Економіка замовлення
Замовлення на закупівлю — це контракт із проєктом за ним, і він ведеться у двох розділах цього контракту: Позиції замовлення, де ви записуєте домовлене, і Економіка замовлення, де Flowtly перечитує ті самі позиції поруч із тим, що сталося насправді.
Економіка замовлення лише звітує й нічого не змінює. Кожне число в ній обчислюється в момент відкриття — з позицій замовлення, із часу, зафіксованого на проєкті контракту, з рахунків, виставлених за контрактом, і з витрат, віднесених на проєкт.
Позиції замовлення: те, що домовлено
Кожна позиція належить до одного з двох типів, і вони не взаємозамінні.
- Позиція Роль вказує роль із ваших Посад, Ставку за годину та Оцінені години, на які ви розраховуєте.
- Позиція Результат називає підсумок і його ціну. Вона не має ні ролі, ні оцінених годин, і ці поля не пропонуються — ніщо в зафіксованому часі не каже, якого саме результату він стосувався, тож не було б фактичного значення, з яким порівняти оцінку.
Додати позицію замовлення розташовано під наявними. Ставка приймає щонайбільше чотири знаки після коми, години — два; усе інше відхиляється з поясненням причини, а не округлюється до числа, якого ви не вводили. Ніщо не перемножується і жодна сума не зберігається — ставка є ставкою, а оцінка оцінкою.
Замовлення без позицій показує Позицій замовлення ще немає, а Економіка замовлення — Порівнювати ще немає з чим: таблиця є перечитуванням позицій, тож їй немає чого показати, доки їх не існує.
Два розділи мають різні дозволи
Запис оцінки нічого не говорить про чиюсь оплату, тому Позиції замовлення доступні тим, хто керує контрактами або бюджетами. Економіка замовлення містить вартість годин, тому потребує ще й дозволу бачити прибутковість проєкту — а той, хто його не має, отримує не порожню таблицю, а взагалі не бачить цього розділу. Той, хто пише замовлення, і той, хто читає його маржу, — зазвичай різні люди, і саме тому розділи розведені.
Див. Дозволи та Групи дозволів.
Період, якого стосуються числа
Над таблицею Період називає проміжок, якому підпорядковане кожне число. Це власний термін контракту — його дати Від і До — а кінець, який так і не встановили, читається як відкритий, тобто без жодної межі, а не «до сьогодні».
Контракт без обох дат не показує рядка періоду взагалі, і його числа тоді охоплюють усе, що є.
Період названо, а не налаштовують тут: щоб його змінити, змініть дати контракту. Число поза терміном до таблиці не входить, тож позиція, що виглядає порожньою на контракті з вузько заданими датами, говорить про період, а не про роботу.
Що означає кожен стовпець
| Стовпець | Що означає |
|---|---|
| Позиція | Опис позиції або назва ролі, яку вона оцінює. |
| Ставка | Домовлена ставка — за годину на позиції ролі, уся ціна на результаті. |
| Оцінка | Години, записані в позиції. |
| Факт | Години, зафіксовані в цій ролі на проєкті контракту. |
| Різниця | Факт мінус оцінка, зі знаком: +6 год. — більше за оцінку, -6 год. — менше. |
| Вартість ресурсів | Скільки ці години коштували, за власною ставкою витрат кожної людини на день фіксації. |
Два моменти, яких сам лише перелік стовпців не повідомляє:
- Години й витрати належать проєкту, а не замовленню. Ніщо із зафіксованого часу й ніщо з витрат не вказує замовлення на закупівлю, тож числа читаються з проєкту контракту та його підпроєктів. Два замовлення на одному проєкті читають ті самі години — див. Коли той самий проєкт має інший контракт нижче.
- Години людини, яка того дня не має чинної угоди, зараховуються як години, без вартості. Їх не відкидають, тож години правдиві, а вартість ресурсів поруч — занижена. Відсутню ставку витрат варто виправити, а не обходити.
Більше за оцінку — це попередження, а не межа
Позиція, фактичні години якої перевищили її оцінку, позначається знаком попередження, і при наведенні видно: Більше за оцінку. Лише попередження — ніщо не заважає фіксувати далі час.
І це вся його дія. Ніщо не відхиляє запис часу через те, що оцінку вичерпано, ніщо не закриває позицію і нікого не просять погодити перевищення. Позначка існує, щоб перевищення помітили, поки робота ще триває.
Риска — це не нуль
Риска в клітинці означає, що число неможливо назвати. 0 означає, що його назвали і воно дорівнює нулю. Ці два випадки свідомо розведені, і прочитати один як інший — найлегша помилка в цій таблиці.
Риску дають три випадки, і кожен потребує іншої реакції.
- Позиція результату ніколи не має годин. Ні оцінки, ні факту, ні різниці. Зафіксований час вказує проєкт, а не результат, тож нічого немає що їй віднести. Її ставка — це її ціна, а робота за нею виявляється в годинах тих ролей, які її виконали.
- Дві позиції, що оцінюють ту саму роль. Їхні години неможливо розрізнити — ніщо в записі часу не каже, під якою з двох позицій працювали, — тож жодна позиція їх не бере, і обидві позначено як години неможливо рознести. Години не зникають: їх подано під таблицею, а не поділено між позиціями на здогад.
- Година, якої не бере жодна окрема роль, подається під таблицею окремо й ніколи не розкидається по позиціях. Рядок під таблицею рахує години та їхню вартість і називає причину: стільки записів без запланованої людини, стільки з двома ролями того дня.
Четвертий рядок під таблицею охоплює години, які все ж дісталися ролі, але її не оцінює жодна окрема позиція: …відпрацьовано в ролях, які не оцінює жодна окрема позиція. Це зазвичай означає, що в замовленні брак позиції або їх дві там, де потрібна одна.
Висновок із цього варто сказати прямо: стовпець Вартість ресурсів не складається в суму Вартість ресурсів. Сума охоплює кожну годину, зафіксовану на проєкті в цьому періоді, зокрема години, яких не змогла взяти жодна позиція. Різниця між ними — це точно те, про що звітують рядки під таблицею.
Звідки береться роль години
Ніщо, записане в обліку часу, не каже, яку роль виконувала людина. Flowtly виводить це з плану забезпечення: із підтверджених бронювань цієї людини на цьому проєкті, що покривають той день.
- Одна роль або кілька бронювань, які всі називають ту саму роль — години належать цій ролі.
- Жодного бронювання або два бронювання з різними ролями — години йдуть до описаного вище рядка нерознесених. Їх ніколи не ділять між кандидатами і ніколи не припускають роль із більшим навантаженням, бо число на роль, яке насправді є здогадом, гірше за число, що каже: невідомо.
- Бронювання, свідомо записане без ролі, не додає жодної ролі, тож день, покритий лише таким, читається як «нікого не заплановано».
Отже, засіб проти великого числа нерознесених годин зазвичай лежить у плані, а не в замовленні: підтвердьте бронювання або поставте людину на одну роль на цей період. Див. Облік часу.
Витрати, віднесені на проєкт
Під таблицею Витрати, віднесені на проєкт перелічує рахунки постачальників, витрати й платежі, які проєкт контракту поніс у цьому періоді — кожне з датою та часткою, призначеною цьому проєктові, а не весь документ. Витрата без власної назви подається як Витрата без назви.
Рядок із нулем залишається, а не ховається. Призначення, свідомо зведене до нуля, — це рішення, яке хтось ухвалив, і вилучення його зі списку виглядало б так, ніби його ніколи не вводили.
Чотири суми і дві, яких не додають
| Сума | Що це |
|---|---|
| Виставлено | Що виставлено за цим контрактом. |
| Вартість ресурсів | Скільки коштували зафіксовані години. |
| Пов'язані витрати | Сума витрат, віднесених на проєкт. |
| Маржа | Виставлено мінус вартість ресурсів мінус пов'язані витрати. |
Виставлено — це те, що виписано, а не те, що оплачено. Рахується кожен рядок рахунку на продаж, виставленого за контрактом, з моменту існування рахунку й незалежно від того, чи клієнт його оплатив; чернетки та видалені рахунки залишаються поза. Рахунок рахується в періоді, в який припадає його дата продажу, суми — нетто після знижки й переведені за власним курсом рахунку. Рядок, який не вказує проєкту, теж рахується — рахунки за рамковим контрактом часто жодного не вказують, — тоді як рядок, що вказує проєкт поза проєктом цього контракту, належить тому проєктові й залишається поза.
Вартість ресурсів і пов'язані витрати свідомо розведені, і продукт поруч каже, чому:
Вартість ресурсів і пов'язані витрати свідомо розділені: підрядник B2B, який і фіксує час, і виставляє рахунок, врахований у обох, тому маржа занижена, доки це не вирішать. Не додавайте ці дві суми.
Тому на замовленні, укомплектованому підрядниками, які виставляють рахунки за власні години, вважайте маржу нижньою межею, а не числом: справжня маржа — це те число плюс те, що ці люди виставили за години, які самі ж і зафіксували. Витрати, віднесені на проєкт перелічує рахунки за пов'язаною витратою, а Облік часу — години за вартістю ресурсів; саме там накладання видно. Замовлення, укомплектоване лише працівниками або лише підрядниками, які не фіксують час, це не торкається.
На бюджетній поверхні той самий випадок рахується один раз — там підрядник, який ще й фіксує час, врахований одноразово, як описує Звіт про прибутки, збитки та прогноз бюджету. Ці дві поверхні справді різні, тож маржа тут і бюджетне число про тих самих людей не мусять збігатися.
Коли той самий проєкт має інший контракт
Коли другий контракт вказує той самий проєкт, над таблицею з'являється повідомлення: Інший договір використовує той самий проєкт, тому години, вартість ресурсів і пов'язані витрати нижче належать проєкту — а не лише цьому замовленню.
Читайте це як твердження про кожне число нижче, а не як примітку. Виставлено залишається власним для цього контракту, бо рахунок виставляють за одним контрактом; усе, що виведено з проєкту, є спільним, тож два замовлення на одному проєкті звітують одні й ті самі години та витрати. Там, де це заважає, дайте кожному замовленню власний проєкт — достатньо підпроєкту проєкту клієнта, і обидва замовлення залишаються читабельними.
Контракт, який не вказує проєкту, каже про це замість показувати таблицю: Цей договір не вказує проєкту, тому ні зафіксованих годин, ні витрат прочитати неможливо.
Один рахунок постачальника на два проєкти
Рахунок, поділений між проєктами, вносить сюди власну частку, а решту — до іншого проєкту. Сам поділ вводиться не на цьому екрані: він належить вхідному рахунку, розділу Категоризація, де кожен проєкт отримує свій рядок і свою суму. Витрати, віднесені на проєкт є перечитуванням того поділу.
З цього випливають дві речі. Суми тут ніколи не перевищують рахунок, бо кожен проєкт несе лише свою частину; а рахунок, поділ якого не складається в його суму нетто, залишає частину витрати ні на кому, тому її позначають на документі, а не тихо відсутньою в маржі замовлення. Див. Управління транзакціями щодо поділу та Вкладення до транзакцій щодо позначки.
Приклади використання
- Керівник поставки, який оцінює наступний етап замовлення, читає Різницю за кожною роллю на поточному і закладає наступне замовлення з того, скільки робота справді забрала, а не з минулої оцінки.
- Контролер бачить під таблицею велике значення години неможливо рознести, знаходить дві позиції, що оцінюють ту саму роль, і зводить їх в одну, щоб години потрапили на позицію.
- Керівник проєкту читає число нерознесених із записами без запланованої людини, підтверджує відсутні бронювання, і години переходять на свої ролі.
- Відповідальний за фінанси, переглядаючи замовлення з підрядниками, вважає його Маржу нижньою межею і зіставляє рахунки підрядників із зафіксованими годинами, перш ніж передавати число далі.
- Менеджер клієнта відкриває замовлення на спільному проєкті, читає повідомлення над таблицею і дає наступному замовленню власний підпроєкт, щоб обидва перестали звітувати години одне одного.