Împărțirea unui cost între proiecte pe baza unui atribut
O singură factură de la un furnizor trebuie adesea împărțită între multe proiecte — un contract de pază care acoperă toate clădirile unui amplasament, o factură de curățenie care acoperă toți chiriașii unei clădiri. Introducerea manuală a acestor cote este lentă și se desincronizează de fiecare dată când un chiriaș se mută sau pleacă.
Flowtly poate calcula cotele pentru tine pe baza atributelor: proprietăți numerice pe care le înregistrezi o singură dată la activele și proiectele tale. Factura este apoi împărțită proporțional cu aceste numere, iar sumele se adună mereu la totalul facturii.
Cele două criterii
O împărțire este determinată de valorile atributelor, nu de ceva stocat pe factură. Sunt disponibile două niveluri.
- Un atribut la nivel de active — înregistrat pe clădiri, terenuri sau alte proprietăți. Stabilește cât din cost revine fiecărui activ.
- Un atribut la nivel de proiecte — înregistrat pe proiectele pe care le facturezi (de obicei un proiect pentru fiecare chiriaș). Stabilește cum este împărțită partea activului între proiectele aflate pe el.
Un atribut aparține fie unuia, fie celuilalt. Același nume de atribut poate exista de două ori, o dată pentru active și o dată pentru proiecte, deci verifică pe care îl editezi înainte de a introduce o valoare. Vezi Două atribute cu același nume mai jos.
Unde se găsesc setările
Definițiile atributelor se află la Atribute. Fiecare definiție are un nume, un tip (folosește număr) și o unitate afișată lângă valoare — m2 pentru suprafețe, % pentru procente.
Valoarea de pe un activ se află pe activul însuși, în fila Atribute a unei clădiri sau a unui teren din Active.
Valoarea de pe un proiect se află pe proiect, în propria filă Atribute din Proiecte.
Înregistrarea unei valori reprezintă întreaga configurare — nu există un ecran separat de asociere. Un activ sau un proiect fără valoare pentru atribut pur și simplu nu participă la acea împărțire.
Aplicarea unei împărțiri la o factură
Deschide factura furnizorului și extinde Categorizare. Deasupra listei de poziții găsești butoanele care completează împărțirea pentru tine:
- Completează după <atribut> — o împărțire simplă între proiecte, proporțională cu un atribut al proiectelor.
- Completează în cascadă după <atributul activului> × <atributul proiectului> — împărțirea în două etape descrisă mai jos.
- Completează după consumul contorului — o împărțire bazată pe citirile contoarelor, nu pe atribute.
- Șterge tot — golește împărțirea, ca să poți începe din nou.
Aceste butoane acționează asupra împărțirii întregii facturi. O linie care are propria împărțire pe proiecte și-o păstrează: completările pe baza atributului și în cascadă împart doar suma netă pe care o lasă liniile, iar Șterge tot lasă pe loc rândurile liniilor. Vezi Împărțirea unei linii de factură între proiecte în Atașamentele tranzacțiilor.
O factură care acoperă mai multe clădiri
O factură de utilități sau servicii pentru un întreg amplasament amestecă adesea două feluri de costuri: costuri care aparțin unui singur proiect, cum ar fi o amenajare pentru un chiriaș, și costuri refacturate tuturor chiriașilor. Împarte-o în doi pași.
- Atribuie fiecărei linii de amenajare proiectul ei, direct pe linie. O linie împărțită între câteva proiecte cunoscute primește în schimb o împărțire proprie.
- Completează restul pe baza suprafeței. Apasă Completează după <atribut> cu atributul tău de suprafață, de exemplu Completează după Powierzchnia, sau o completare în cascadă. Aceasta împarte între chiriași doar restul: suma netă pe care o lasă liniile cu proiect propriu.
O linie cu proiect propriu își păstrează întreaga sumă netă, chiar și atunci când propria împărțire are un rând tăiat sau nu atinge suma netă a liniei, deci niciun ban din ea nu este distribuit a doua oară între chiriași. De exemplu, o factură de 3,000.00 net, cu o linie de amenajare de 1,200.00 atribuită proiectului unui chiriaș, lasă 1,800.00 de împărțit pe suprafață. Amenajarea rămâne pe acel proiect, iar rândurile chiriașilor se adună exact la 1,800.00.
Completează după consumul contorului cere tipul de utilitate, prețul unitar și, opțional, o perioadă de consum. Perioada de la și Perioada până la pornesc goale. Dacă le lași pe ambele goale, împărțirea folosește perioada pe care o indică factura însăși, cum face o e-factură din KSeF; dacă nu indică niciuna, perioada contabilă a documentului; iar în lipsa acesteia, luna facturii. Pentru a folosi o altă perioadă, setează ambele date: Completează rămâne indisponibil cât timp este setată doar una dintre ele. Datele urmează formatul de dată al organizației tale. După completare, rezumatul contorului arată perioada care a fost folosită efectiv, de exemplu Perioada de consum: 01.09.2026 - 30.09.2026.
Apăsarea unui buton propune un set de poziții cu sume. Nu se salvează nimic până nu salvezi factura, deci poți apăsa un alt buton sau poți șterge și relua fără consecințe.
Cum funcționează cascada în două etape
Cascada răspunde la întrebarea „care clădire, apoi care chiriaș din acea clădire”.
- Cota activului este valoarea atributului său împărțită la suma acelui atribut pentru toate activele care îl au.
- Cota chiriașului în cadrul activului respectiv este valoarea atributului proiectului împărțită la suma aceluiași atribut pentru proiectele rezervate pe acel activ.
- Ponderea finală este cota activului înmulțită cu cota chiriașului, iar suma netă a facturii este împărțită după aceste ponderi.
Două detalii utile de știut, pentru că explică rezultate care altfel par greșite:
- Chiriașii care participă sunt stabiliți după data primirii facturii. Sunt incluse doar proiectele cu o rezervare de activ activă la acea dată. Un chiriaș care s-a mutat înainte de sosirea facturii nu este în împărțire, iar unul care s-a mutat după aceea nici el.
- Sumele sunt rotunjite astfel încât împărțirea să fie exactă. Ultimii groszi sunt atribuiți celor mai mari fracții, deci pozițiile însumează mereu suma netă a facturii, în loc să lipsească un grosz.
Un exemplu rezolvat
Un amplasament înregistrează Ochrona pe clădirile sale ca procent:
| Clădire | Ochrona |
|---|---|
| Budynek A | 23.98 % |
| Budynek B | 23.42 % |
| Budynek C | 34.60 % |
| Taneczna 18A | 5 % |
| Taneczna 18C | 13 % |
Aceste cinci valori însumează 100, deci cota fiecărei clădiri este pur și simplu procentul ei. O factură de pază trecută prin cascadă dă clădirii Budynek C 34.60 % din cost, care este apoi împărțit între chiriașii clădirii Budynek C proporțional cu Powierzchnia lor în m².
Valorile nu trebuie să însumeze 100. Dacă ar totaliza 200, fiecare clădire ar prelua tot valoarea ei împărțită la 200 — totalul afectează doar lizibilitatea, nu corectitudinea.
Verificarea corectitudinii unei împărțiri
După ce apeși un buton de cascadă sau de completare, verifică trei lucruri înainte de salvare.
- Proiectele listate sunt cele la care te aștepți. Un chiriaș lipsă înseamnă aproape întotdeauna fie că proiectul nu are valoare pentru atribut, fie că nu are nicio rezervare activă la data primirii facturii.
- Procentele arată ca cotele pe care le cunoști. Fiecare poziție își afișează ponderea ca procent lângă sumă. Treci cu cursorul peste ea pentru a vedea cum a fost calculată ponderea. Pentru un chiriaș taxat prin două sau mai multe clădiri, calculul listează câte o linie pentru fiecare clădire, cu cota chiriașului din clădirea respectivă și cota clădirii.
- Totalul corespunde facturii. Panoul de categorizare afișează suma alocării pe proiecte; ea trebuie să fie 100 % și suma netă a facturii.
După salvare, aceleași cifre apar pe fiecare proiect la Finanțele proiectului › Costuri asociate, unde fiecare rând arată atât suma integrală a facturii, cât și cota atribuită proiectului respectiv — cea mai rapidă modalitate de a confirma că un proiect a fost taxat cu ce ți-ai propus.
Verificarea calculului înainte să sosească o factură
Aceeași aritmetică poate fi citită fără a deschide o factură. Deschide o clădire în Active, mergi la fila Atribute și extinde rândul atributului. Orice rând poate fi extins, chiar și pentru un atribut înregistrat o singură dată.
Pentru un atribut care determină o cascadă, rândul se deschide cu Cum se împarte <atribut> între chiriași: câte o linie pentru fiecare chiriaș între care atributul împarte un cost, în fiecare clădire care îl are. Fiecare linie arată atât datele de intrare, cât și rezultatul:
- Suprafața sa — valoarea proprie a chiriașului pentru atributul proiectului, de exemplu 120.0000 m².
- Cota din clădire — acea valoare împărțită la totalul chiriașilor clădirii sale, scrisă ca 120.0000 / 300.0000 = 40.00%. Când niciun chiriaș al clădirii nu are valoare, în loc de asta scrie împărțit în mod egal între <număr>.
- Cota clădirii (<atribut>) — valoarea clădirii împărțită la totalul tuturor clădirilor care au atributul, ca 23.9800 % / 100.0000 % = 23.98%.
- Procent efectiv — partea din factură pe care o suportă chiriașul: cele două cote înmulțite, aici 40.00 % × 23.98 % = 9.59 %.
Ambii numitori sunt pe ecran, deci fiecare cifră poate fi verificată manual. Sub tabel, totalul atributului pentru toate clădirile este numitorul cotei fiecărei clădiri. Un chiriaș taxat prin două sau mai multe clădiri primește câte o linie pentru fiecare clădire și o linie de total cu procentul său efectiv global.
Când o clădire care are atributul nu are niciun chiriaș în perioadă, cota ei nu este facturată nimănui, iar celelalte cote cresc pentru a o acoperi. O notă sub tabel precizează atunci numărul la care este împărțit fiecare procent, deoarece fără el cele două cote nu se mai înmulțesc la procentul efectiv. Dacă Taneczna 18A, cu 5 %, nu ar avea niciun chiriaș, nota ar spune 0.9500, iar chiriașul de mai sus ar suporta 40.00 % × 23.98 % ÷ 0.9500 = 10.10 %.
Când mai multe reguli de împărțire folosesc atributul, o listă Regula de împărțire alege pe care o urmează calculul. Un atribut care nu determină nicio împărțire spune acest lucru în rând, în loc să afișeze un tabel.
Panoul arată și un chiriaș care este rezervat într-o clădire și totuși nu suportă nimic, deoarece unitățile pe care este rezervat nu au suprafața înregistrată. Sub numele chiriașului listează Unități rezervate fără suprafață cu numele acelor unități, și atunci când doar unele dintre unitățile chiriașului nu au suprafață. Un chiriaș rămas fără nicio suprafață afișează o liniuță în loc de un procent efectiv; trece cursorul peste ea pentru a citi motivul. Înregistrează suprafața pe acele unități pentru a-i da chiriașului cota lui.
Excluderea unui client dintr-o împărțire
Nu fiecare proiect propus de o completare trebuie să suporte o parte din cost. Un chiriaș al cărui serviciu este facturat printr-un contract separat, o unitate la care furnizorul nu a intervenit niciodată, un proiect inclus doar pentru că întâmplător are o valoare pentru atribut — oricare dintre acestea poate necesita scoaterea manuală din împărțire.
Folosește controlul de eliminare de pe rândul proiectului. Rândul este tăiat din împărțire, nu șters: proiectul rămâne listat cu suma zero și este marcat ca exclus. Această înregistrare este esențială. Ea îi spune împărțirii că proiectul a fost lăsat deoparte intenționat, iar apăsarea din nou a unui buton de completare sau de cascadă lasă în afară fiecare proiect tăiat, în loc să îl propună din nou.
Din faptul că rândul este tăiat, nu șters, rezultă două lucruri.
- Celelalte rânduri își păstrează sumele pe care le au deja. Tăierea unui client nu mărește pe tăcute ce plătește altcineva. Dacă cota tăiată trebuie suportată de proiectele rămase, fie apasă din nou butonul de completare — care împarte costul între proiectele ce participă în continuare — fie tastează tu însuți sumele dorite pe rânduri.
- Șterge tot este o acțiune diferită. Ea golește complet împărțirea întregii facturi, inclusiv înregistrarea proiectelor tăiate, deci următoarea completare propune din nou toate proiectele eligibile. Când vrei ca un proiect să rămână în afară, folosește controlul de pe rândul lui, nu Șterge tot.
Când o împărțire nu acoperă întreaga sumă
O împărțire salvată ale cărei poziții nu însumează suma netă a documentului este semnalată pe document în lista de atașamente, sub eticheta Împărțire incompletă — nicio excludere marcată.
Semnalul privește o diferență neexplicată. Un proiect pe care l-ai tăiat din împărțire este o explicație, deci o împărțire lăsată intenționat sub sumă în acest fel nu este semnalată. Eticheta apare acolo unde sumele pur și simplu nu ating suma netă și nimic din împărțire nu explică diferența — cazul în care o parte dintr-o factură de la furnizor a ajuns pe tăcute să fie taxată nimănui.
Există două moduri de a o rezolva, iar care este cel potrivit depinde de unde ar fi trebuit să ajungă banii.
- Suma lipsă aparține cuiva. Adaugă-o la proiectele care ar trebui să o suporte sau apasă un buton de completare pentru a împărți din nou întreaga sumă netă.
- Suma lipsă nu aparține nimănui pe care îl taxezi. Taie din împărțire proiectele care nu ar trebui să suporte nimic din ea, așa cum este descris mai sus, astfel încât diferența să fie înregistrată ca intenționată, nu lăsată neexplicată.
Verificarea se aplică fiecărei împărțiri salvate, deci un document înregistrat cu ceva timp în urmă poate purta eticheta la fel de ușor ca unul introdus astăzi. Este o invitație de a privi împărțirea, nu un semn că ceva s-a schimbat la document.
Probleme frecvente
Două atribute cu același nume. Nimic nu împiedică două definiții să aibă același nume — una legată de active și una de proiecte. Doar una dintre ele este cea folosită de împărțirea ta. Dacă o împărțire ignoră valori despre care ești sigur că le-ai introdus, deschide Atribute și confirmă că ai editat definiția care aparține nivelului corect.
Un chiriaș care închiriază mai multe unități într-o clădire. Un proiect rezervat pe mai multe active este numărat o singură dată, sub un singur activ, nu o dată pentru fiecare unitate. Cota lui nu este înmulțită cu numărul de unități pe care le închiriază.
Chiriași fără valoare pentru atribut. Dacă niciunul dintre proiectele rezervate pe un activ nu are valoare, partea activului respectiv este împărțită în mod egal între ele, nu abandonată. O împărțire egală acolo unde te așteptai la una proporțională este semnul că valorile lipsesc, nu că tot costul s-a pierdut.
Spațiu liber. Participă doar activele și proiectele care au o valoare, deci unitățile neînchiriate sunt în afara calculului, iar cele ocupate absorb între ele întregul cost. Dacă vrei ca spațiul liber să suporte o cotă proprie, el trebuie să existe ca proiect cu o valoare de atribut, ca oricare altul.
Exemple de utilizare
- Împărțirea unei facturi la nivel de amplasament: completează o factură de pază sau de curățenie între chiriași proporțional cu un atribut precum suprafața, astfel încât cotele să se adune la suma netă a facturii.
- Împărțirea pe clădire, apoi pe chiriaș: folosește completarea în cascadă pentru a împărți costul mai întâi între clădiri și apoi între chiriașii fiecărei clădiri.
- Excluderea unui chiriaș: taie un proiect din împărțire astfel încât să rămână în afară când apeși din nou un buton de completare.
- Verificarea calculului: extinde rândul unui atribut pe o clădire pentru a vedea cum a fost calculat procentul fiecărui chiriaș.
Pagini conexe
- Atașamentele tranzacțiilor
- Atribute
- Gestionarea activelor