Verificações de integridade de contratos

O Flowtly verifica cada contrato quanto aos dados necessários para o planeamento e assinala os que faltam. Um contrato com uma verificação pendente permanece na lista de pendentes, tornando as lacunas visíveis diretamente a partir da vista de lista sem ter de abrir cada registo.

A marcação é um convite para agir, não um bloqueio. O contrato continua a funcionar — pode ser editado, associado a um orçamento e faturado — mesmo que a verificação esteja pendente.

O que é verificado

Um contrato pode ter uma ou mais das seguintes marcações:

• "Missing contract document" — não foi anexado nenhum ficheiro assinado.
• "Missing counterparty" — a contraparte não está registada.
• "Missing project" — o contrato não está associado a nenhum projeto.
• "Missing payment schedule" — o contrato não tem linhas de plano de pagamentos.
• "Missing total amount" — não está guardado nenhum valor global.
• "Missing start/end dates" — o prazo não está especificado.

Um contrato sem nenhuma destas marcações apresenta "No issues".

Indicar que uma verificação não se aplica

Alguns contratos nunca satisfarão uma determinada verificação, independentemente do tempo que figurem na lista. Um fornecedor vinculado através da aceitação por clique das condições publicadas não produz por natureza nenhum PDF assinado; um custo que cobre toda a organização não pertence a nenhum projeto único; um trabalho faturado ao custo real não tem prestações a planear. Deixados a si próprios, tais contratos aparecem permanentemente na lista de pendentes, e uma lista que tem sempre entradas é uma lista que ninguém lê.

"Checks that do not apply", na secção "Details" do contrato, permitem registá-lo. Estão disponíveis três declarações:

• "This contract will never have a signed document" — em caso de aceitação por clique das condições publicadas, acordos verbais ou um exemplar armazenado numa plataforma de assinatura externa.
• "This contract will never belong to a project" — em caso de custos que cobrem toda a organização, como comissões bancárias, subarrendamento de escritório ou externalização geral.
• "This contract will never have a payment schedule" — em caso de trabalho faturado ao custo real ou pagamento único já efetuado.

Uma vez efetuada a declaração, o contrato deixa de ser marcado para essa verificação e sai da lista de pendentes nesse sentido. A declaração pode ser revogada em qualquer momento.

"Never" não significa «ainda não»

Assinale a caixa apenas se o contrato realmente nunca terá a informação em questão. Se um documento simplesmente ainda não foi carregado, ou se um plano de pagamentos ainda está por introduzir, deixe a caixa por assinalar e o contrato na lista até que esteja completo. As declarações dizem algo permanente sobre o acordo — não são uma forma de remover uma marcação que preferiríamos tratar mais tarde.

Cada declaração aparece exclusivamente quando a verificação a que responde não está atualmente a passar, ou quando a declaração já foi efetuada — um contrato que já tem um projeto não oferece a janela de projeto, e uma caixa assinalada permanece no ecrã para poder ser desmarcada.

Contratos recorrentes

Um contrato marcado como recorrente não é de todo verificado para um plano de pagamentos e, portanto, nunca é marcado por esse motivo. A declaração de plano de pagamentos não altera nada num contrato recorrente e não é oferecida, a não ser que tivesse sido definida anteriormente.

Exemplos de utilização

• Um fornecedor vinculado através da aceitação por clique das condições gerais publicadas, para o qual nunca existirá um ficheiro assinado para anexar.
• Custos que cobrem toda a organização, como uma comissão bancária ou o subarrendamento de um escritório, que não pertencem a nenhum projeto único.
• Trabalho faturado ao custo real onde as prestações nunca são planeadas antecipadamente.
• Limpeza da lista de pendentes para os contratos que realmente ainda requerem trabalho, para que as marcações restantes mereçam atenção.