Процес погодження рахунків-фактур

Flowtly дозволяє направляти вхідні рахунки-фактури від постачальників через етап погодження перед їх оплатою. Коли процес погодження увімкнено, рахунки очікують у черзі, доки уповноважена особа їх не затвердить або не відхилить. Ви також можете пропустити погодження і одразу перейти до вкладки Неоплачені, щоб вибрати рахунки та експортувати файл банківського переказу SEPA.

Увімкнення процесу погодження

Перейдіть до Налаштування → Фінанси та бізнес → Відповідальні за затвердження рахунків.
Ввімкніть перемикач Процес затвердження рахунків.
Налаштуйте, хто може погоджувати рахунки. Якщо погоджувачів ще не налаштовано, сторінка очікуваних погоджень запропонує їх додати. Погоджувачі призначаються безпосередньо на цій сторінці через діалогове вікно і отримують роль менеджера рахунків.

Примітка: Вкладка Неоплачені завжди відображається незалежно від того, чи увімкнений процес погодження.

Хто може погоджувати

Погодження або відхилення рахунку потребує дозволу на рахунки — перегляду або керування ними. Він зараховується незалежно від того, наданий він безпосередньо чи через групу дозволів, до якої належить особа.

Flowtly добирає погоджувачів рахунку в такому порядку й зупиняється на першому кроці, який когось визначає:

Власник тегу в рахунку. Якщо рахунок має теги — наприклад, категорію витрат — і хоча б один із них має власника, рахунок надходить до цього власника. Дивіться Маршрутизація за категорією витрат нижче.
Власник пов'язаної статті витрат. Якщо рахунок пов'язаний зі статтею витрат, що має власника, і ця особа має дозвіл на рахунки, рахунок надходить до неї.
Усі, хто має дозвіл на рахунки. Цей крок діє, коли жоден із попередніх кроків нікого не визначив.

Отже, власника витрат без дозволу на рахунки не просять погоджувати й не повідомляють. Рахунок при цьому не зупиняється: він надходить до тих, хто має дозвіл. Те саме стосується власника тегу — власника без дозволу на рахунки пропускають, і діє наступний крок.

Примітка: Дозволу на рахунки достатньо, щоб бути погоджувачем. Особа, від якої залежить рахунок, може відкрити його зі списку погодження, переглянути його файл і прикріплені документи, погодити чи відхилити його, призначити його проєкту та вибрати його договір, не маючи дозволу на договори, документи чи інших фінансових дозволів. У засобі вибору договору вона бачить лише назву кожного договору, без сум і умов. Особу без дозволу на рахунки ніколи не просять погоджувати, і вона не може ухвалити рішення щодо рахунку, навіть якщо її названо погоджувачем.

Маршрутизація за категорією витрат

Команди, які відносять кожен рахунок постачальника до певної категорії — будівництво, проєктування, юридичні послуги, — зазвичай хочуть, щоб перше погодження надходило до того, хто відповідає за цю категорію, а не до власника постачальника.

Щоб це налаштувати, призначте кожному тегу власника:

Створіть групу тегів для своїх категорій, по одному тегу на категорію.
Для кожного тегу вкажіть його власника в полі Відповідальний — особу, яка має погоджувати рахунки цієї категорії.
Позначайте кожен вхідний рахунок тегом його категорії під час його рознесення.

Відтоді рахунок із тегом Юридичні послуги надходить до власника тегу Юридичні послуги, а рахунок із тегом Будівництво — до власника тегу Будівництво.

Три речі, які варто знати:

Тег без власника нічого не змінює. Погодження тоді переходить до власника витрат, а потім до всіх, хто має дозвіл на рахунки, — точно як раніше. Маршрутизація за категорією діє лише для тегів, яким ви свідомо призначили власника, тож наявні налаштування залишаються без змін.
Рахунок із двома тегами, що мають власників, надходить до обох власників. Будь-хто з них може його погодити. Flowtly не обирає одного за вас, бо обох було призначено свідомо.
Тег, власник якого не може погоджувати, повідомляє про це. Якщо власник не має дозволу на рахунки або ще не прийняв запрошення, налаштування тегу показують попередження з його ім'ям. Доки це не виправлено, його рахунки надходять до всіх, хто має дозвіл на рахунки.

Вкладки процесу погодження

Після увімкнення процесу на екрані рахунків-фактур постачальників з'являються п’ять вкладок:

Вкладка	Вміст
Очікують	Усі рахунки, що очікують рішення, незалежно від того, хто на них чекає. Погоджувачі можуть затвердити або відхилити їх тут.
Чекають на мене	Частина вкладки Очікують, що чекає саме на ваше рішення.
Затверджені	Затверджені рахунки, готові до оплати.
Відхилені	Відхилені рахунки. Ви можете переглянути причину та повторно надіслати рахунок за потреби.
Неоплачені	Усі рахунки, які ще не оплачені, незалежно від статусу погодження. Відображається навіть при вимкненому процесі.

Чекають на мене

Вкладка Очікують показує все, що організація має на розгляді, — що для будь-якої команди, крім найменшої, здебільшого є роботою інших. Вкладка Чекають на мене звужує це до рахунків, у яких саме ви є особою, яку просять ухвалити рішення. Це той самий список з тими самими діями, відфільтрований на вас — рахунки затверджуються або відхиляються там так само.

Рахунок відображається на цій вкладці лише доти, доки він очікує рішення. Щойно ви його затверджуєте або відхиляєте, він зникає й переміщується до Затверджені або Відхилені, як і будь-який інший.

Коли немає нічого, що потребує вашого рішення, вкладка це позначає — Наразі нічого не чекає на вас. Це вужче твердження, ніж те, що робить Очікують, коли вона порожня: у організації може бути повна черга, тоді як жодна з позицій не стосується вас.

У кого зараз рахунок

Перш ніж надіслати рахунок із тегом, що має власника, його розділ затвердження над кнопкою Надіслати на затвердження вказує, кому він надійде:

Надійде до: перелічує власників тегів у рахунку, які можуть його погодити.
Попередження називає кожного власника, який не може: того, хто ще не прийняв запрошення, або того, хто не має ролі погоджувача рахунків.
Коли жоден із власників не може погоджувати, речення повідомляє, що рахунок надійде власнику витрат постачальника, якщо той може погоджувати, а інакше - усім, хто має роль погоджувача рахунків.
Якщо ваша роль не дозволяє переглядати людей, розділ повідомляє, що одержувачів показати неможливо, замість того щоб не показувати нічого.

Коли ви надсилаєте рахунок на затвердження, підтвердження називає людей, яким його надіслано. Якщо його надіслано всім, хто має дозвіл на рахунки-фактури, а не власнику тегу чи витрат, ви бачите це одразу.

Поки рахунок на розгляді, його розділ затвердження показує Очікує на: і людей, які ще мають ухвалити рішення. Коли достатньо одного підпису і хтось підписує, інших більше не питають: вони зникають зі стовпця Затверджувачі, а рахунок значиться лише затвердженим, ніколи — затвердженим і водночас таким, що на когось очікує.

Затвердження або відхилення рахунку

Перейдіть до Рахунки-фактури в головному меню і відкрийте вкладку Чекають на мене — або Очікують, якщо хочете переглянути всю чергу організації.
Натисніть на рахунок, щоб відкрити детальний перегляд, або використайте кнопки дій безпосередньо в списку.
Оберіть Затвердити або Відхилити.
- При відхиленні ви можете додати нотатку з поясненням причини.
Рахунок одразу переміщується до вкладки Затверджені або Відхилені.

Примітка: Для рішення потрібні обидві умови: користувач має бути призначений погоджувачем на сторінці очікуваних погоджень і мати дозвіл на рахунки.

Вкладка Неоплачені

Вкладка Неоплачені збирає всі рахунки, які ще потребують оплати — як затверджені, так і ті, що минули процес погодження. Використовуйте її як чергу платежів.

Ключові функції:

Множинний вибір — встановіть прапорці біля рахунків, які ви хочете оплатити.
Масовий експорт — після вибору одного або кількох рахунків кнопка Експортувати файл SEPA стає активною.

Експорт файлу банківського переказу SEPA

Замість того щоб вводити кожен переказ вручну на порталі банку, Flowtly може згенерувати стандартний XML-файл pain.001 (pain.001.001.03), який ви завантажуєте безпосередньо до свого банку.

Відкрийте вкладку Неоплачені.
Виберіть рахунки для оплати за допомогою прапорців.
Натисніть Експортувати файл SEPA (або подібну позначку на панелі інструментів).
Flowtly генерує файл pain.001 і завантажує його на ваш комп'ютер.
Увійдіть до онлайн-порталу свого банку та завантажте файл за допомогою функції масових платежів або імпорту кредитних переказів SEPA.

Примітка: Переконайтеся, що кожен рахунок від постачальника має дійсний IBAN і BIC на банківському рахунку контрагента у Flowtly. Рахунки без банківських реквізитів не можуть бути включені до експорту pain.001.

Вибір формату файлу для вашого банку

Не всі банки імпортують однаковий файл. Flowtly розпізнає банк за BIC (кодом SWIFT) рахунку, вибраного в полі Сплатити з, і пропонує формати, які цей банк імпортує. Під кожною кнопкою Експортувати PLN або Експортувати EUR підпис називає шаблон імпорту, який слід вибрати на порталі банку; значок інформації біля кнопок, Який формат імпорту банку?, показує ті самі шаблони. Якщо банк імпортує кілька форматів, виберіть потрібний у розділі Формат файлу в меню, що відкривається стрілкою біля кнопки експорту.

Банк, з якого ви платите	Формат файлу	Шаблон імпорту на порталі банку
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT для EUR, Przelew krajowy XML V2 для PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT для EUR, Przelew krajowy XML для PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, формат XML
Будь-який інший банк	SEPA / pain.001 XML	Шаблон не вказується

SGB24 приймає в цьому форматі лише PLN. Przelew zwykły (внутрішній переказ) не містить валюти, тому файл SGB24 пропонується лише для платежів у PLN. Платіж у EUR з цього рахунку експортується як pain.001, якого імпорт SEPA в SGB24 не приймає, тож рахунки в EUR з цього рахунку оплачуйте безпосередньо в SGB24.
Будь-який інший банк. Для EUR імпортуйте файл pain.001 за допомогою шаблону переказу SEPA вашого банку. Для PLN використовуйте його, лише якщо внутрішній імпорт банку читає pain.001: деякі банки мають власний формат і відхиляють цей файл. Інший кооперативний банк у SGB24 вважається будь-яким іншим банком.
Відсутність підпису під кнопкою означає, що Flowtly не знає шаблону імпорту банку, зазвичай тому, що рахунок у полі Сплатити з не має BIC. Додайте BIC до банківського рахунку, щоб отримати формати, властиві цьому банку.

Приклади використання

Фінансовий менеджер щоранку переглядає нові рахунки від постачальників у вкладці Очікують, затверджує дійсні та відхиляє дублікати з нотаткою.
Керівник проєкту, який погоджує лише рахунки за власними витратами, відкриває вкладку Чекають на мене замість Очікують і переглядає короткий список, а не сканує всю чергу організації.
Наприкінці тижня бухгалтер відкриває вкладку Неоплачені, вибирає всі затверджені рахунки, експортує файл pain.001 і завантажує його до банківського порталу компанії — оплачуючи десятки постачальників за один крок.
Невелика команда без увімкненого процесу погодження використовує вкладку Неоплачені виключно як чергу платежів, експортуючи файли SEPA без будь-якого кроку затвердження.