at skulle åbne hvert element.

Markeringen er en opfordring til handling, ikke en blokering. Kontrakten fortsætter med at fungere — den kan redigeres, tilknyttes et budget og faktureres — selvom tjekket er afventende.

Hvad kontrolleres

En kontrakt kan have en eller flere af følgende markeringer:

• "Missing contract document" — ingen underskrevet fil er vedhæftet.
• "Missing counterparty" — modparten er ikke registreret.
• "Missing project" — kontrakten er ikke tilknyttet noget projekt.
• "Missing payment schedule" — kontrakten har ingen betalingsplanlinjer.
• "Missing total amount" — ingen samlet værdi er gemt.
• "Missing start/end dates" — perioden er ikke angivet.

En kontrakt uden nogen af disse markeringer viser "No issues".

Angive at et tjek ikke er relevant

Nogle kontrakter vil aldrig opfylde et bestemt tjek, uanset hvor længe de er på listen. En leverandør, der er bundet via klik-accept af offentliggjorte vilkår, producerer af naturlige årsager ingen underskrevet PDF; en omkostning, der dækker hele organisationen, tilhører intet enkelt projekt; et arbejde, der faktureres efter faktisk tid, har ingen rater at planlægge. Overladt til sig selv vises sådanne kontrakter permanent på udfyldningslisten, og en liste, der altid har poster, er en liste, ingen læser.

"Checks that do not apply", i afsnittet "Details" for kontrakten, giver mulighed for at registrere dette. Tre erklæringer er tilgængelige:

• "This contract will never have a signed document" — ved klik-accept af offentliggjorte vilkår, mundtlige aftaler eller et eksemplar opbevaret på en ekstern underskriftsplatform.
• "This contract will never belong to a project" — ved organisationsdækkende omkostninger som bankgebyrer, fremleje af kontor eller generel outsourcing.
• "This contract will never have a payment schedule" — ved arbejde faktureret efter faktisk tid eller en engangsbetaling, der allerede er gennemført.

Når erklæringen er afgivet, markeres kontrakten ikke længere for det pågældende tjek og forlader i den henseende udfyldningslisten. Erklæringen kan til enhver tid tilbagekaldes.

"Never" betyder ikke «endnu ikke»

Markér kun feltet, hvis kontrakten virkelig aldrig vil have den pågældende oplysning. Hvis et dokument blot endnu ikke er uploadet, eller hvis en betalingsplan endnu mangler at blive registreret, skal feltet efterlades umarkeret og kontrakten på listen, indtil den er fuldstændig. Erklæringer siger noget permanent om aftalen — de er ikke en måde at fjerne en markering på, som man hellere vil håndtere senere.

Hver erklæring vises udelukkende, når det tjek, den svarer på, i øjeblikket ikke er bestået, eller når erklæringen allerede er afgivet — en kontrakt, der allerede har et projekt, tilbyder ikke projektvinduet, og et markeret felt forbliver synligt, så det kan fjernes.

Tilbagevendende kontrakter

En kontrakt markeret som tilbagevendende kontrolleres slet ikke for en betalingsplan og markeres derfor aldrig af den grund. Erklæringen om betalingsplan ændrer ikke noget for en tilbagevendende kontrakt og tilbydes ikke, medmindre den var indstillet tidligere.

Eksempler på anvendelse

• En leverandør, der er bundet via klik-accept af offentliggjorte standardvilkår, og for hvem der aldrig vil eksistere en underskrevet fil at vedhæfte.
• Organisationsdækkende omkostninger som et bankgebyr eller fremleje af et kontor, der ikke tilhører noget enkelt projekt.
• Arbejde faktureret efter faktisk tid, hvor rater aldrig planlægges på forhånd.
• Oprydning af udfyldningslisten til de kontrakter, der reelt stadig kræver arbejde, så de resterende markeringer er opmærksomheden værd.