Процес погодження рахунків-фактур

Flowtly дозволяє направляти вхідні рахунки-фактури від постачальників через етап погодження перед їх оплатою. Коли процес погодження увімкнено, рахунки очікують у черзі, доки уповноважена особа їх не затвердить або не відхилить. Ви також можете пропустити погодження і одразу перейти до вкладки Неоплачені, щоб вибрати рахунки та експортувати файл банківського переказу SEPA.

Увімкнення процесу погодження

1. Відкрийте контекстне меню користувача (аватар у верхньому правому куті) і перейдіть до Налаштувань організації.
2. Знайдіть розділ Рахунки-фактури або Фінанси і ввімкніть перемикач Процес погодження рахунків.
3. Налаштуйте, хто може погоджувати рахунки. Якщо погоджувачів ще не налаштовано, сторінка очікуваних погоджень запропонує їх додати. Погоджувачі призначаються безпосередньо на цій сторінці через діалогове вікно і отримують роль менеджера рахунків.

Примітка: Вкладка Неоплачені завжди відображається незалежно від того, чи увімкнений процес погодження.

Вкладки процесу погодження

Після увімкнення процесу на екрані рахунків-фактур постачальників з'являються чотири вкладки:

Вкладка	Вміст
Очікують	Рахунки, що очікують рішення. Погоджувачі можуть затвердити або відхилити їх тут.
Затверджені	Затверджені рахунки, готові до оплати.
Відхилені	Відхилені рахунки. Ви можете переглянути причину та повторно надіслати рахунок за потреби.
Неоплачені	Усі рахунки, які ще не оплачені, незалежно від статусу погодження. Відображається навіть при вимкненому процесі.

Затвердження або відхилення рахунку

1. Перейдіть до Рахунки-фактури в головному меню і відкрийте вкладку Очікують.
2. Натисніть на рахунок, щоб відкрити детальний перегляд, або використайте кнопки дій безпосередньо в списку.
3. Оберіть Затвердити або Відхилити.
   • При відхиленні ви можете додати нотатку з поясненням причини.
4. Рахунок одразу переміщується до вкладки Затверджені або Відхилені.

Примітка: Лише користувачі, призначені як погоджувачі на сторінці очікуваних погоджень, можуть затверджувати або відхиляти рахунки.

Вкладка Неоплачені

Вкладка Неоплачені збирає всі рахунки, які ще потребують оплати — як затверджені, так і ті, що минули процес погодження. Використовуйте її як чергу платежів.

Ключові функції:

• Множинний вибір — встановіть прапорці біля рахунків, які ви хочете оплатити.
• Масовий експорт — після вибору одного або кількох рахунків кнопка Експортувати файл SEPA стає активною.

Експорт файлу банківського переказу SEPA

Замість того щоб вводити кожен переказ вручну на порталі банку, Flowtly може згенерувати стандартний XML-файл pain.001 (pain.001.001.03), який ви завантажуєте безпосередньо до свого банку.

1. Відкрийте вкладку Неоплачені.
2. Виберіть рахунки для оплати за допомогою прапорців.
3. Натисніть Експортувати файл SEPA (або подібну позначку на панелі інструментів).
4. Flowtly генерує файл pain.001 і завантажує його на ваш комп'ютер.
5. Увійдіть до онлайн-порталу свого банку та завантажте файл за допомогою функції масових платежів або імпорту кредитних переказів SEPA.

Примітка: Переконайтеся, що кожен рахунок від постачальника має дійсний IBAN і BIC на банківському рахунку контрагента у Flowtly. Рахунки без банківських реквізитів не можуть бути включені до експорту pain.001.

Приклади використання

• Фінансовий менеджер щоранку переглядає нові рахунки від постачальників у вкладці Очікують, затверджує дійсні та відхиляє дублікати з нотаткою.
• Наприкінці тижня бухгалтер відкриває вкладку Неоплачені, вибирає всі затверджені рахунки, експортує файл pain.001 і завантажує його до банківського порталу компанії — оплачуючи десятки постачальників за один крок.
• Невелика команда без увімкненого процесу погодження використовує вкладку Неоплачені виключно як чергу платежів, експортуючи файли SEPA без будь-якого кроку затвердження.