Iniciar um contrato e rever um carregamento

Equipa Editorial Flowtly5 min

Um contrato chega ao Flowtly de duas formas: escreve-o ou carrega o documento assinado e deixa o Flowtly lê-lo. Ambas começam em "New contract" na lista "Contracts".

Escrevê-lo

"New contract" → "Manual entry" abre o formulário do contrato. São obrigatórias três coisas antes de "Save" ficar disponível: um "Name", a direção ("Purchase" ou "Sales") e a "Currency", que começa com a moeda da sua organização. Tudo o resto pode esperar, incluindo a contraparte: um contrato cuja outra parte ainda não foi escolhida é um estado normal, não um estado inacabado.

Carregar o documento assinado

"New contract" → "Via upload" abre uma área para largar ficheiros na lista. Largue aí os ficheiros ou clique em "choose a file":

  • PDF, PNG ou JPEG, até 20 MB cada.
  • Vários ficheiros de uma vez não são problema, e um ficheiro que o Flowtly já tem é detetado antes de se tornar um segundo contrato. Ambos os casos estão descritos em Contratos.

Quando há pelo menos um ficheiro carregado, "Go to review" abre o ecrã de revisão. Mais tarde, o separador "Awaiting sorting" na lista de contratos leva ao mesmo sítio e mostra quantos carregamentos continuam à espera.

O ecrã de revisão

"Review extracted contracts" tem três painéis lado a lado, empilhados num ecrã estreito.

A fila, à esquerda. Todos os carregamentos à espera de revisão, com uma caixa de pesquisa sobre nomes e nomes de ficheiros. Cada linha indica em que ponto está: Analysing the contract…, Ready to review, Saved ou um problema. Uma linha que falhou ou que está a ser lida há mais de dez minutos oferece "Re-extract" ou "Upload again", consoante o que puder ajudar.

O documento, ao centro. O próprio ficheiro assinado, para ler enquanto verifica os valores. É apenas para visualização.

Os detalhes, à direita. O que o Flowtly leu do documento, pronto para verificar:

  • "Counterparty (from analysis)": os clientes ou fornecedores existentes sobre os quais o contrato pode ser, mais "Create new from extracted" com o nome e o NIF que encontrou, e "Pick existing…" para procurar outro. A forma como as sugestões são escolhidas está em Contratos.
  • "Prices in this contract" e "Detected instalments": os montantes e o calendário de pagamentos encontrados no documento.
  • O próprio formulário do contrato: direção, nome, projeto, valor, prazo, condições de pagamento e notas. Uma alteração a um campo é guardada à medida que a faz.

Junto a cada valor lido do documento está uma referência ao local onde o Flowtly o encontrou; clique nela para abrir o documento nessa página. O que significam as referências está descrito em Contratos.

Enquanto um documento ainda está a ser lido, o painel di-lo e atualiza-se sozinho quando a leitura termina, normalmente em menos de um minuto.

Concluir a revisão

  • "Save & validate" aceita o contrato. Associa ou cria a contraparte que escolheu, marca o carregamento como revisto e abre o contrato na lista de contratos.
  • "Reject" elimina o contrato criado a partir desse carregamento, depois de perguntar primeiro, e passa ao carregamento seguinte da fila.
  • "Re-extract" lê o documento outra vez e substitui os campos, por isso pergunta primeiro. Quando uma leitura falha, Contratos explica que falhas uma segunda leitura pode corrigir.

Ao guardar, são verificadas duas coisas sobre uma nova contraparte. O contrato precisa primeiro de uma direção, porque a direção decide se o novo registo é um cliente ou um fornecedor. E um novo cliente num contrato "Sales" precisa de um país e de uma moeda. Para uma empresa polaca com NIF, o Flowtly preenche a morada a partir do registo nacional quando consegue.

Uma contraparte que já existe

Se o nome ou o NIF que o Flowtly leu pertence a uma contraparte que já tem, o ecrã di-lo antes de criar uma segunda, por exemplo "Acme" already exists as supplier. Quando ao registo existente só falta a função de que este contrato precisa, um clique adiciona essa função, por exemplo Add client role to "Acme", e seleciona-o.

Se avançar e criar mesmo assim a nova contraparte, "Possible duplicate" pergunta mais uma vez: adicionar a função em falta ao registo existente, abri-lo ou criar um registo separado com o mesmo nome.

Exemplos de utilização

  • Carregar de uma só vez uma pasta de contratos de fornecedores assinados e, depois, tratá-los um a um na fila.
  • Registar um concurso antes de ser adjudicado com "Manual entry", deixando a contraparte vazia.
  • Verificar o calendário de pagamentos que o Flowtly leu em relação ao texto assinado, saltando para a página citada.
  • Evitar criar um fornecedor duas vezes quando a mesma empresa já é um dos seus clientes.