Dividir um custo por projetos segundo um atributo

Uma fatura de fornecedor tem muitas vezes de ser repartida por vários projetos — um contrato de segurança que cobre todos os edifícios de um local, uma fatura de limpeza que cobre todos os inquilinos de um edifício. Introduzir essas quotas à mão é lento e fica desatualizado sempre que um inquilino entra ou sai.

O Flowtly pode calcular as quotas por si a partir de atributos: propriedades numéricas que regista uma só vez nos seus ativos e projetos. A fatura é depois dividida em proporção a esses números, e os valores somam sempre o total da fatura.

Os dois fatores

Uma divisão é determinada por valores de atributos, não por algo guardado na fatura. Há dois níveis disponíveis.

Um atributo nos ativos — registado em edifícios, terrenos ou outras propriedades. Decide que parte do custo cada ativo assume.
Um atributo nos projetos — registado nos projetos que fatura (normalmente um projeto por inquilino). Decide como a parte do ativo se divide entre os projetos que nele se encontram.

Um atributo pertence a um ou ao outro. O mesmo nome de atributo pode existir duas vezes, uma para ativos e outra para projetos, por isso verifique qual está a editar antes de escrever um valor. Veja Dois atributos com o mesmo nome mais abaixo.

Onde estão as definições

As definições dos atributos estão em Atributos. Cada definição tem um nome, um tipo (use número) e uma unidade apresentada junto ao valor — m2 para áreas, % para percentagens.

O valor num ativo está no próprio ativo, no separador Atributos de um edifício ou terreno em Ativos.

O valor num projeto está no projeto, no seu próprio separador Atributos em Projetos.

Registar um valor é toda a configuração — não existe um ecrã de mapeamento separado. Um ativo ou projeto sem valor para o atributo simplesmente não participa nessa divisão.

Aplicar uma divisão a uma fatura

Abra a fatura do fornecedor e expanda Categorização. Acima da lista de posições encontra os botões que preenchem a divisão por si:

Preencher por <atributo> — uma divisão plana pelos projetos, em proporção a um atributo de projeto.
Preencher por cascata de <atributo do ativo> × <atributo do projeto> — a divisão em duas etapas descrita abaixo.
Preencher por consumo dos contadores — uma divisão baseada em leituras de contadores em vez de atributos.
Limpar tudo — esvazia a divisão para que possa recomeçar.

Estes botões atuam sobre a divisão de toda a fatura. Uma linha que tem uma divisão por projetos própria mantém-na: os preenchimentos por atributo e por cascata repartem apenas o valor líquido que as linhas deixam, e Limpar tudo deixa no lugar as divisões próprias das linhas. Consulte Dividir uma linha de fatura por projetos em Anexos de Transações.

Ao premir um botão é proposto um conjunto de posições com valores. Nada é guardado até guardar a fatura, pelo que pode premir outro botão, ou limpar e tentar de novo, sem consequências.

Como funciona a cascata em duas etapas

A cascata responde a «que edifício e, depois, que inquilino desse edifício».

A quota do ativo é o seu valor de atributo dividido pela soma desse atributo em todos os ativos que o têm.
A quota do inquilino dentro desse ativo é o valor de atributo do projeto dividido pela soma do mesmo atributo nos projetos reservados nesse ativo.
O peso final é a quota do ativo multiplicada pela quota do inquilino, e o valor líquido da fatura é dividido por esses pesos.

Dois pormenores que vale a pena conhecer, porque explicam resultados que de outro modo pareceriam errados:

Os inquilinos que participam são determinados pela data de receção da fatura. Só são incluídos os projetos com uma reserva de ativo ativa nessa data. Um inquilino que saiu antes de a fatura chegar não está na divisão, nem um que entrou depois.
Os valores são arredondados para que a divisão seja exata. Os últimos grosze são atribuídos às maiores frações, de modo que as posições somam sempre o valor líquido da fatura em vez de ficarem um grosz abaixo.

Um exemplo prático

Um local regista Ochrona nos seus edifícios como percentagem:

Edifício	Ochrona
Budynek A	23,98 %
Budynek B	23,42 %
Budynek C	34,60 %
Taneczna 18A	5 %
Taneczna 18C	13 %

Estes cinco valores somam 100, por isso a quota de cada edifício é simplesmente a sua própria percentagem. Uma fatura de segurança processada pela cascata atribui ao Budynek C 34,60 % do custo, que é depois dividido pelos inquilinos do Budynek C em proporção à sua Powierzchnia em m².

Os valores não têm de somar 100. Se somassem 200, cada edifício continuaria a ficar com o seu valor dividido por 200 — o total afeta apenas a legibilidade, não a correção.

Verificar se uma divisão está certa

Depois de premir um botão de cascata ou de preenchimento, verifique três coisas antes de guardar.

Os projetos listados são os que espera. Um inquilino em falta quase sempre significa que o projeto não tem valor de atributo ou que não havia nenhuma reserva ativa na data de receção da fatura.
As percentagens parecem-se com as quotas que conhece. Cada posição mostra o seu peso em percentagem junto ao valor.
O total coincide com a fatura. O painel de categorização mostra a soma da atribuição aos projetos; deve indicar 100 % e o valor líquido da fatura.

Um inquilino também pode estar reservado num edifício e, mesmo assim, não assumir nada, porque as frações em que está reservado não têm área registada. O painel de trabalho do edifício para um atributo de cascata, Como <atributo> é dividido pelos inquilinos, mostra-o. Sob o nome do inquilino lista Frações reservadas sem área com os nomes dessas frações, também quando só a algumas das frações do inquilino falta a área. Um inquilino que fica sem qualquer área mostra um traço em vez de uma percentagem efetiva; passe o cursor sobre ele para ler o motivo. Registe a área dessas frações para dar ao inquilino a sua quota.

Depois de guardados, os mesmos valores aparecem em cada projeto em Finanças do projeto › Custos relacionados, onde cada linha mostra tanto o valor total da fatura como a parte atribuída a esse projeto — a forma mais rápida de confirmar que um projeto foi cobrado como pretendia.

Deixar um cliente fora de uma divisão

Nem todos os projetos que um preenchimento propõe devem assumir parte do custo. Um inquilino cujo serviço é faturado ao abrigo de um contrato separado, uma fração que o fornecedor nunca serviu, um projeto incluído apenas porque por acaso tem um valor para o atributo — qualquer destes casos pode exigir ser retirado da divisão à mão.

Use o controlo de remoção na linha desse projeto. A linha é riscada da divisão em vez de apagada: o projeto continua listado com um valor de zero e é marcado como excluído. Esse registo é o essencial. É ele que diz à divisão que o projeto foi deixado de fora deliberadamente, e premir de novo um botão de preenchimento ou de cascata deixa de fora cada projeto riscado em vez de o propor outra vez.

Do facto de se riscar em vez de apagar decorrem duas coisas.

As outras linhas mantêm os valores que já têm. Riscar um cliente nunca aumenta em silêncio o que alguém mais paga. Se a parte riscada deve ser assumida pelos restantes projetos, prima de novo o botão de preenchimento — que reparte o custo pelos projetos que ainda participam — ou escreva você mesmo os valores que pretende nas linhas.
Limpar tudo é uma ação diferente. Esvazia por completo a divisão de toda a fatura, incluindo o registo dos projetos riscados, pelo que o preenchimento seguinte volta a propor todos os projetos elegíveis. Quando quiser que um projeto fique de fora, use o controlo da sua linha, não Limpar tudo.

Quando uma divisão não cobre o valor total

Uma divisão guardada cujas posições não somam o valor líquido do documento é assinalada no documento, na lista de anexos, com a etiqueta Divisão incompleta — sem exclusões marcadas.

O aviso refere-se a uma diferença sem explicação. Um projeto que riscou da divisão é uma explicação, pelo que uma divisão que deixou deliberadamente curta dessa forma não é assinalada. A etiqueta aparece quando os valores simplesmente ficam aquém do valor líquido e nada na divisão justifica a diferença — o caso em que parte de uma fatura de fornecedor acabou, sem ninguém dar por isso, cobrada a ninguém.

Há duas formas de o resolver, e a certa depende de para onde o dinheiro devia ter ido.

O valor em falta pertence a alguém. Acrescente-o aos projetos que o devem assumir, ou prima um botão de preenchimento para repartir de novo todo o valor líquido.
O valor em falta não pertence a ninguém a quem esteja a cobrar. Risque os projetos que não devem assumir nada, como descrito acima, para que a diferença fique registada como intencional em vez de por explicar.

A verificação aplica-se a todas as divisões guardadas, pelo que um documento arquivado há algum tempo pode ter a etiqueta tal como um introduzido hoje. É um convite a rever a divisão, não um sinal de que algo mudou no documento.

Problemas frequentes

Dois atributos com o mesmo nome. Nada impede duas definições de partilharem um nome — uma ligada a ativos e outra a projetos. Só uma delas é a que a sua divisão usa. Se uma divisão ignora valores que tem a certeza de ter introduzido, abra Atributos e confirme que editou a definição que pertence ao nível certo.

Um inquilino que arrenda várias frações no mesmo edifício. Um projeto reservado em mais de um ativo é contado uma vez, sob um único ativo, e não uma vez por fração. A sua quota não é multiplicada pelo número de frações que arrenda.

Inquilinos sem valor para o atributo. Se nenhum dos projetos reservados num ativo tiver valor, a parte desse ativo é dividida por igual entre eles em vez de ser descartada. Uma divisão igual onde esperava uma proporcional é sinal de que faltam os valores, não de que o custo se perdeu.

Espaço vago. Só participam os ativos e projetos que têm um valor, pelo que as frações por arrendar ficam fora do cálculo e as ocupadas absorvem todo o custo entre si. Se quiser que a vacatura assuma a sua própria quota, ela tem de existir como um projeto com um valor de atributo, como qualquer outro.