Economia da encomenda

Uma encomenda de compra é um contrato com um projeto por trás, e fica registada em duas secções desse contrato: Linhas da encomenda, onde escreve o que foi acordado, e Economia da encomenda, onde o Flowtly volta a ler essas mesmas linhas face ao que realmente aconteceu.

Economia da encomenda informa e não altera nada. Cada valor é calculado no momento em que a abre — a partir das linhas da encomenda, do tempo registado no projeto do contrato, das faturas emitidas ao abrigo do contrato e dos custos imputados ao projeto.

Linhas da encomenda: o que foi acordado

Cada linha é de um de dois tipos, e os dois não são intercambiáveis.

• Uma linha Função indica uma função dos seus Cargos, uma Taxa por hora e as Horas estimadas que prevê.
• Uma linha Entregável nomeia um resultado e o seu preço. Não tem função nem horas estimadas, e esses campos não são oferecidos: nada no tempo registado diz a que entregável dizia respeito, pelo que não existiria um valor real com que comparar uma estimativa.

Adicionar uma linha da encomenda fica abaixo das existentes. Uma taxa aceita no máximo quatro casas decimais e as horas duas; qualquer outra coisa é recusada com o motivo, em vez de arredondada para um valor que não escreveu. Nada é multiplicado e nenhum total é guardado — a taxa é a taxa e a estimativa é a estimativa.

Uma encomenda sem linhas indica Ainda não há linhas da encomenda, e Economia da encomenda indica Ainda não há nada para comparar: a tabela é a releitura das linhas, pelo que não tem nada a mostrar enquanto elas não existirem.

As duas secções têm permissões diferentes

Escrever uma estimativa nada diz sobre o que alguém recebe, pelo que Linhas da encomenda está aberta a quem gere contratos ou orçamentos. Economia da encomenda inclui o custo das horas e exige por isso também a permissão de ver a rentabilidade do projeto — e quem não a tem não recebe uma tabela vazia, não recebe a secção de modo algum. Quem escreve a encomenda e quem lê a sua margem são habitualmente pessoas diferentes, e é por isso que as duas secções estão separadas.

Ver Permissões e Grupos de permissões.

O período que os valores cobrem

Acima da tabela, Período indica o intervalo a que cada valor obedece. É a própria vigência do contrato — as suas datas De e Até — e um fim que nunca foi definido lê-se aberto, isto é, sem qualquer corte, e não «até hoje».

Um contrato sem nenhuma das duas datas não mostra qualquer linha de período, e os seus valores abrangem então tudo o que existe.

O período é indicado, não se ajusta aqui: para o mudar, mude as datas do contrato. Um valor fora da vigência não está na tabela, pelo que uma linha que parece vazia num contrato com datas apertadas fala do período e não do trabalho.

O que significa cada coluna

Coluna	O que significa
Linha	A descrição da linha, ou o nome da função a que atribui preço.
Taxa	A taxa acordada — por hora numa linha de função, o preço inteiro num entregável.
Estimadas	As horas escritas na linha.
Reais	As horas registadas nessa função, no projeto do contrato.
Diferença	Reais menos estimadas, com sinal: +6 h está acima da estimativa, -6 h abaixo.
Custo de recursos	Quanto essas horas custaram, à taxa de custo própria de cada pessoa no dia em que as registou.

Duas coisas que a lista de colunas por si só não diz:

• As horas e os custos pertencem ao projeto, não à encomenda. Nada do que é registado ou gasto nomeia uma encomenda de compra, pelo que os valores são lidos do projeto do contrato e dos seus subprojetos. Duas encomendas sobre um projeto leem as mesmas horas — ver Quando outro contrato partilha o projeto mais abaixo.
• As horas de quem não tem acordo em vigor nesse dia contam como horas, sem custo. Não são descartadas, pelo que as horas são fiéis e o custo de recursos ao lado fica curto. Uma taxa de custo em falta é algo a corrigir, não a contornar.

Acima da estimativa é um aviso, não um limite

Uma linha cujas horas reais passaram a estimativa é marcada com um sinal de aviso e, ao passar por cima, lê-se: Acima da estimativa. Apenas um aviso — nada impede ninguém de registar mais tempo.

É todo o seu comportamento. Nada recusa um registo de tempo por a estimativa estar esgotada, nada fecha a linha e a ninguém é pedido que aprove a derrapagem. A marca existe para que a derrapagem seja notada enquanto o trabalho ainda corre.

Um travessão não é um zero

Um travessão numa célula significa que o valor não pode ser afirmado. Um 0 significa que foi afirmado e é zero. Os dois são mantidos à parte de propósito, e ler um pelo outro é o erro mais fácil nesta tabela.

Três casos produzem um travessão, e cada um pede uma resposta diferente.

1. Uma linha de entregável nunca tem horas. Nem estimativa, nem valor real, nem diferença. O tempo registado nomeia um projeto, nunca um entregável, pelo que não há nada que lhe atribuir. A sua taxa é o seu preço, e o trabalho que está por trás aparece nas horas das funções que o fizeram.
2. Duas linhas que atribuem preço à mesma função. As suas horas não se conseguem distinguir — nada num registo de tempo diz sob qual das duas linhas se trabalhou — pelo que nenhuma linha as reclama e ambas apresentam horas não atribuíveis. As horas não se perdem: são reportadas abaixo da tabela em vez de repartidas entre as linhas por suposição.
3. Uma hora que nenhuma função concreta reclama é reportada abaixo da tabela por si mesma, nunca espalhada pelas linhas. A linha abaixo conta as horas e o seu custo e diz porquê: tantos registos sem ninguém planeado, tantos com duas funções nesse dia.

Uma quarta linha abaixo da tabela abrange as horas que de facto chegaram a uma função a que nenhuma linha concreta atribui preço: …foram trabalhadas em funções a que nenhuma linha concreta atribui preço. Isso significa, na maioria das vezes, que falta uma linha à encomenda, ou que tem duas onde é precisa uma.

O que disto resulta vale a pena dizer com clareza: a coluna Custo de recursos não soma o total Custo de recursos. O total abrange cada hora registada no projeto dentro do período, incluindo as horas que nenhuma linha pôde reclamar. A diferença entre os dois é exatamente aquilo que as linhas abaixo da tabela reportam.

De onde vem a função de uma hora

Nada do que é anotado num registo de tempo diz que função a pessoa desempenhava. O Flowtly deduz isso do plano de alocação: as reservas confirmadas dessa pessoa, nesse projeto, que cobrem esse dia.

• Uma função, ou várias reservas que nomeiam todas a mesma função — as horas são dessa função.
• Nenhuma reserva, ou duas reservas que nomeiam funções diferentes — as horas vão para a linha das não atribuídas descrita acima. Nunca são repartidas entre os candidatos e nunca se presume a função com mais carga, porque um valor por função que na verdade é uma suposição vale menos do que um valor que diz não saber.
• Uma reserva registada deliberadamente sem função não traz função alguma, pelo que um dia coberto apenas por uma dessas lê-se como ninguém planeado.

Por isso, o remédio para um valor elevado de horas não atribuídas está quase sempre no plano e não na encomenda: confirme a reserva, ou coloque a pessoa numa única função durante o período. Ver Registo de Tempo.

Custos imputados ao projeto

Abaixo da tabela, Custos imputados ao projeto lista as faturas de fornecedor, os custos e os pagamentos que o projeto do contrato suportou no período — cada um com a sua data e a parcela atribuída a este projeto, não o documento inteiro. Um custo sem nome próprio aparece como Custo sem nome.

Uma linha a zero é mantida em vez de escondida. Uma atribuição deliberadamente reduzida a nada é uma decisão que alguém tomou, e retirá-la da lista faria parecer que nunca foi introduzida.

Os quatro totais, e os dois que não se somam

Total	O que é
Faturado	O que foi faturado ao abrigo deste contrato.
Custo de recursos	Quanto custaram as horas registadas.
Custos associados	A soma dos custos imputados ao projeto.
Margem	Faturado, menos custo de recursos, menos custos associados.

Faturado é o emitido, não o recebido. Conta cada linha de fatura de venda emitida ao abrigo do contrato, a partir do momento em que a fatura existe e independentemente de o cliente a ter pago; os rascunhos e as faturas eliminadas ficam de fora. Uma fatura conta no período em que cai a sua data de venda, os montantes são líquidos de desconto e convertidos à taxa própria da fatura. Uma linha que não nomeia projeto algum também conta — as faturas emitidas ao abrigo de um contrato-quadro muitas vezes não nomeiam nenhum — enquanto uma linha que nomeia um projeto fora do deste contrato pertence a esse projeto e fica de fora.

O custo de recursos e os custos associados são mantidos separados de propósito, e o produto diz ao lado porquê:

O custo de recursos e os custos associados são mantidos separados de propósito: um prestador B2B que registe tempo e emita fatura é contado em ambos, pelo que a margem fica baixa até que isso seja resolvido. Não some os dois.

Por isso, numa encomenda assegurada por prestadores que faturam as suas próprias horas, trate a margem como um mínimo e não como um valor: a margem real é esse número mais o que essas pessoas faturaram por horas que também registaram. Custos imputados ao projeto lista as faturas por trás do custo associado, e Registo de Tempo as horas por trás do custo de recursos; é aí que a sobreposição se vê. Uma encomenda assegurada apenas por colaboradores internos, ou apenas por prestadores que não registam tempo, não é afetada.

Na superfície orçamental o mesmo caso é contado uma vez — aí um prestador que também registe tempo é contado uma única vez, como descreve Demonstração de resultados e previsão do orçamento. As duas superfícies diferem realmente, pelo que uma margem aqui e um valor orçamental sobre as mesmas pessoas não têm de coincidir.

Quando outro contrato partilha o projeto

Quando um segundo contrato nomeia o mesmo projeto, um aviso fica acima da tabela: Outro contrato partilha este projeto, pelo que as horas, o custo de recursos e os custos associados abaixo são do projeto — não apenas desta encomenda.

Leia-o como uma afirmação sobre cada valor abaixo, não como uma nota de pé de página. Faturado continua a ser próprio deste contrato, porque uma fatura é emitida ao abrigo de um contrato; tudo o que é derivado do projeto é comum, pelo que duas encomendas sobre um projeto reportam uma as horas e os custos da outra. Onde isso incomode, dê a cada encomenda o seu próprio projeto — basta um subprojeto do projeto do cliente, e ambas as encomendas continuam legíveis.

Um contrato que não nomeia projeto algum di-lo em vez de mostrar uma tabela: Este contrato não indica nenhum projeto, pelo que nada registado ou gasto pode ser lido face a ele.

Uma fatura de fornecedor em dois projetos

Uma fatura repartida entre projetos contribui aqui com a sua própria parcela e o resto para o outro projeto. A repartição em si não se introduz neste ecrã: pertence à fatura de compra, em Categorização, onde cada projeto recebe a sua linha e o seu montante. Custos imputados ao projeto é a releitura disso.

Daqui resultam duas coisas. Os montantes aqui nunca excedem a fatura, porque cada projeto suporta apenas a sua parte; e uma fatura cuja repartição não atinge o seu montante líquido deixa parte do custo a cargo de ninguém, pelo que é sinalizada no documento em vez de faltar em silêncio na margem de uma encomenda. Ver Gestão de transações para a repartição e Anexos de Transações para a sinalização.

Exemplos de utilização

• Um responsável de entrega que orça a etapa seguinte de um trabalho lê a Diferença por função na etapa atual, e orça a encomenda seguinte pelo que o trabalho realmente levou em vez da estimativa anterior.
• Um controller vê abaixo da tabela um valor elevado de horas não atribuíveis, encontra duas linhas que atribuem preço à mesma função e junta-as numa só para que as horas caiam numa linha.
• Um gestor de projeto lê um valor de não atribuídas com registos sem ninguém planeado, confirma as reservas que faltavam, e as horas passam para as suas funções.
• Um responsável financeiro que revê uma encomenda assegurada por prestadores trata a sua Margem como um mínimo, e confronta as faturas dos prestadores com as horas que registaram antes de transmitir o valor.
• Um gestor de cliente abre uma encomenda num projeto partilhado, lê o aviso acima da tabela e dá à encomenda seguinte o seu próprio subprojeto, para que as duas deixem de reportar as horas uma da outra.