Процес погодження рахунків-фактур

Flowtly дозволяє направляти вхідні рахунки-фактури від постачальників через етап погодження перед їх оплатою. Коли процес погодження увімкнено, рахунки очікують у черзі, доки уповноважена особа їх не затвердить або не відхилить. Ви також можете пропустити погодження і одразу перейти до вкладки Неоплачені, щоб вибрати рахунки та експортувати файл банківського переказу SEPA.

Увімкнення процесу погодження

1. Відкрийте контекстне меню користувача (аватар у верхньому правому куті) і перейдіть до Налаштувань організації.
2. Знайдіть розділ Рахунки-фактури або Фінанси і ввімкніть перемикач Процес погодження рахунків.
3. Налаштуйте, хто може погоджувати рахунки. Якщо погоджувачів ще не налаштовано, сторінка очікуваних погоджень запропонує їх додати. Погоджувачі призначаються безпосередньо на цій сторінці через діалогове вікно і отримують роль менеджера рахунків.

Примітка: Вкладка Неоплачені завжди відображається незалежно від того, чи увімкнений процес погодження.

Хто може погоджувати

Погодження або відхилення рахунку потребує дозволу на рахунки — перегляду або керування ними. Він зараховується незалежно від того, наданий він безпосередньо чи через групу дозволів, до якої належить особа.

Flowtly добирає погоджувачів рахунку в такому порядку:

1. Власник пов'язаної статті витрат. Якщо рахунок пов'язаний зі статтею витрат, що має власника, і ця особа має дозвіл на рахунки, рахунок надходить до неї.
2. Усі, хто має дозвіл на рахунки. Цей крок діє, коли в рахунку немає власника пов'язаної статті витрат або коли той не має дозволу на рахунки.

Отже, власника витрат без дозволу на рахунки не просять погоджувати й не повідомляють. Рахунок при цьому не зупиняється: він надходить до тих, хто має дозвіл.

Примітка: Саме дозвіл уможливлює рішення, а не сама лише присутність у списку. Особа, зазначена як погоджувач, але без дозволу на рахунки, може відкрити рахунок, проте не може погодити чи відхилити його.

Вкладки процесу погодження

Після увімкнення процесу на екрані рахунків-фактур постачальників з'являються п’ять вкладок:

Вкладка	Вміст
Очікують	Усі рахунки, що очікують рішення, незалежно від того, хто на них чекає. Погоджувачі можуть затвердити або відхилити їх тут.
Чекають на мене	Частина вкладки Очікують, що чекає саме на ваше рішення.
Затверджені	Затверджені рахунки, готові до оплати.
Відхилені	Відхилені рахунки. Ви можете переглянути причину та повторно надіслати рахунок за потреби.
Неоплачені	Усі рахунки, які ще не оплачені, незалежно від статусу погодження. Відображається навіть при вимкненому процесі.

Чекають на мене

Вкладка Очікують показує все, що організація має на розгляді, — що для будь-якої команди, крім найменшої, здебільшого є роботою інших. Вкладка Чекають на мене звужує це до рахунків, у яких саме ви є особою, яку просять ухвалити рішення. Це той самий список з тими самими діями, відфільтрований на вас — рахунки затверджуються або відхиляються там так само.

Рахунок відображається на цій вкладці лише доти, доки він очікує рішення. Щойно ви його затверджуєте або відхиляєте, він зникає й переміщується до Затверджені або Відхилені, як і будь-який інший.

Коли немає нічого, що потребує вашого рішення, вкладка це позначає — Наразі нічого не чекає на вас. Це вужче твердження, ніж те, що робить Очікують, коли вона порожня: у організації може бути повна черга, тоді як жодна з позицій не стосується вас.

Затвердження або відхилення рахунку

1. Перейдіть до Рахунки-фактури в головному меню і відкрийте вкладку Чекають на мене — або Очікують, якщо хочете переглянути всю чергу організації.
2. Натисніть на рахунок, щоб відкрити детальний перегляд, або використайте кнопки дій безпосередньо в списку.
3. Оберіть Затвердити або Відхилити.
   • При відхиленні ви можете додати нотатку з поясненням причини.
4. Рахунок одразу переміщується до вкладки Затверджені або Відхилені.

Примітка: Для рішення потрібні обидві умови: користувач має бути призначений погоджувачем на сторінці очікуваних погоджень і мати дозвіл на рахунки.

Вкладка Неоплачені

Вкладка Неоплачені збирає всі рахунки, які ще потребують оплати — як затверджені, так і ті, що минули процес погодження. Використовуйте її як чергу платежів.

Ключові функції:

• Множинний вибір — встановіть прапорці біля рахунків, які ви хочете оплатити.
• Масовий експорт — після вибору одного або кількох рахунків кнопка Експортувати файл SEPA стає активною.

Експорт файлу банківського переказу SEPA

Замість того щоб вводити кожен переказ вручну на порталі банку, Flowtly може згенерувати стандартний XML-файл pain.001 (pain.001.001.03), який ви завантажуєте безпосередньо до свого банку.

1. Відкрийте вкладку Неоплачені.
2. Виберіть рахунки для оплати за допомогою прапорців.
3. Натисніть Експортувати файл SEPA (або подібну позначку на панелі інструментів).
4. Flowtly генерує файл pain.001 і завантажує його на ваш комп'ютер.
5. Увійдіть до онлайн-порталу свого банку та завантажте файл за допомогою функції масових платежів або імпорту кредитних переказів SEPA.

Примітка: Переконайтеся, що кожен рахунок від постачальника має дійсний IBAN і BIC на банківському рахунку контрагента у Flowtly. Рахунки без банківських реквізитів не можуть бути включені до експорту pain.001.

Приклади використання

• Фінансовий менеджер щоранку переглядає нові рахунки від постачальників у вкладці Очікують, затверджує дійсні та відхиляє дублікати з нотаткою.
• Керівник проєкту, який погоджує лише рахунки за власними витратами, відкриває вкладку Чекають на мене замість Очікують і переглядає короткий список, а не сканує всю чергу організації.
• Наприкінці тижня бухгалтер відкриває вкладку Неоплачені, вибирає всі затверджені рахунки, експортує файл pain.001 і завантажує його до банківського порталу компанії — оплачуючи десятки постачальників за один крок.
• Невелика команда без увімкненого процесу погодження використовує вкладку Неоплачені виключно як чергу платежів, експортуючи файли SEPA без будь-якого кроку затвердження.