Вкладення до транзакцій

Вкладка Вкладення до транзакцій у Flowtly — це централізований простір для зберігання та управління файлами, пов'язаними з фінансовими транзакціями. Ця функція забезпечує правильну прив'язку всіх платіжних записів, рахунків та підтверджуючих документів, забезпечуючи прозорість і відповідність вимогам у фінансових операціях. Ця функціональність також дозволяє користувачам управляти документами та файлами окремо від конкретних транзакцій.

Ця вкладка забезпечує структурований огляд усіх завантажених вкладень, пов'язаних з транзакціями. Основні функції включають:

• Перегляд усіх вкладень до транзакцій в одному місці.
• Ідентифікація та управління непов'язаними (очікуючими) вкладеннями.
• Завантаження нових вкладень вручну.
• Редагування та видалення наявних вкладень.

Усі вкладення відсортовані за датою. Під кожною датою відображаються всі транзакції, отримані в цей день. Кожне вкладення відображається з такими деталями:

• Назва файлу — назва завантаженого вкладення (наприклад, рахунок, квитанція). Це ім'я файлу в тому вигляді, в якому він був завантажений; дивіться розділ Номер документа і назва файлу нижче.
• Назва підрядника — підрядник, пов'язаний з транзакцією, відображається під назвою файлу.
• Сума — сума транзакції для довідки.
• Пов'язаний місяць / Дата отримання — фінансовий місяць обробки транзакції та дата отримання.
• Вкладення — файл, прив'язаний до вкладення.
• Перегляд — дозволяє попередньо переглянути прикріплений файл.
• Редагування та видалення — дозволяє змінювати або видаляти вкладення.

Додавання та управління вкладеннями

Щоб завантажити нове вкладення:

• Натисніть кнопку «Додати вкладення» у верхньому правому куті.
• Вкажіть назву.
• Оберіть пов'язаного підрядника (витрату) з раніше створених підрядників.
• Вкажіть суму вкладення.
• Оберіть валюту.
• Оберіть файл з комп'ютера та завантажте його.
• Вкажіть дату отримання вкладення.
• Вкажіть пов'язаний місяць вкладення.
• Натисніть «Зберегти» для завершення додавання вкладення.

Управління очікуючими вкладеннями

Очікуючі вкладення — це файли, завантажені у Flowtly, але ще не прив'язані до транзакції. Вони можуть включати:

• Рахунки, завантажені до запису відповідної транзакції.
• Документи, додані вручну, які потрібно прив'язати до правильної витрати.
• Файли, що потребують перевірки перед прив'язкою.

Для забезпечення фінансової точності ці вкладення мають бути зіставлені з відповідними транзакціями.

Номер документа і назва файлу

Завантажений документ витрат має два окремих ідентифікатори — варто знати, який саме відображається.

• Назва файлу — це назва завантаженого файлу або назва, введена вручну при додаванні вкладення. Саме під цією назвою документ відображається в списку вкладень: файл, збережений як Figma_Invoice.pdf, буде зазначено саме так.
• Номер документа — це номер рахунку або квитанції, надрукований на самому документі. Він зчитується автоматично, якщо це можливо, і зберігається окремо від назви файлу.

Завдяки тому, що обидва ідентифікатори зберігаються окремо, назва файлу, яка щось означає для вас — постачальник, послуга, період — залишається після завантаження, а номер документа залишається доступним там, де потрібен саме номер, а не мітка.

Там, де важливий номер, використовується номер. Бухгалтерські експорти та поля документів закупівлі використовують номер документа, а рядки витрат у бюджетних звітах і звітах про прибутки та збитки також позначаються ним. Якщо номер документа неможливо було зчитати, ці місця повертаються до назви файлу — жоден рядок не залишається без мітки.

Пошук охоплює обидва ідентифікатори. Введення частини номера рахунку знаходить документ, навіть якщо його назва файлу зовсім не схожа на цей номер, і введення частини назви файлу також знаходить його.

Теги, що автоматично присвоюються документу витрат, порівнюються з обома ідентифікаторами — описова назва файлу може залучити тег, який номер документа сам по собі не відповідав би.

Вкладення, додані до того, як номер документа отримав власне поле, відображаються під цим номером, а не під назвою файлу, і ретроактивно не перейменовуються. Тому довгий список може містити суміш обох варіантів. Редагування вкладення дозволяє встановити потрібну назву для будь-якого окремого рядка.

Приклади використання

• Прив'язка PDF-рахунку постачальника безпосередньо до конкретної платіжної транзакції для аудиту та ведення обліку.
• Завантаження фотографії паперової квитанції за витратами співробітника, яка пізніше буде зіставлена з відповідною банківською транзакцією.
• Централізація всіх контрактних угод та графіків платежів для забезпечення зручного доступу та відповідності вимогам.
• Управління непов'язаними документами (наприклад, рахунками, отриманими завчасно) до моменту запису відповідної фінансової транзакції в системі.