Ordrens økonomi

En indkøbsordre er en kontrakt med et projekt bag sig, og den føres i to afsnit på den kontrakt: Ordrelinjer, hvor du skriver det aftalte, og Ordrens økonomi, hvor Flowtly læser de samme linjer igen over for det, der faktisk skete.

Ordrens økonomi rapporterer og ændrer ingenting. Hvert tal beregnes, når du åbner afsnittet — ud fra ordrens linjer, den tid der er registreret på kontraktens projekt, de fakturaer der er udstedt under kontrakten og de omkostninger der er bogført på projektet.

Ordrelinjer: det aftalte

Hver linje er af en af to slags, og de to kan ikke bruges i stedet for hinanden.

• En Rolle-linje nævner en rolle fra dine Stillinger, en Sats pr. time og de Estimerede timer, du regner med.
• En Leverance-linje nævner et resultat og dets pris. Den har hverken rolle eller estimerede timer, og de felter tilbydes ikke: intet i registreret tid siger, hvilken leverance den hørte til, så der ville ikke være et faktisk tal at sammenligne et estimat med.

Tilføj en ordrelinje står under de eksisterende. En sats tager højst fire decimaler og timer to; alt andet afvises med begrundelsen i stedet for at blive rundet til et tal, du ikke har skrevet. Intet bliver ganget ud, og ingen sum gemmes — satsen er satsen, og estimatet er estimatet.

En ordre uden linjer melder Ingen ordrelinjer endnu, og Ordrens økonomi melder Der er endnu intet at sammenligne: tabellen er genlæsningen af linjerne, så den har intet at vise, før de findes.

De to afsnit har forskellige tilladelser

At skrive et estimat siger intet om, hvad nogen får i løn, så Ordrelinjer er åben for dem, der administrerer kontrakter eller budgetter. Ordrens økonomi indeholder, hvad timerne kostede, og kræver derfor også tilladelsen til at se projektets rentabilitet — og den, der ikke har den, får ikke en tom tabel, men afsnittet slet ikke. Den, der skriver ordren, og den, der læser dens margin, er som regel to forskellige personer, og netop derfor står de to adskilt.

Se Tilladelser og Rettighedsgrupper.

Den periode tallene dækker

Over tabellen nævner Periode det interval, hvert tal følger. Det er kontraktens egen løbetid — dens datoer Fra og Til — og en afslutning, der aldrig blev sat, læses åben, altså uden nogen grænse og ikke "til i dag".

En kontrakt uden nogen af de to datoer viser slet ingen periodelinje, og dens tal dækker så alt, hvad der er.

Perioden oplyses, den indstilles ikke her: skal den ændres, ændrer du kontraktens datoer. Et tal uden for løbetiden er ikke i tabellen, så en linje, der ser tom ud på en kontrakt med snævert satte datoer, handler om perioden og ikke om arbejdet.

Hvad hver kolonne betyder

Kolonne	Hvad den betyder
Linje	Linjens beskrivelse eller navnet på den rolle, den prissætter.
Sats	Den aftalte sats — pr. time på en rollelinje, hele prisen på en leverance.
Estimeret	De timer, der står på linjen.
Faktisk	De timer, der er registreret i den rolle, på kontraktens projekt.
Forskel	Faktisk minus estimeret, med fortegn: +6 t er over estimatet, -6 t under.
Ressourceomkostning	Hvad de timer kostede, til hver persons egen kostsats på registreringsdagen.

To ting, som kolonnelisten alene ikke siger:

• Timer og omkostninger hører til projektet, ikke til ordren. Intet registreret og intet brugt nævner en indkøbsordre, så tallene læses fra kontraktens projekt og dets underprojekter. To ordrer på ét projekt læser de samme timer — se Når en anden kontrakt deler projektet nedenfor.
• Timer fra en person uden gældende aftale den dag tælles som timer, uden omkostning. De falder ikke ud, så timerne er ærlige, og ressourceomkostningen ved siden af er for lav. En manglende kostsats er noget at rette, ikke at læse omkring.

Over estimatet er en advarsel, ikke en grænse

En linje, hvis faktiske timer har passeret estimatet, får et advarselstegn, og holder man over det, står der: Over estimatet. Kun en advarsel — intet forhindrer nogen i at registrere mere tid.

Det er hele dens opførsel. Intet afviser en tidsregistrering, fordi et estimat er brugt op, intet lukker linjen, og ingen bliver bedt om at godkende overskridelsen. Tegnet findes, for at overskridelsen bliver bemærket, mens arbejdet stadig er i gang.

En tankestreg er ikke et nul

En tankestreg i en celle betyder, at tallet ikke kan angives. Et 0 betyder, at det blev angivet, og at det er nul. De to holdes bevidst adskilt, og at læse det ene som det andet er den nemmeste fejl i denne tabel.

Tre tilfælde giver en tankestreg, og hvert sit svar.

1. En leverancelinje har aldrig timer. Hverken estimat, faktisk tal eller forskel. Registreret tid nævner et projekt, aldrig en leverance, så der er intet at henføre til den. Dens sats er dens pris, og arbejdet bag den viser sig i timerne for de roller, der udførte det.
2. To linjer, der prissætter samme rolle. Deres timer kan ikke skilles — intet i en tidsregistrering siger, under hvilken af de to linjer arbejdet blev udført — så ingen af linjerne gør krav på dem, og begge er mærket timer kan ikke henføres. Timerne går ikke tabt: de rapporteres under tabellen i stedet for at blive delt mellem linjerne på et gæt.
3. En time, som ingen enkelt rolle gør krav på, rapporteres under tabellen for sig og fordeles aldrig ud over linjerne. Linjen nedenunder tæller timerne og deres omkostning og siger hvorfor: så mange poster uden nogen planlagt, så mange med to roller den dag.

En fjerde linje under tabellen dækker timer, der godt landede i en rolle, som ingen enkelt linje prissætter: …blev arbejdet i roller, som ingen enkelt linje prissætter. Det betyder oftest, at ordren mangler en linje, eller har to, hvor én er nok.

Det, der følger af alt dette, er værd at sige lige ud: kolonnen Ressourceomkostning summer ikke op til totalen Ressourceomkostning. Totalen dækker hver time, der er registreret på projektet i perioden, også de timer ingen linje kunne gøre krav på. Forskellen mellem de to er præcis det, linjerne under tabellen rapporterer.

Hvor en times rolle kommer fra

Intet i en tidsregistrering siger, hvilken rolle personen udfyldte. Flowtly udleder det af bemandingsplanen: de bekræftede bookinger for den person, på det projekt, som dækker den dag.

• Én rolle, eller flere bookinger der alle nævner samme rolle — timerne tilhører den rolle.
• Ingen booking, eller to bookinger med forskellige roller — timerne går til den ovenfor beskrevne linje med ikke-henførte timer. De deles aldrig mellem kandidaterne, og den travleste rolle antages aldrig, for et tal pr. rolle, der i virkeligheden er et gæt, er værre end et tal, der siger, at det ikke ved det.
• En booking, der bevidst er registreret uden rolle, bidrager med ingen rolle, så en dag, der kun dækkes af en sådan, læses som ingen planlagt.

Derfor ligger løsningen på et stort tal ikke-henførte timer oftest i planen og ikke i ordren: bekræft bookingen, eller sæt personen på én rolle i perioden. Se Tidsregistrering.

Omkostninger bogført på projektet

Under tabellen lister Omkostninger bogført på projektet de leverandørfakturaer, omkostninger og betalinger, kontraktens projekt har båret i perioden — hver med sin dato og den andel, der er tildelt dette projekt, ikke hele dokumentet. En omkostning uden eget navn står som Omkostning uden navn.

En række på nul bliver stående i stedet for at blive skjult. En tildeling, der bevidst er sat til ingenting, er en beslutning, nogen har taget, og at fjerne den fra listen ville få det til at se ud, som om den aldrig var indtastet.

De fire totaler, og de to man ikke lægger sammen

Total	Hvad den er
Faktureret	Hvad der er faktureret under denne kontrakt.
Ressourceomkostning	Hvad de registrerede timer kostede.
Tilknyttede omkostninger	Summen af omkostningerne bogført på projektet.
Margin	Faktureret, minus ressourceomkostning, minus tilknyttede omkostninger.

Faktureret er det udstedte, ikke det betalte. Hver salgsfakturalinje udstedt under kontrakten tæller, fra det øjeblik fakturaen findes, og uanset om kunden har betalt den; kladder og slettede fakturaer bliver udenfor. En faktura tæller i den periode, dens salgsdato falder i, beløb er netto efter rabat og omregnet til fakturaens egen kurs. En linje, der ikke nævner noget projekt, tæller også med — fakturaer udstedt under en rammekontrakt nævner ofte ingen — mens en linje, der nævner et projekt uden for denne kontrakts, tilhører det projekt og holdes ude.

Ressourceomkostning og tilknyttede omkostninger holdes bevidst adskilt, og produktet siger ved siden af hvorfor:

Ressourceomkostning og tilknyttede omkostninger holdes bevidst adskilt: en B2B-leverandør, der både registrerer tid og fakturerer, tælles i begge, så marginen læses for lav, indtil det er løst. Læg ikke de to sammen.

Behandl derfor marginen på en ordre bemandet med leverandører, der fakturerer deres egne timer, som et gulv og ikke som et tal: den virkelige margin er det tal plus det, de pågældende har faktureret for timer, de også har registreret. Omkostninger bogført på projektet lister fakturaerne bag den tilknyttede omkostning, og Tidsregistrering timerne bag ressourceomkostningen; der er overlappet synligt. En ordre bemandet alene med ansatte, eller alene med leverandører der ikke registrerer tid, er ikke berørt.

På budgetfladen tælles samme tilfælde én gang — der tælles en leverandør, der også registrerer tid, kun én gang, som Budget P&L og prognose beskriver. De to flader er virkelig forskellige, så en margin her og et budgettal om de samme personer skal ikke nødvendigvis stemme.

Når en anden kontrakt deler projektet

Nævner en anden kontrakt det samme projekt, står der en besked over tabellen: En anden kontrakt deler dette projekt, så timerne, ressourceomkostningen og de tilknyttede omkostninger nedenfor er projektets — ikke kun denne ordres.

Læs den som en udtalelse om hvert tal nedenunder, ikke som en fodnote. Faktureret er fortsat denne kontrakts eget, for en faktura udstedes under én kontrakt; alt, der er udledt af projektet, er fælles, så to ordrer på ét projekt rapporterer hinandens timer og omkostninger. Hvor det generer, giver du hver ordre sit eget projekt — et underprojekt af kundens projekt er nok, og begge ordrer bliver ved at kunne læses.

En kontrakt, der ikke nævner noget projekt, siger det i stedet for at vise en tabel: Denne kontrakt nævner intet projekt, så hverken registreret tid eller udgifter kan læses over for den.

Én leverandørfaktura på to projekter

En faktura delt mellem projekter bidrager her med sin egen andel og resten til det andet projekt. Selve delingen indtastes ikke på denne skærm: den hører på købsfakturaen, under Kategorisering, hvor hvert projekt får sin række og sit beløb. Omkostninger bogført på projektet er genlæsningen af den.

To ting følger. Beløbene her overstiger aldrig fakturaen, fordi hvert projekt kun bærer sin del; og en faktura, hvis deling ikke rammer nettobeløbet, efterlader en del af omkostningen hos ingen, og den markeres derfor på dokumentet i stedet for stille at mangle i en ordres margin. Se Transaktionsstyring for delingen og Transaktionsvedhæftninger for markeringen.

Eksempler på anvendelse

• En leveranceansvarlig, der prissætter næste etape af en opgave, læser Forskel pr. rolle på den igangværende og prissætter næste ordre ud fra, hvad arbejdet faktisk tog, frem for ud fra sidste estimat.
• En controller ser et stort tal under timer kan ikke henføres, finder to linjer der prissætter samme rolle, og lægger dem sammen til én, så timerne lander på en linje.
• En projektleder læser et tal for ikke-henførte timer med poster uden nogen planlagt, bekræfter de manglende bookinger, og timerne flytter over på deres roller.
• En økonomiansvarlig, der gennemgår en ordre bemandet med leverandører, behandler dens Margin som et gulv og holder leverandørernes fakturaer op mod deres registrerede timer, før tallet sendes videre.
• En kundeansvarlig åbner en ordre på et delt projekt, læser beskeden over tabellen og giver næste ordre sit eget underprojekt, så de to holder op med at rapportere hinandens timer.