Список рахунків та створення
Примітка: Перед додаванням рахунків необхідно спочатку налаштувати банківський рахунок. Детальніше — у розділі Транзакції. Банківський рахунок є обов'язковим для кожного рахунку: якщо жоден не вибрано (наприклад, тому що жодного ще не налаштовано або жоден не відповідає валюті рахунку), збереження рахунку буде відхилено, а помилка вкаже поле банківського рахунку, щоб його можна було виправити. Клієнт також є обов'язковим для кожного рахунку: якщо жодного не вибрано, збереження рахунку буде відхилено, а помилка вкаже поле клієнта, щоб його можна було виправити.
Примітка: Перед створенням рахунків необхідно заповнити дані в плитці «Налаштування організації» в контекстному меню користувача, включаючи: ІПН компанії, адресу для виставлення рахунків, телефон для виставлення рахунків.
Примітка: Для надсилання рахунків клієнтам через Flowtly необхідно спочатку налаштувати інформацію про клієнта (вкладка Клієнти в розділі Контрагенти головного меню). Переконайтеся, що дані клієнта повністю налаштовані, включаючи країну та валюту.
Користувачі з роллю менеджера мають можливість створювати рахунки. У Flowtly є три способи створення рахунку:
Ручне створення:
Оберіть Рахунки з головного меню.
Натисніть «Створити рахунок».
Створення подібного рахунку:
- Натисніть «Створити подібний» для вже наявного рахунку.
Генерація рахунку з проєктних годин:
Ви також можете генерувати рахунки безпосередньо з вигляду «Робочий час».
Натисніть кнопку «Створити рахунок» у верхньому правому куті.
Рахунок буде згенерований на основі поточних фільтрів Співробітника та Проєкту у «Робочому часі».
Поведінка залежить від активного вигляду:
- Місячний календарний вигляд — можна генерувати лише рахунки за повний місяць.
- Вигляд «Планувальник» — можна визначити довільний діапазон дат для періоду рахунку.
Примітка: Цей спосіб доступний лише за активного модуля «Проєкти».
Список рахунків
Обравши Рахунки з головного меню, ви перейдете на сторінку рахунків з переліком усіх раніше створених рахунків та їхніми деталями:
Назва рахунку: клікабельна, перенаправляє на попередній перегляд. Під назвою — ім'я прив'язаного клієнта;
Статус: поточний статус рахунку:
- Чернетка — рахунок створено, але ще не завершено
- Відредаговано — рахунок змінено після створення
- Надіслано — рахунок згенеровано та надіслано клієнту;
Дата продажу: дата здійснення продажу або надання послуги;
Статус оплати: коло, що показує, яку частину рахунку погашено, як частку його брутто суми. Його колір показує, чи прострочено кошти:
- Зелений — рахунок погашено повністю або оплачено наперед;
- Помаранчевий — кошти ще очікуються, а термін оплати ще не минув;
- Червоний — термін оплати минув, а кошти ще очікуються, незалежно від того, чи не погашено нічого, чи лише частину. Рахунок із терміном оплати сьогодні стає червоним наступного дня. Рахунок без терміну оплати лишається помаранчевим.
У центрі кола - символ, а не відсоток: подвійна галочка для рахунку, оплаченого наперед, галочка для повністю погашеного, годинник після прострочення і риска, поки рахунок відкритий і термін ще не настав. Коли за рахунком надіслано нагадування про оплату, у центрі натомість показано R1, R2 і так далі: кількість надісланих нагадувань.
Якщо навести курсор на коло (або виділити його клавіатурою), воно словами пояснює, що означає:
- Ще нічого не погашено — коло порожнє;
- Погашено частково — коло частково заповнене;
- Оплачено повністю — коло зелене й повне: за рахунком нічого не залишилося до сплати;
- Повністю погашено заліком, а не оплатою — також повне зелене коло, але на ваш рахунок нічого не надходило;
- Оплачено наперед, як зазначено в рахунку, а не за даними платежів — повне зелене коло на рахунку, позначеному як оплачений наперед. 100% випливають із цієї позначки в рахунку, а не з платежів, зареєстрованих за ним, тому далі вказується лише сума рахунку.
Кожне інше формулювання супроводжується сумами, наприклад Оплачено повністю: 24 600,00 zl із 24 600,00 zl. Формулювання для простроченого рахунку містить також Прострочено, а після надсилання нагадувань вказує їх кількість, наприклад Надіслано 2 нагадування про оплату.
На комп'ютері клацання на колі відкриває бічну панель рахунку, де перелічено його платежі, без відкриття самого рядка. У мобільному вигляді коло є частиною картки рахунку, а дотик до нього відкриває те, що відкриває картка.
Рахунок, брутто сума якого дорівнює нулю або менша за нього, наприклад коригування, що скасовує рахунок, не очікує оплати й не показує кола. У мобільному вигляді його рядок Статус оплати також пропускається, якщо там не показано залік. Коли список відсортовано за статусом оплати, такі рахунки йдуть після всіх рахунків, що мають коло, в обох напрямках сортування.
Примітка: Коло вимірює те, що погашено, а не лише те, що було сплачено. Кредит-нота або залік зменшує непогашену суму й заповнює коло без надходження коштів, тож повне зелене коло означає «нічого більше стягувати», а не «платіж отримано». Виняток — рахунок, оплачений наперед: його коло повне, бо так зазначено в рахунку, незалежно від зареєстрованих платежів. Перш ніж шукати переказ у банківській виписці, перевірте формулювання у спливній підказці.
Повне коло не змінює Статус рахунку — статусу Оплачено не існує. Надіслано залишається Надіслано після погашення рахунку.
Деталі: нетто та брутто суми. Кожен рахунок має кнопку завантаження та кнопку «Додаткові опції» з можливостями:
Надіслати листом
Створити подібний
Редагувати
Відкрити попередній перегляд
Рахунки групуються за місяцями з відображенням кількості рахунків за кожен місяць.
Пошук рахунку
Поле пошуку над списком відповідає номеру рахунку і імені клієнта, тому рахунок можна знайти, ввівши номер з паперової копії або платіжного доручення — окремого поля для пошуку номера немає.
Створення рахунку
Розглянемо процес створення рахунку з нуля:
Оберіть пункт «Рахунки» з головного меню.
Додати рахунок:
Натисніть кнопку «Створити рахунок» у верхньому правому куті.
У формі першим кроком оберіть клієнта зі списку (це автоматично заповнить інформацію про банківський рахунок з валютою та курсом конвертації). Вкажіть:
Примітка: Курс конвертації застосовується лише тоді, коли рахунок виставляється у валюті, відмінній від власної валюти організації. Рахунок у власній валюті не потребує курсу — залиште поле порожнім, і рахунок буде збережений, оскільки валюта, конвертована сама в себе, завжди дорівнює 1. Для будь-якої іншої валюти курс все ще обов'язковий. Редагування рахунку, який вже має курс, ніколи не перезаписує його.
Дата виставлення — дата офіційного створення та виставлення рахунку,
Дата продажу — дата надання товарів або послуг,
Дата оплати — дата, до якої клієнт повинен оплатити рахунок. Вона заповнюється за умовами оплати клієнта (кількість днів, указана на вкладці «Огляд» клієнта); якщо в клієнта немає умов оплати або клієнта ще не вибрано, використовується типовий строк 20 днів. Короткий рядок під полем показує, з якого з двох джерел взято дату, наприклад «За умовами оплати клієнта: 30 днів». Якщо ви самостійно введете іншу дату оплати або зміните дати так, що дата оплати більше не відповідає цим умовам, рядок зникає, оскільки більше не описує показану дату. Додайте товари/послуги до рахунку:
Назва товару/послуги — назва або опис. Якщо клієнт пов'язаний з контрагентом, що має збережені тексти, функція Використати шаблон у рядку заповнює це поле з тієї бібліотеки — див. Шаблони рядків рахунку. Вона записує лише опис і не змінює кількість, ціну та ПДВ.
Проєкт (необов'язково) — для прив'язки до конкретного проєкту.
GTU (необов'язково) — ідентифікатор для податкової категоризації.
Кількість — кількість одиниць.
Одиниці — одиниця виміру продукту (штуки, години, дні, кіловат-години (кВт·год) або кубічні метри (м³)). Якщо рядок заповнюється автоматично — наприклад, на основі виміряного лічильником споживання комунальних послуг — і вже містить одиницю, яка не належить до стандартних варіантів, ця одиниця зберігається та відображається як вибрана, тож вона ніколи не втрачається під час редагування інших полів у тому самому рядку.
Ціна нетто — ціна одиниці без податків.
ПДВ — відсоток ПДВ для розрахунку суми податку. Також можна додати примітки та внутрішні коментарі. Примітки надсилаються всім одержувачам у файлі рахунку, внутрішні коментарі зберігаються лише у Flowtly.
Поля «Загальний ПДВ» та «Сума брутто» розраховуються автоматично.
Автоматично згенеровану назву рахунку можна змінити, натиснувши кнопку «Редагувати» біля назви.
Примітка: Префікс для всіх майбутніх рахунків можна налаштувати в плитці «Налаштування організації» в контекстному меню користувача.
Збереження та надсилання рахунку:
- Після збереження у верхньому правому куті з'явиться кнопка «Згенерувати PDF та надіслати клієнту». Рахунок також буде додано до списку рахунків.
Збережений рахунок буде прив'язаний до клієнта, обраного під час створення (видимий на вкладці «Платежі» на сторінці Клієнти).
Рахунки, виставлені за контрактом
Рахунок, виставлений за рядком графіка платежів контракту, відкривається у формі редагування. Якщо для цього контракту записано умови виставлення рахунків, у формі з'являється блок із заголовком Що договір каже про виставлення рахунків, який їх перелічує: тип кожної умови, її місце в документі та саму умову, процитовану точно так, як її записано в контракті.
- Текст умови ніколи не перекладається. Заголовок відповідає мові вашого інтерфейсу, але сама умова залишається мовою контракту, слово в слово, щоб її можна було звірити з підписаним документом. Її також позначено так, щоб переклад у браузері її не чіпав.
- Ніщо не застосовується за вас. Блок призначений для читання. Flowtly нічого не конвертує й не перераховує через умову: застосовуйте правило самостійно, а суми й обмінний курс у рахунку залишаються саме такими, як ви їх встановили.
- Немає блоку - немає що показувати. Він не з'являється в рахунку, доданому через Створити рахунок, який не пов'язаний з жодним контрактом, а також коли в контракті немає записаних умов.
- Блок показується людям, які можуть переглядати контракти. Той, чий доступ охоплює рахунки, але не контракти, його не бачить, навіть якщо в контракті є умови.
Умови записуються й ведуться в самому контракті; див. Контракти.
Приклади використання
- Ручне створення рахунку за одноразову послугу.
- Автоматична генерація рахунків на основі зафіксованих проєктних годин для точного виставлення.
- Дублювання наявного рахунку для швидкого створення подібного для повторюваних послуг.
- Відстеження статусу оплати всіх неоплачених рахунків та надсилання нагадувань.