Assinaturas eletrónicas

Equipa Editorial Flowtly4 min

As assinaturas eletrónicas permitem enviar um contrato para assinatura com rastreabilidade jurídica diretamente do Flowtly — sem qualquer ferramenta externa. Tanto a sua organização como a contraparte assinam online, cada uma verificada por um código de uso único (OTP). Quando todas as partes tiverem assinado, o Flowtly produz um PDF selado e um certificado de auditoria.

O que obtém

  • Envio dentro da aplicação — inicie a assinatura a partir de qualquer contrato sem sair do Flowtly
  • Campos de assinatura com arrastar e largar — coloque-os exatamente onde cada parte deve assinar, antes de o documento sair
  • Verificação por OTP — cada signatário confirma a sua identidade com um código de uso único enviado por e-mail
  • E-mails com a sua identidade — as mensagens enviadas mostram o nome e o logótipo da sua organização
  • PDF selado + certificado de auditoria — um documento final à prova de adulteração, com o rasto completo de quem assinou, quando e a partir de que endereço IP

Onde encontrar

Abra um contrato em /contracts e procure a ação Enviar para assinatura. A assinatura decorre no serviço de assinatura próprio do Flowtly.

Como enviar um contrato para assinatura

1. Abra o contrato

Vá a Contratos e abra o contrato que quer assinar. O contrato tem de ter um documento anexado — carregue um primeiro, se necessário.

2. Coloque os campos de assinatura (opcional)

Clique em Enviar para assinatura. O Flowtly abre uma pré-visualização do documento onde pode arrastar campos de assinatura para as páginas. Este passo é opcional — pode enviar sem colocar campos. Se os colocar, adicione um para o signatário da sua organização e outro para a contraparte, reposicione ou redimensione conforme necessário e prossiga.

3. Adicione signatários e envie

Introduza os endereços de e-mail de todos os signatários necessários (o seu signatário interno e o contacto da contraparte). Reveja o assunto e a mensagem pré-preenchidos e clique em Enviar. Cada signatário recebe um e-mail com a sua identidade e um link seguro para a página de assinatura.

4. Os signatários concluem a assinatura

Quando um signatário clica no link, chega à página de assinatura do Flowtly. Aí:

  1. Revê o documento completo
  2. Clica no seu campo de assinatura
  3. Desenha ou escolhe um estilo de assinatura
  4. Recebe um código de uso único por e-mail e introduz-o para confirmar a identidade
  5. Submete — o Flowtly regista a assinatura, a data e hora e o endereço IP

O processo repete-se para cada signatário necessário. Pode acompanhar o progresso a partir do contrato.

5. Receba os documentos selados

Depois de todas as partes assinarem, o Flowtly automaticamente:

  • Gera um PDF selado — bloqueado criptograficamente, para que qualquer adulteração seja detetável
  • Anexa um certificado de auditoria com o nome, o e-mail, a data e hora e o método de verificação de cada signatário
  • Notifica todas as partes por e-mail com um link para descarregar os documentos finais

Concluída a assinatura, o Flowtly produz um PDF selado e um certificado de auditoria, disponíveis a partir do pedido de assinatura (e ligados ao contrato).

O que o signatário vê

Os signatários não precisam de conta no Flowtly. Recebem um e-mail simples com a identidade da sua organização e clicam num único link. A página de assinatura é limpa e funciona bem no telemóvel. Depois de introduzirem o OTP, obtêm confirmação imediata e podem descarregar o documento assinado.

Quando usar assinaturas eletrónicas

Use a assinatura eletrónica em contratos em que precisa de um registo claro e auditável do acordo — contratos de trabalho, contratos de serviço, acordos de confidencialidade, contratos com fornecedores — sem encaminhar os documentos por uma ferramenta separada como o DocuSign ou o Adobe Sign.

Mapa de ligações

Refere-se aConsomeParte deDerivado de
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invoice faturado a counterparty. invoice tributado por tax-group. cost imputa a budget. cost devido a counterparty. bank-transaction reconciliado com invoice. contract planeia payment-schedule-line. contract anexado a budget. budget abrange project. invoice faturado a partir de project. project ligado a budget. lead torna-se counterparty. deal vendido a counterparty.faturado atributado porimputa adevido areconciliado complaneiaanexado aabrangefaturado a partir deligado atorna-sevendido aFFatura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FaturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impostos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impostosCCusto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CustoOOrçamento — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.OrçamentoMMovimento bancário — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancárioCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoPPrestação do plano de pagamentos — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Prestação do plano de…PProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoPPotencial cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencial clienteNNegócio — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Negócio