Розподіл витрати між проєктами за атрибутом
Один рахунок від постачальника часто потрібно розподілити між багатьма проєктами — договір охорони, що охоплює всі будівлі об'єкта, рахунок за прибирання, що охоплює всіх орендарів однієї будівлі. Вводити ці частки вручну довго, і вони розходяться з реальністю щоразу, коли орендар в'їжджає або виїжджає.
Flowtly може обчислити частки за вас на основі атрибутів: числових властивостей, які ви записуєте один раз для своїх активів і проєктів. Рахунок потім ділиться пропорційно до цих чисел, а суми завжди дорівнюють загальній сумі рахунку.
Два чинники
Розподіл визначається значеннями атрибутів, а не чимось, що збережено в самому рахунку. Доступні два рівні.
- Атрибут на активах — записується для будівель, ділянок або іншої нерухомості. Він визначає, яку частину витрати несе кожен актив.
- Атрибут на проєктах — записується для проєктів, які ви виставляєте до оплати (зазвичай один проєкт на орендаря). Він визначає, як частка активу ділиться між проєктами, що на ньому розміщені.
Атрибут належить до одного або до іншого рівня. Та сама назва атрибута може існувати двічі — раз для активів, раз для проєктів, тож перед введенням значення перевірте, яке саме визначення ви редагуєте. Див. Два атрибути з однаковою назвою нижче.
Де розташовані налаштування
Визначення атрибутів містяться в розділі Атрибути. Кожне визначення має назву, тип (використовуйте число) і одиницю, що відображається поруч зі значенням — m2 для площ, % для відсотків.
Значення на активі задається на самому активі, на вкладці Атрибути будівлі або ділянки в розділі Активи.
Значення на проєкті задається на проєкті, на його власній вкладці Атрибути в розділі Проєкти.
Введення значення — це вся конфігурація, окремого екрана зіставлення немає. Актив або проєкт без значення цього атрибута просто не бере участі в такому розподілі.
Застосування розподілу до рахунку
Відкрийте рахунок від постачальника та розгорніть розділ Категоризація. Над списком позицій розташовано кнопки, що заповнюють розподіл за вас:
- Заповнити за <атрибутом> — плоский розподіл між проєктами пропорційно до одного атрибута проєкту.
- Заповнити каскадом <атрибут активу> × <атрибут проєкту> — двоетапний розподіл, описаний нижче.
- Заповнити за споживанням лічильників — розподіл на основі показників лічильників, а не атрибутів.
- Очистити все — очищає розподіл, щоб ви могли почати знову.
Ці кнопки працюють із розподілом усього рахунку. Рядок рахунку, який має власний розподіл між проєктами, зберігає його: заповнення за атрибутом і каскадом розподіляють лише суму нетто, що залишилася після рядків, а Очистити все залишає на місці власні розподіли рядків. Див. Розподіл одного рядка рахунку між проєктами у Вкладення до транзакцій.
Натискання кнопки пропонує набір позицій із сумами. Нічого не зберігається, доки ви не збережете рахунок, тож можна натиснути іншу кнопку або очистити й спробувати знову без жодних наслідків.
Як працює двоетапний каскад
Каскад відповідає на питання «яка будівля, а потім який орендар цієї будівлі».
- Частка активу — це значення його атрибута, поділене на суму цього атрибута за всіма активами, що його мають.
- Частка орендаря в межах цього активу — це значення атрибута проєкту, поділене на суму того самого атрибута за проєктами, заброньованими на цьому активі.
- Підсумкова вага — це частка активу, помножена на частку орендаря, і чиста сума рахунку ділиться за цими вагами.
Дві деталі, які варто знати, бо вони пояснюють результати, що інакше здавалися б помилковими:
- Те, які орендарі беруть участь, визначає дата отримання рахунку. Враховуються лише проєкти з бронюванням активу, чинним у цей день. Орендар, який виїхав до надходження рахунку, до розподілу не потрапляє, так само як і той, хто в'їхав пізніше.
- Суми округлюються так, щоб розподіл був точним. Останні гроші (grosze) віддаються найбільшим дробовим частинам, тож позиції завжди дорівнюють чистій сумі рахунку, а не відстають від неї на один грош (grosz).
Приклад розрахунку
Об'єкт записує Ochrona для своїх будівель у вигляді відсотка:
| Будівля | Ochrona |
|---|---|
| Budynek A | 23,98 % |
| Budynek B | 23,42 % |
| Budynek C | 34,60 % |
| Taneczna 18A | 5 % |
| Taneczna 18C | 13 % |
Ці п'ять значень разом дають 100, тож частка кожної будівлі дорівнює просто її власному відсотку. Рахунок за охорону, пропущений через каскад, приписує Budynek C 34,60 % витрати, яка потім ділиться між орендарями Budynek C пропорційно до їхнього атрибута Powierzchnia у м².
Значення не мусять давати в сумі 100. Якби вони давали 200, кожна будівля все одно брала б своє значення, поділене на 200 — сума впливає лише на зручність читання, а не на правильність.
Перевірка правильності розподілу
Після натискання кнопки каскаду або заповнення перевірте три речі перед збереженням.
- У списку ті проєкти, яких ви очікуєте. Відсутній орендар майже завжди означає або відсутність значення атрибута в цьому проєкті, або відсутність бронювання, чинного на дату отримання рахунку.
- Відсотки схожі на частки, які ви знаєте. Кожна позиція показує свою вагу у відсотках поруч із сумою.
- Підсумок збігається з рахунком. Панель категоризації показує суму розподілу за проєктами; вона має становити 100 % і чисту суму рахунку.
Орендар також може бути заброньований на будівлі й водночас нічого не нести, бо в приміщень, на які він заброньований, не вказано площі. Робоча панель будівлі для каскадного атрибута, Як <атрибут> розподіляється між орендарями, показує це. Під іменем орендаря вона перелічує Заброньовані приміщення без площі з назвами цих приміщень, також коли площі бракує лише в частини приміщень орендаря. Орендар, який залишився взагалі без площі, показує риску замість ефективного відсотка; наведіть на неї курсор, щоб прочитати причину. Вкажіть площу цих приміщень, щоб орендар отримав свою частку.
Після збереження ті самі значення з'являються в кожному проєкті в розділі Фінанси проєкту › Пов'язані витрати, де кожен рядок показує і повну суму рахунку, і частку, призначену цьому проєкту — найшвидший спосіб переконатися, що проєкту нараховано саме те, що ви мали на увазі.
Виключення клієнта з розподілу
Не кожен проєкт, який пропонує заповнення, має нести частину витрати. Орендар, чия послуга оплачується за окремим договором, приміщення, яке постачальник ніколи не обслуговував, проєкт, включений лише тому, що випадково має значення цього атрибута — кожен із цих випадків може вимагати вилучити проєкт з розподілу вручну.
Скористайтеся елементом вилучення в рядку цього проєкту. Рядок викреслюється з розподілу, а не стирається: проєкт залишається в списку із сумою нуль і позначається як виключений. Саме цей запис і важливий. Він повідомляє розподілу, що проєкт було виключено свідомо, і повторне натискання кнопки заповнення або каскаду пропускає кожен викреслений проєкт, а не пропонує його знову.
З того, що рядок викреслюється, а не стирається, випливають дві речі.
- Інші рядки зберігають суми, які вони вже мають. Викреслення клієнта ніколи непомітно не збільшує те, що нараховано комусь іншому. Якщо викреслену частку мають нести решта проєктів, натисніть кнопку заповнення ще раз — вона розподілить витрату між проєктами, що досі беруть участь, — або самостійно введіть потрібні суми в рядках.
- «Очистити все» — це інша дія. Вона повністю очищає розподіл усього рахунку, зокрема запис про викреслені проєкти, тож наступне заповнення знову пропонує кожен придатний проєкт. Коли потрібно, щоб проєкт залишався поза розподілом, скористайтеся елементом у його рядку, а не «Очистити все».
Коли розподіл не покриває всієї суми
Збережений розподіл, позиції якого не дорівнюють чистій сумі документа, позначається на документі в списку вкладень міткою Неповний розподіл — винятків не позначено.
Позначка стосується непоясненої різниці. Проєкт, який ви викреслили з розподілу, — це пояснення, тож розподіл, який ви свідомо залишили неповним таким чином, не позначається. Мітка з'являється там, де суми просто не доходять до чистої суми, а ніщо в розподілі не пояснює різниці — випадок, коли частина рахунку від постачальника непомітно опинилася нарахованою нікому.
Є два способи це врегулювати, і який із них правильний, залежить від того, куди мали піти гроші.
- Сума, якої бракує, належить комусь. Додайте її до проєктів, які мають її нести, або натисніть кнопку заповнення, щоб знову розподілити всю чисту суму.
- Сума, якої бракує, не належить нікому, кому ви виставляєте рахунок. Викресліть проєкти, які не мають нести жодної її частини, як описано вище, щоб різницю було зафіксовано як навмисну, а не залишено непоясненою.
Перевірка застосовується до кожного збереженого розподілу, тож документ, поданий деякий час тому, може мати цю мітку так само, як і введений сьогодні. Це спонука переглянути розподіл, а не ознака того, що в документі щось змінилося.
Поширені проблеми
Два атрибути з однаковою назвою. Ніщо не заважає двом визначенням мати одну назву — одне прив'язане до активів, інше до проєктів. Лише одне з них використовує ваш розподіл. Якщо розподіл ігнорує значення, які ви напевно ввели, відкрийте Атрибути і переконайтеся, що ви редагували визначення потрібного рівня.
Орендар, який орендує кілька приміщень в одній будівлі. Проєкт, заброньований на кількох активах, враховується один раз, під одним активом, а не по разу на приміщення. Його частка не множиться на кількість орендованих приміщень.
Орендарі без значення атрибута. Якщо жоден із проєктів, заброньованих на активі, не має значення, частка цього активу ділиться між ними порівну, а не відкидається. Рівний розподіл там, де ви очікували пропорційний, — ознака того, що значень бракує, а не того, що витрату втрачено.
Вільні площі. Беруть участь лише активи та проєкти зі значенням, тож неорендовані приміщення залишаються поза обчисленням, а зайняті розподіляють між собою всю витрату. Якщо ви хочете, щоб вакантна площа несла власну частку, вона має існувати як проєкт зі значенням атрибута, як і будь-який інший.