Liquidar uma fatura de eletricidade entre inquilinos

Uma fatura de eletricidade de um edifício com inquilinos que têm submedidores tem de ser repartida de duas formas diferentes. Cada inquilino com submedidor paga a energia que o seu próprio contador registou e é refaturado por ela na sua fatura de consumos. O resto, a energia usada pelas zonas comuns mais os encargos fixos da fatura, é suportado por cada inquilino em proporção à área que arrenda, e é imputado a orçamentos em vez de faturado.

"Settle energy" faz as duas coisas a partir da própria fatura do fornecedor, ao preço que essa fatura cobra. Nada é contabilizado até os valores voltarem a bater certo com a fatura.

Quando é oferecido "Settle energy"

A sua organização escolhe, por tipo de fornecimento, como uma fatura de fornecimento é repartida: preenchida por contador, com "Fill by meter consumption" e um preço que escreve, ou liquidada a partir da fatura. Liquidar a partir da fatura é escolhido por organização e está desativado enquanto não for ativado para a sua; peça ao suporte da Flowtly que o altere.

Com a eletricidade liquidada a partir da fatura, uma fatura recebida que tenha uma linha de energia ativa mostra "Settle energy" entre os botões de preenchimento da sua secção "Categorization". Uma fatura sem essa linha, uma fatura de limpeza por exemplo, nunca o oferece. "Fill by meter consumption" continua disponível para cada tipo de fornecimento ainda preenchido por contador, e já não lista a eletricidade.

O painel de liquidação

"Settle energy" abre o painel "Settle the energy invoice". Mostra a liquidação tal como seria contabilizada, secção a secção.

Fatura

O fornecedor, o número da fatura, o "Usage period", o mês cujas faturas de consumos incluem os montantes dos inquilinos ("Billed on tenant invoices for": o mês seguinte ao período de consumo, ou mais tarde se a sua organização fatura com mais meses de atraso), a linha de energia ativa como kWh vezes preço, os encargos fixos e os totais líquido, IVA e bruto.

O "Unit price (net per kWh)" e os "Invoice kWh" são lidos das linhas de energia da fatura. O preço muda todos os meses, por isso nunca é guardado no edifício. Se o PDF disser outra coisa, corrija qualquer um dos valores e prima "Recalculate". Quando o preço não pode ser lido da fatura, escreva o preço unitário e os kWh do PDF e depois recalcule. Os números escrevem-se com os separadores decimal e de milhares da sua organização.

Edifícios

Escolha os edifícios cujos contadores a fatura cobre. A Flowtly recorda a escolha e propõe-na na fatura seguinte do mesmo fornecedor. A lista continua visível, pelo que pode alterar os edifícios e recalcular.

Inquilinos com submedidor: refaturação

Uma linha por inquilino com um submedidor de eletricidade nesses edifícios: as leituras inicial e final de cada contador, os kWh entre elas e o montante ao preço da fatura. O montante de cada inquilino é a soma dos montantes dos seus contadores.

Uma leitura feita alguns dias antes ou depois do período de consumo é repartida proporcionalmente aos dias. Uma leitura mais afastada do período, ou um contador com dias do período sem dados, precisa da sua decisão: "Prorate by days", "Take as is", ou esperar pela leitura e voltar mais tarde.

"Leave out this meter" retira um contador da liquidação, por exemplo um contador já contabilizado por outro. "Include all meters" repõe todos os contadores excluídos. Os contadores excluídos são recordados quando volta a abrir a liquidação.

Quando nenhum inquilino dos edifícios escolhidos tem um submedidor de eletricidade, todo o valor líquido vai para as zonas comuns.

Restante: zonas comuns, repartido por área

Os kWh das zonas comuns ao preço da fatura, mais cada encargo fixo, repartidos por todos os arrendamentos dos edifícios escolhidos segundo a área arrendada e imputados ao orçamento de cada arrendamento. Ninguém é faturado por isso. O restante não é mostrado até todos os contadores poderem ser fechados, porque repartir mais cedo passaria o consumo de um inquilino para as zonas comuns.

As três verificações

Três verificações têm de coincidir antes de a liquidação poder ser confirmada. Cada uma mostra "Agrees", "Mismatch" ou "Cannot close yet".

Montante: o líquido da fatura é igual às refaturações aos inquilinos mais a repartição das zonas comuns, até ao cêntimo.
Energia: os kWh da fatura são iguais aos submedidores mais as zonas comuns. As zonas comuns nunca são negativas, pelo que submedidores que somam mais do que a fatura apontam para uma leitura errada; o painel indica o contador a verificar primeiro.
Período: cada leitura inicial e final abrange o período de consumo.

Confirmar

"Confirm split" imputa o custo da fatura e a parte das zonas comuns aos orçamentos e regista o montante de cada inquilino refaturado como o extrato de consumos definitivo de eletricidade desse inquilino para o mês de consumo, num só passo. A repartição por projetos da fatura mostra depois o resultado.

Confirmar nunca cria nem altera uma fatura. O montante do inquilino é faturado na sua fatura de consumos em Faturação em massa de arrendamentos para o mês indicado em "Billed on tenant invoices for", onde é redigido como rascunho e emitido em conjunto com a renda e os encargos de serviço. Ver Extratos de consumos dos inquilinos.

Confirmar permanece desativado:

até as três verificações coincidirem e não haver nenhum problema listado em "Confirm is disabled until these are resolved";
depois de alterar o preço ou os kWh, até premir "Recalculate";
depois de um recálculo falhado, até um ter êxito. Use "Retry" para recalcular com os edifícios e contadores escolhidos nesse momento;
sem nenhum edifício escolhido.

Confirmar decide o que é faturado aos inquilinos, pelo que exige a função de gestor de faturas. Sem ela pode abrir e rever a liquidação, e o painel pede-lhe que um administrador a confirme.

O que pára uma liquidação

Cada problema é listado numa frase que nomeia o inquilino, o mês, o contador ou a fatura em causa. Os mais comuns:

Falta uma leitura, sobrepõe-se a outra ou desce. Adicione ou corrija a leitura no histórico do contador e depois recalcule. Consulte Importar leituras de contadores.
Um arrendamento começa ou termina dentro do período de consumo, não tem projeto a que imputar ou não tem área arrendada. Um contador em mais de um arrendamento ativo também é recusado, porque seria faturado duas vezes.
A fatura já tem uma repartição por projetos escrita à mão, na fatura inteira ou numa das suas linhas. A liquidação nunca a substitui: remova primeiro essa repartição na categorização.
Um inquilino já tem um extrato de consumos de eletricidade para o mês que esta liquidação não registou: um calculado a partir de uma tarifa, ou um registado ao liquidar outra fatura de fornecedor para o mesmo arrendamento e mês. A liquidação nunca o substitui.
A linha de energia de um inquilino de uma confirmação anterior ainda está numa fatura. Remova essa linha da fatura e confirme de novo. Uma linha numa fatura emitida não pode ser removida desta forma.
As faturas de consumos do mês já foram emitidas na faturação em massa de arrendamentos, e confirmar alteraria ou eliminaria o montante de um inquilino. A recusa indica as faturas em causa.
A sua organização não tem moeda predefinida definida.
A fatura não indica período de consumo ou não tem montante líquido.

Voltar a liquidar a mesma fatura

Abrir "Settle energy" numa fatura que já foi liquidada propõe os edifícios e os contadores excluídos que essa liquidação usou. O preço unitário e os kWh são lidos de novo da fatura: se corrigiu algum deles antes, corrija-o outra vez e recalcule.

Confirmar de novo substitui os extratos de consumos que esta liquidação registou e retira o extrato de um inquilino que já não refatura, para que cada inquilino seja faturado uma só vez pelo mês. O extrato anterior é conservado, como substituído, para registo. Depois de emitidas as faturas de consumos do mês, a liquidação recusa-se a confirmar quando alteraria ou eliminaria o montante de um inquilino.

Exemplos de casos de utilização

Eletricidade mensal de um edifício com submedidores: Refature a cada inquilino os seus próprios kWh ao preço do fornecedor na sua fatura de consumos seguinte, e reparta a energia das zonas comuns e os encargos fixos pelos arrendamentos por área.
Corrigir um preço mal lido: Escreva o preço unitário do PDF, recalcule e verifique que as três verificações coincidem antes de confirmar.
Encontrar uma leitura errada: Quando os submedidores somam mais do que a fatura, comece pelo contador que a verificação de energia indica.
Excluir um contador contado duas vezes: Exclua um contador cuja energia já está incluída no contador de outro inquilino.