Електронні підписи

Редакція Flowtly3 min

Електронні підписи дозволяють надіслати договір на підписання безпосередньо з Flowtly — без сторонніх інструментів. Обидві сторони підписують документ онлайн, а особа кожного підписанта підтверджується одноразовим кодом (OTP). Після того як усі сторони підпишуть, Flowtly створює запечатаний PDF-файл та сертифікат аудиту.

Що ви отримуєте

  • Надсилання з додатку — ініціюйте процес підписання прямо з картки договору, не виходячи з Flowtly
  • Поля для підпису перетягуванням — розмістіть поля саме там, де кожна сторона має підписати
  • Верифікація OTP — кожен підписант підтверджує особу одноразовим кодом, надісланим на електронну пошту
  • Брендовані листи для підписання — вихідні листи містять назву та логотип вашої організації
  • Запечатаний PDF + сертифікат аудиту — кінцевий документ із криптографічним захистом та повний журнал: хто підписав, коли і з якої IP-адреси

Де знайти

Відкрийте договір у розділі /contracts і скористайтеся дією Надіслати на підписання. Підписання відбувається на спеціалізованому сервісі Flowtly за адресою sign.flowtly.eu.

Як надіслати договір на підписання

1. Відкрийте договір

Перейдіть до розділу Договори та відкрийте потрібний договір. До договору має бути прикріплений документ — за потреби завантажте його.

2. Розмістіть поля для підпису (необов'язково)

Натисніть Надіслати на підписання. Flowtly відкриє попередній перегляд документа, де за бажанням ви зможете перетягувати поля для підпису на сторінки. Цей крок необов'язковий — документ можна надіслати без жодних полів. Якщо ви вирішите їх додати, розмістіть одне поле для підписанта з боку вашої організації та одне — для контрагента, відрегулюйте положення й розмір, а потім продовжте.

3. Додайте підписантів і надішліть

Введіть адреси електронної пошти всіх необхідних підписантів (внутрішній підписант та контакт з боку контрагента). Перевірте тему й текст листа, а потім натисніть Надіслати. Кожен підписант отримає брендований лист із захищеним посиланням на сторінку підписання.

4. Підписанти підписують документ

Перейшовши за посиланням, підписант потрапляє на сторінку Flowtly (sign.flowtly.eu). Далі він:

  1. Знайомиться з повним документом
  2. Натискає своє поле для підпису
  3. Малює або вибирає стиль підпису
  4. Отримує одноразовий код на пошту та вводить його для підтвердження особи
  5. Підтверджує — Flowtly фіксує підпис, мітку часу та IP-адресу

Процес повторюється для кожного необхідного підписанта. Хід підписання можна відстежувати з картки договору.

5. Отримайте запечатані документи

Після того як усі сторони підпишуть, Flowtly автоматично:

  • Генерує запечатаний PDF — криптографічно захищений, тому будь-яке втручання легко виявити
  • Додає сертифікат аудиту з іменем, електронною поштою, міткою часу та способом верифікації кожного підписанта
  • Надсилає всім сторонам повідомлення з посиланням для завантаження кінцевих документів

Після завершення підписання Flowtly створює запечатаний PDF та сертифікат аудиту, доступні із запиту на підписання (з посиланням із договору).

Що бачить підписант

Підписанту не потрібен обліковий запис у Flowtly. Він отримує чіткий брендований лист від вашої організації та натискає одне посилання. Сторінка підписання зручна та адаптована для мобільних пристроїв. Після введення OTP-коду підписант одразу отримує підтвердження й може завантажити підписаний документ.

Коли використовувати електронні підписи

Використовуйте електронні підписи для договорів, де потрібен чіткий, доступний для аудиту запис про згоду — трудові договори, договори про надання послуг, NDA, договори з постачальниками — не передаючи документи через окремий інструмент на зразок DocuSign чи Adobe Sign.

Маршрути в додатку

Карта зв'язків

Посилається наСпоживаєЧастинаПохідне від
Описано тутОписано в іншому місці
invoice виставляється на counterparty. invoice оподатковується tax-group. cost списує на budget. cost належить до сплати counterparty. bank-transaction звірено з invoice. contract планує payment-schedule-line. contract долучено до budget. budget охоплює project. invoice списується з project. project повʼязано з budget. lead стає counterparty. deal продано counterparty.виставляється наоподатковуєтьсясписує наналежить до сплатизвірено зплануєдолучено доохоплюєсписується зповʼязано зстаєпроданоРРахунок — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.РахунокККонтрагент — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.КонтрагентППодаткова група — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Податкова групаВВитрата — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.ВитратаББюджет — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.БюджетББанківська операція — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Банківська операціяККонтракт — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.КонтрактППлатіж за графіком — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Платіж за графікомППроєкт — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ПроєктППотенційний клієнт — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Потенційний клієнтУУгода з продажу — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Угода з продажу