Вкладення до транзакцій
Вкладка Вкладення до транзакцій у Flowtly — це централізований простір для зберігання та управління файлами, пов'язаними з фінансовими транзакціями. Ця функція забезпечує правильну прив'язку всіх платіжних записів, рахунків та підтверджуючих документів, забезпечуючи прозорість і відповідність вимогам у фінансових операціях. Ця функціональність також дозволяє користувачам управляти документами та файлами окремо від конкретних транзакцій.
Ця вкладка забезпечує структурований огляд усіх завантажених вкладень, пов'язаних з транзакціями. Основні функції включають:
- Перегляд усіх вкладень до транзакцій в одному місці.
- Ідентифікація та управління непов'язаними (очікуючими) вкладеннями.
- Завантаження нових вкладень вручну.
- Редагування та видалення наявних вкладень.
Усі вкладення відсортовані за датою. Під кожною датою відображаються всі транзакції, отримані в цей день. Кожне вкладення відображається з такими деталями:
- Назва файлу — назва завантаженого вкладення (наприклад, рахунок, квитанція).
- Назва підрядника — підрядник, пов'язаний з транзакцією, відображається під назвою файлу.
- Сума — сума транзакції для довідки.
- Пов'язаний місяць / Дата отримання — фінансовий місяць обробки транзакції та дата отримання.
- Вкладення — файл, прив'язаний до вкладення.
- Перегляд — дозволяє попередньо переглянути прикріплений файл.
- Редагування та видалення — дозволяє змінювати або видаляти вкладення.
Додавання та управління вкладеннями
Щоб завантажити нове вкладення:
- Натисніть кнопку «Додати вкладення» у верхньому правому куті.
- Вкажіть назву.
- Оберіть пов'язаного підрядника (витрату) з раніше створених підрядників.
- Вкажіть суму вкладення.
- Оберіть валюту.
- Оберіть файл з комп'ютера та завантажте його.
- Вкажіть дату отримання вкладення.
- Вкажіть пов'язаний місяць вкладення.
- Натисніть «Зберегти» для завершення додавання вкладення.
Управління очікуючими вкладеннями
Очікуючі вкладення — це файли, завантажені у Flowtly, але ще не прив'язані до транзакції. Вони можуть включати:
- Рахунки, завантажені до запису відповідної транзакції.
- Документи, додані вручну, які потрібно прив'язати до правильної витрати.
- Файли, що потребують перевірки перед прив'язкою.
Для забезпечення фінансової точності ці вкладення мають бути зіставлені з відповідними транзакціями.
Приклади використання
- Прив'язка PDF-рахунку постачальника безпосередньо до конкретної платіжної транзакції для аудиту та ведення обліку.
- Завантаження фотографії паперової квитанції за витратами співробітника, яка пізніше буде зіставлена з відповідною банківською транзакцією.
- Централізація всіх контрактних угод та графіків платежів для забезпечення зручного доступу та відповідності вимогам.
- Управління непов'язаними документами (наприклад, рахунками, отриманими завчасно) до моменту запису відповідної фінансової транзакції в системі.