Список рахунків та створення

Примітка: Перед додаванням рахунків необхідно спочатку налаштувати банківський рахунок. Детальніше — у розділі Транзакції. Банківський рахунок є обов'язковим для кожного рахунку: якщо жоден не вибрано (наприклад, тому що жодного ще не налаштовано або жоден не відповідає валюті рахунку), збереження рахунку буде відхилено, а помилка вкаже поле банківського рахунку, щоб його можна було виправити. Клієнт також є обов'язковим для кожного рахунку: якщо жодного не вибрано, збереження рахунку буде відхилено, а помилка вкаже поле клієнта, щоб його можна було виправити.

Примітка: Перед створенням рахунків необхідно заповнити дані в плитці «Налаштування організації» в контекстному меню користувача, включаючи: ІПН компанії, адресу для виставлення рахунків, телефон для виставлення рахунків.

Примітка: Для надсилання рахунків клієнтам через Flowtly необхідно спочатку налаштувати інформацію про клієнта (пункт «Клієнти» в головному меню). Переконайтеся, що дані клієнта повністю налаштовані, включаючи країну та валюту.

Користувачі з роллю менеджера мають можливість створювати рахунки. У Flowtly є три способи створення рахунку:

1. Ручне створення:

   • Оберіть Рахунки з головного меню.

   • Натисніть «Додати рахунок».

2. Створення подібного рахунку:

   • Натисніть «Створити подібний» для вже наявного рахунку.

3. Генерація рахунку з проєктних годин:

   Ви також можете генерувати рахунки безпосередньо з вигляду «Робочий час».

   • Натисніть кнопку «Створити рахунок» у верхньому правому куті.

   • Рахунок буде згенерований на основі поточних фільтрів Співробітника та Проєкту у «Робочому часі».

     Поведінка залежить від активного вигляду:

     • Місячний календарний вигляд — можна генерувати лише рахунки за повний місяць.
     • Вигляд «Планувальник» — можна визначити довільний діапазон дат для періоду рахунку.

   Примітка: Цей спосіб доступний лише за активного модуля «Проєкти».

Список рахунків

Обравши Рахунки з головного меню, ви перейдете на сторінку рахунків з переліком усіх раніше створених рахунків та їхніми деталями:

• Назва рахунку: клікабельна, перенаправляє на попередній перегляд. Під назвою — ім'я прив'язаного клієнта;

• Статус: поточний статус рахунку:

  • Чернетка — рахунок створено, але ще не завершено
  • Відредаговано — рахунок змінено після створення
  • Надіслано — рахунок згенеровано та надіслано клієнту;

• Дата продажу: дата здійснення продажу або надання послуги;

• Статус оплати: відображає відсоток оплаченої суми;

• Деталі: нетто та брутто суми. Кожен рахунок має кнопку завантаження та кнопку «Додаткові опції» з можливостями:

• Надіслати листом

• Створити подібний

• Редагувати

• Відкрити попередній перегляд

Рахунки групуються за місяцями з відображенням кількості рахунків за кожен місяць.

Пошук рахунку

Поле пошуку над списком відповідає номеру рахунку і імені клієнта, тому рахунок можна знайти, ввівши номер з паперової копії або платіжного доручення — окремого поля для пошуку номера немає.

Створення рахунку

Розглянемо процес створення рахунку з нуля:

1. Оберіть пункт «Рахунки» з головного меню.

2. Додати рахунок:

   • Натисніть кнопку «Додати рахунок» у верхньому правому куті.

   • У формі першим кроком оберіть клієнта зі списку (це автоматично заповнить інформацію про банківський рахунок з валютою та курсом конвертації). Вкажіть:

   Примітка: Курс конвертації застосовується лише тоді, коли рахунок виставляється у валюті, відмінній від власної валюти організації. Рахунок у власній валюті не потребує курсу — залиште поле порожнім, і рахунок буде збережений, оскільки валюта, конвертована сама в себе, завжди дорівнює 1. Для будь-якої іншої валюти курс все ще обов'язковий. Редагування рахунку, який вже має курс, ніколи не перезаписує його.

   • Дата виставлення — дата офіційного створення та виставлення рахунку,

   • Дата продажу — дата надання товарів або послуг,

   • Дата оплати — дата, до якої клієнт повинен оплатити рахунок. Додайте товари/послуги до рахунку:

   • Назва товару/послуги — назва або опис. Якщо клієнт пов'язаний з контрагентом, що має збережені тексти, функція Використати шаблон у рядку заповнює це поле з тієї бібліотеки — див. Шаблони рядків рахунку. Вона записує лише опис і не змінює кількість, ціну та ПДВ.

   • Проєкт (необов'язково) — для прив'язки до конкретного проєкту.

   • GTU (необов'язково) — ідентифікатор для податкової категоризації.

   • Кількість — кількість одиниць.

   • Одиниці — одиниця виміру продукту (штуки, години, дні, кіловат-години (кВт·год) або кубічні метри (м³)). Якщо рядок заповнюється автоматично — наприклад, на основі виміряного лічильником споживання комунальних послуг — і вже містить одиницю, яка не належить до стандартних варіантів, ця одиниця зберігається та відображається як вибрана, тож вона ніколи не втрачається під час редагування інших полів у тому самому рядку.

   • Ціна нетто — ціна одиниці без податків.

   • ПДВ — відсоток ПДВ для розрахунку суми податку. Також можна додати примітки та внутрішні коментарі. Примітки надсилаються всім одержувачам у файлі рахунку, внутрішні коментарі зберігаються лише у Flowtly.

Поля «Загальний ПДВ» та «Сума брутто» розраховуються автоматично.

Автоматично згенеровану назву рахунку можна змінити, натиснувши кнопку «Редагувати» біля назви.

Примітка: Префікс для всіх майбутніх рахунків можна налаштувати в плитці «Налаштування організації» в контекстному меню користувача.

3. Збереження та надсилання рахунку:

   • Після збереження у верхньому правому куті з'явиться кнопка «Згенерувати PDF та надіслати клієнту». Рахунок також буде додано до списку рахунків.

Збережений рахунок буде прив'язаний до клієнта, обраного під час створення (видимий на вкладці «Платежі» на сторінці Клієнти).

Приклади використання

• Ручне створення рахунку за одноразову послугу.
• Автоматична генерація рахунків на основі зафіксованих проєктних годин для точного виставлення.
• Дублювання наявного рахунку для швидкого створення подібного для повторюваних послуг.
• Відстеження статусу оплати всіх неоплачених рахунків та надсилання нагадувань.