Вкладення до транзакцій

Вкладка Вкладення до транзакцій у Flowtly — це централізований простір для зберігання та управління файлами, пов'язаними з фінансовими транзакціями. Ця функція забезпечує правильну прив'язку всіх платіжних записів, рахунків та підтверджуючих документів, забезпечуючи прозорість і відповідність вимогам у фінансових операціях. Ця функціональність також дозволяє користувачам управляти документами та файлами окремо від конкретних транзакцій.

Ця вкладка забезпечує структурований огляд усіх завантажених вкладень, пов'язаних з транзакціями. Основні функції включають:

Перегляд усіх вкладень до транзакцій в одному місці.
Ідентифікація та управління непов'язаними (очікуючими) вкладеннями.
Завантаження нових вкладень вручну.
Редагування та видалення наявних вкладень.

Усі вкладення відсортовані за датою. Під кожною датою відображаються всі транзакції, отримані в цей день. Кожне вкладення відображається з такими деталями:

Назва файлу — назва завантаженого вкладення (наприклад, рахунок, квитанція). Це ім'я файлу в тому вигляді, в якому він був завантажений; дивіться розділ Номер документа і назва файлу нижче.
Контрагент — контрагент, пов'язаний з транзакцією, відображається під назвою файлу.
Сума — сума транзакції для довідки.
Пов'язаний місяць / Дата отримання — фінансовий місяць обробки транзакції та дата отримання.
Вкладення — файл, прив'язаний до вкладення.
Перегляд — дозволяє попередньо переглянути прикріплений файл.
Редагування та видалення — дозволяє змінювати або видаляти вкладення.

Які файли відкриваються у попередньому перегляді

Перегляд файлу відкриває його на місці, якщо його формат відображається як фіксована сторінка або зображення — PDF або зображення у поширеному форматі фотографій, як-от JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC/HEIF або TIFF. Це охоплює рахунки-фактури, квитанції та сфотографовані документи, що складають майже все, що тут зберігається.

Будь-який інший формат завантажується замість відображення і відкривається у програмі на комп'ютері, яка його підтримує. Сюди входять типи файлів, що можуть містити інструкції разом із вмістом, — серед них векторні зображення та вебсторінки — які ніколи не рендеряться всередині Flowtly, незалежно від того, хто їх завантажив. Сам файл залишається незмінним і повним: відрізняється лише місце, де він відкривається.

Додавання та управління вкладеннями

Щоб завантажити нове вкладення:

Натисніть кнопку «Додати вкладення» у верхньому правому куті.
Вкажіть назву.
Оберіть пов'язаного контрагента з довідника контрагентів.
Вкажіть суму вкладення.
Оберіть валюту.
Оберіть файл з комп'ютера та завантажте його. Той самий файл рахунку не можна завантажити двічі: повторне завантаження відхиляється, а вікно завантаження пояснює причину.
Вкажіть дату отримання вкладення.
Вкажіть пов'язаний місяць вкладення.
Натисніть «Зберегти» для завершення додавання вкладення.

Управління очікуючими вкладеннями

Очікуючі вкладення — це файли, завантажені у Flowtly, але ще не прив'язані до транзакції. Вони можуть включати:

Рахунки, завантажені до запису відповідної транзакції.
Документи, додані вручну, які потрібно прив'язати до правильної витрати.
Файли, що потребують перевірки перед прив'язкою.

Для забезпечення фінансової точності ці вкладення мають бути зіставлені з відповідними транзакціями.

Створення тега під час додавання тегів до документа

Коли ви додаєте теги до документа витрат, а потрібного тега ще не існує, введіть його назву в полі вибору тегів. Адміністраторам для кожної групи тегів пропонується Створити «<name>» у групі <group>; вибір цього пункту створює тег у цій групі та прикріплює його до документа за один крок. Якщо ваш пошук збігається з тегами в деяких групах, відображаються лише ці групи разом із їхніми пунктами створення; назву, якої ніде не знайдено, можна створити в будь-якій групі. Інші ролі вибирають із наявних тегів.

Пошук зіставляє назву тега, його коротку мітку та опис і ігнорує регістр літер та діакритичні знаки, тож введення Oplaty знаходить тег із назвою Opłaty eksploatacyjne.

Додавання примітки до документа

Розділ Примітка на панелі документа зберігається сам, як і інші поля панелі: введіть примітку й клацніть поза полем. Кнопки «Зберегти» немає. Позначка підтверджує, що примітку збережено. Якщо зберегти не вдалося, введений текст залишається в полі, поруч показано причину, а кнопка повтору поруч зберігає той самий текст ще раз. Якщо очистити поле, примітку буде видалено.

Розподіл витрати на обліковий період

Документ може мати необов'язковий обліковий період — для витрати, що охоплює більше ніж один місяць, наприклад річної підписки. Для нього на панелі документа є окремий розділ Пов'язаний період, одразу під розділом Деталі. Відкрийте розділ і задайте Період від і Період до: кожна дата зберігається, щойно ви її оберете. Поки період задано, бюджетні відображення рівномірно розподіляють витрату по кожному його місяцю, а розділ показує дати навіть згорнутим. Дата початку, пізніша за дату кінця, не зберігається, а причина з'являється під полями. Банківська транзакція не має облікового періоду, тому на її панелі такого розділу немає.

Контрагент і пов'язаний місяць

Розділ Деталі на панелі документа містить поля Контрагенти та Пов'язаний місяць. На панелі банківської транзакції показано таку саму пару. У документі обидва поля необов'язкові, тож документ може залишатися на панелі без них, поки його ще перевіряють. Керувати контрагентом під цими двома полями відкриває вибраного контрагента, щоб ви могли змінити його назву, ролі та значення за замовчуванням; доки контрагента не вибрано, ця дія недоступна. Якщо ви можете керувати контрагентами, назва контрагента вгорі панелі відкриває той самий редактор. Щоб додати контрагента, якого ще не існує, введіть його назву в полі контрагента та виберіть Додати контрагента (див. Контрагенти).

Вхідний рахунок-фактура — це закупівля, тож його контрагент потребує ролі постачальника. Якщо контрагент не має картки постачальника, примітка під цими двома полями називає його й просить додати цьому контрагенту роль постачальника. Доки ви цього не зробите, пошук постачальників його не знайде.

Що станеться після прийняття пропозиції постачальника

Коли Flowtly пропонує постачальника для вхідного рахунку, картка пропозиції ще до прийняття повідомляє, що станеться після прийняття. Речення визначається за вашим списком контрагентів і повідомляє одне з такого:

Прийняття прив'язує цей рахунок до постачальника, який уже існує. Власний запис постачальника не змінюється.
Прийняття надає контрагентові, який уже є клієнтом, роль постачальника і прив'язує до нього рахунок. Другий контрагент для тієї самої сторони не створюється.
Прийняття створює нового постачальника під назвою з документа й прив'язує до нього рахунок.
Прийняття завершиться помилкою з однієї з трьох причин, які називає картка:
- наявний контрагент уже має таку назву або такий податковий номер. Скористайтеся Редагувати пропозицію, щоб натомість прив'язати цього контрагента, або спершу об'єднайте дублікат;
- відповідному клієнтові не можна автоматично надати роль постачальника, оскільки його дані постачальника пов'язані з іншим, прихованим записом контрагента. Зверніться до підтримки Flowtly, щоб це вирішити, або скористайтеся Редагувати пропозицію, щоб вибрати іншого постачальника;
- рахунок містить податковий номер іншої компанії, а не клієнта, якого називає картка. Скористайтеся Редагувати пропозицію, щоб вибрати або створити постачальника з податковим номером з рахунку.

Картка, прийняття якої завершиться помилкою, показується як попередження. Без нього картка виглядала б як та, що її можна прийняти, а відмова з'явилася б лише після натискання Прийняти.

Речення визначається щоразу, коли ви відкриваєте документ, а не в момент створення пропозиції. Тому документ, який чекав у вхідних, поки хтось вручну створив постачальника, повідомляє, що прийняття прив'яже його до наявного постачальника, а не створить нового. Щойно пропозицію прийнято, картка натомість повідомляє, що вона насправді зробила.

Платежі та контракт, пов'язані з документом

У розділі Пов'язані транзакції кожен платіж, пов'язаний із документом, наведено з описом, датою та сумою, а далі йдуть Відкрити та Відв'язати. Відв'язування платежу набуває чинності одразу, без підтвердження.

Розділ Категоризація показує контракт документа над вибором контракту, з кнопками Відкрити та Відв'язати. Відв'язати прибирає контракт із документа. Вибір іншого контракту в списку замінює поточний. Якщо в документа є контракт, окремий розділ Контракт також показує його, лише з кнопкою Відкрити. Поки цей розділ згорнуто, його рядок називає контракт.

Розподіл одного рядка рахунку між проєктами

Розподіл між проєктами можна задати для всього рахунку або для окремого його рядка. Власний розподіл рядка призначений для випадку, коли один рядок охоплює роботи для кількох проєктів, наприклад рядок облаштування приміщення, який ділять двоє орендарів.

У рядку скористайтеся + проєкт, щоб додати проєкт. Перший проєкт отримує весь рядок. Кожен доданий після нього проєкт починає з того, що залишилося від суми нетто рядка, а суму кожного проєкту можна редагувати. Суми мають давати в підсумку суму нетто рядка, і рядок повідомляє про це, коли це не так. Якщо є два проєкти, що дають у сумі рядок, зміна однієї суми переносить різницю на другу, тож рядок і далі сходиться. Видалення рядка проєкту прибирає його з розподілу рядка.

Сума нетто рядка — це сума в рядку або, якщо в рядка немає суми, його кількість, помножена на ціну за одиницю. Виняток становить документ, рядки якого дають у сумі його брутто, а не нетто, що трапляється, коли рядки введено як суми брутто. У такому разі суму нетто документа розподіляють між рядками пропорційно до їхніх сум, тож суми нетто рядків точно дають у підсумку суму нетто документа.

Розподіл рядка відображається однаково в усьому рахунку. Розподіл усього рахунку показує проєкти рядка лише для читання з позначкою Задано в рядку #n, редагуйте там і все одно враховує їх у своїй сумі. Рядок без власного проєкту показує, як його розподілив би розподіл усього рахунку.

Рядок із власним проєктом зберігає всю свою суму нетто на рівні рядка. Це стосується рядка, віднесеного до одного проєкту, і рядка, розподіленого між кількома проєктами, навіть коли один із його рядків викреслено або його суми не досягають суми нетто рядка. Розподіл усього рахунку ніколи не розподіляє кошти цього рядка вдруге між іншими проєктами: він охоплює лише те, що залишають рядки.

Елементи керування всього рахунку замінюють лише рядки всього рахунку й не торкаються власного розподілу рядка:

кнопки, що заповнюють за атрибутом або каскадом, і Перерозподілити на решту розподіляють лише суму нетто, яку рядки ще не містять. Коли рядки містять усю суму, заповнення повідомляє, що рядки вже містять усю суму нетто, тож у рахунку не залишилося нічого для розподілу. Перерозподілити на решту пропонується, лише коли воно змінило б суму;
Заповнити за споживанням лічильників обчислює суми за показниками, як і в будь-якому рахунку;
Очистити все видаляє лише рядки проєктів усього рахунку й просить підтвердити, що рядки рахунку зберігають власні.

Підсумок розподілу всього рахунку враховує рядок, віднесений до одного проєкту, у повній сумі нетто, тож розподіл, що сходиться, не показує цей рядок як відсутній. Прогалина всередині власного розподілу рядка через викреслений рядок або суми, що не досягають суми рядка, залишається видимою в підсумку: ці кошти навмисно не нараховуються нікому.

Заголовок розділу Категоризація рахує рядки, які мають проєкт, власний або з розподілу всього рахунку, або власний тег, наприклад 2/5 рядків із проєктом або тегом рядка. Теги, задані для всього рахунку, не враховуються.

Про заповнення розподілу всього рахунку за атрибутами чи показниками лічильників див. Розподіл витрати між проєктами за атрибутом.

Як категоризовано пов'язаний платіж

Якщо пов'язаний із документом платіж має власний розподіл між проєктами або теги, розділ Розподіл транзакції показує їх. Кожен проєкт має один рядок із часткою та сумою у валюті платежу, далі йдуть теги платежу. Розділ доступний лише для читання. Відкрити транзакцію веде до платежу і з'являється лише для користувачів, які можуть відкривати банківські транзакції. Поки розділ згорнуто, його рядок показує кількість проєктів у розподілі платежу, наприклад 2 проєкти, щойно платіж завантажено.

Номер документа і назва файлу

Завантажений документ витрат має два окремих ідентифікатори — варто знати, який саме відображається.

Назва файлу — це назва завантаженого файлу або назва, введена вручну при додаванні вкладення. Саме під цією назвою документ відображається в списку вкладень: файл, збережений як Figma_Invoice.pdf, буде зазначено саме так.
Номер документа — це номер рахунку або квитанції, надрукований на самому документі. Він зчитується автоматично, якщо це можливо, і зберігається окремо від назви файлу.

Завдяки тому, що обидва ідентифікатори зберігаються окремо, назва файлу, яка щось означає для вас — постачальник, послуга, період — залишається після завантаження, а номер документа залишається доступним там, де потрібен саме номер, а не мітка.

Там, де важливий номер, використовується номер. Бухгалтерські експорти та поля документів закупівлі використовують номер документа, а рядки витрат у бюджетних звітах і звітах про прибутки та збитки також позначаються ним. Якщо номер документа неможливо було зчитати, ці місця повертаються до назви файлу — жоден рядок не залишається без мітки.

Пошук охоплює обидва ідентифікатори. Введення частини номера рахунку знаходить документ, навіть якщо його назва файлу зовсім не схожа на цей номер, і введення частини назви файлу також знаходить його.

Теги, що автоматично присвоюються документу витрат, порівнюються з обома ідентифікаторами — описова назва файлу може залучити тег, який номер документа сам по собі не відповідав би.

Вкладення, додані до того, як номер документа отримав власне поле, відображаються під цим номером, а не під назвою файлу, і ретроактивно не перейменовуються. Тому довгий список може містити суміш обох варіантів. Редагування вкладення дозволяє встановити потрібну назву для будь-якого окремого рядка.

Документ лише із сумою брутто

Деякі документи надходять із сумою брутто, але без суми нетто, наприклад чек, на якому надруковано лише підсумок. Тоді розділ Деталі показує під сумами нетто, ПДВ і брутто поле Ставка ПДВ з підказкою Неповно. Оберіть ставку ПДВ, щоб розрахувати Нетто і VAT. Пропонуються ставки країни вашої організації, зокрема звільнену (zw.). Вибір ставки зберігається одразу: Flowtly розраховує нетто та ПДВ із суми брутто, заповнює нетто, і поле зникає. Після цього документ більше не вважається таким, що не має суми нетто.

Ви все одно можете самі ввести нетто, якщо його вказано в документі; поле Ставка ПДВ зникає, щойно нетто введено. Якщо рядки документа сумуються до брутто, а не до нетто, Flowtly просить перевести рядки в суми нетто. Якщо ставку не вдається зберегти, поле знову стає порожнім і повідомляє про це.

Коли платежі відрізняються від рахунку

Рахунок не завжди оплачується точно на зазначену в ньому суму. Наприклад, рахунок постачальника в євро, оплачений з рахунку в злотих, конвертується за курсом банку, і курс банку та комісії можуть призвести до того, що пов'язані платежі будуть на кілька відсотків більшими або меншими за рахунок. Flowtly показує цю різницю, а не приховує її, і дозволяє вам вирішити, коли вона прийнятна.

На вхідному рахунку розділ Пов'язані транзакції панелі показує три значення, коли пов'язані платежі не збігаються з рахунком:

Сума рахунку брутто — сума рахунку брутто.
Пов'язані платежі — сума платежів, пов'язаних з рахунком, у валюті рахунку.
Різниця — різниця зі знаком між цими двома значеннями, разом з її відсотком від суми рахунку.

Ці значення залишаються видимими незалежно від того, як різниця буде вирішена. Допуск або прийняття прибирає попередження; сума ніколи не змінюється.

Встановлення допуску

За замовчуванням різниця до 3% від суми рахунку, більша чи менша, вважається збігом. Адміністратор може встановити інший допуск у розділі Налаштування → Розширене, у секції Вхідні рахунки — повнота: поле Допуск різниці платежів приймає відсоток від 0 до 20 і зберігається після виходу з поля. Залиште поле порожнім, щоб зберегти перевірку за замовчуванням 3%.

Різниця в межах допуску відображається як У межах вашого допуску N% і не позначається. Допуск лише прибирає попередження — він ніколи його не додає.

Прийняття різниці

Різниця, більша за допуск, незалежно від того, чи платежів не вистачає, чи вони перевищують рахунок, відображається як попередження, поруч з кнопкою Прийняти різницю. Вибір цієї опції просить підтвердити точну різницю, яку ви приймаєте, і вказати Причину, наприклад вартість обміну валюти в банку. Причина обов'язкова: Прийняти недоступна, доки ви її не введете (до 255 символів). Після прийняття:

панель записує, хто прийняв різницю і коли;
етикетка Неповна оплата або Переплата видаляється з документа у списку;
більше нічого не записується — сума рахунку, суми платежів, курс обміну та дата оплати залишаються такими, якими були.

Відкликати прийняття скасовує це, і попередження повертається.

Прийняття стосується значень, для яких воно було надане, а не документа в цілому. Якщо суму рахунку згодом змінять, або платіж буде пов'язано чи відв'язано, різниця знову відкривається: панель повідомляє, що попереднє прийняття більше не діє, етикетка повертається, якщо платежі не покривають суму, а нову різницю можна прийняти знову. Якщо допуск згодом покриває різницю, панель показує її як таку, що в межах допуску.

Прийняття і відкликання доступні будь-кому, хто може редагувати документ. Кнопка Прийняти різницю пропонується лише доки різниця виходить за межі допуску і ще не прийнята.

Доки така різниця не розв'язана, розділ Пов'язані транзакції позначено червоним. На панелі червоний позначає розділ із проблемою, яку виявив Flowtly, наприклад суми, що не збігаються, а помаранчевий позначає розділ, який лише неповний, наприклад рахунок, до якого ще не прив'язано жодного платежу.

Платіж має те саме попередження. Коли в рахунку, який оплачує платіж, суми не збігаються, зокрема коли платежі перевищують рахунок, коло статусу платежу теж червоне: у списку транзакцій, на його мобільній картці та в бічній панелі, а бічна панель додає рядок Пов'язаний рахунок: сума відрізняється. Якщо навести курсор на коло в бічній панелі, відобразиться перелік розбіжностей сум, знайдених у пов'язаному рахунку. Рахунок, який лише неповний, колір платежу не змінює.

Бічна панель платежу також показує саму різницю. У її розділі Вкладення кожен рахунок, який оплачує платіж і в якого є різниця, отримує ту саму панель, що й на рахунку, з тими самими трьома значеннями та, де це доречно, Прийняти різницю. Різниця поза допуском позначає розділ червоним. Коли один платіж оплачує два або більше рахунків, кожна панель має підпис із назвою свого рахунку, щоб ви бачили, якого з них стосується різниця. Прийняття її з платежу — це те саме прийняття, що й на рахунку.

Приклади використання

Прив'язка PDF-рахунку постачальника безпосередньо до конкретної платіжної транзакції для аудиту та ведення обліку.
Завантаження фотографії паперової квитанції за витратами співробітника, яка пізніше буде зіставлена з відповідною банківською транзакцією.
Централізація всіх контрактних угод та графіків платежів для забезпечення зручного доступу та відповідності вимогам.
Управління непов'язаними документами (наприклад, рахунками, отриманими завчасно) до моменту запису відповідної фінансової транзакції в системі.
Прийняття різниці на рахунку в іноземній валюті, оплаченому за курсом обміну банку, щоб він більше не позначався як недоплачений, тоді як його суми залишаються саме такими, якими виставлені та сплачені — або встановлення допуску, щоб невеликі курсові різниці ніколи не позначалися.