Goedkeuringsproces voor facturen

Flowtly Redactieteam4 min

Met Flowtly kun je inkomende leveranciersfacturen langs een goedkeuringsstap laten lopen voordat ze worden betaald. Staat goedkeuring aan, dan blijven facturen in een lijst wachten tot een bevoegd persoon ze goedkeurt of afwijst. Je kunt de goedkeuring ook overslaan en direct naar het tabblad Onbetaald gaan om facturen te selecteren en een SEPA-overboekingsbestand voor je bank te exporteren.

Het goedkeuringsproces inschakelen

  1. Open het gebruikersmenu (je avatar, rechtsboven) en ga naar Organisatie-instellingen.
  2. Zoek de sectie Facturen of Financiën en zet Goedkeuringsproces voor facturen aan.
  3. Stel in wie facturen mag goedkeuren. Zijn er nog geen fiatteurs ingesteld, dan vraagt de pagina met te beoordelen facturen je om ze toe te voegen. Fiatteurs wijs je rechtstreeks op die pagina toe via een dialoogvenster; zij krijgen de rol facturenbeheerder.

Let op: het tabblad Onbetaald is altijd zichtbaar, of het goedkeuringsproces nu aan staat of niet.

De goedkeuringstabbladen

Zodra het proces aan staat, toont het scherm met leveranciersfacturen vier tabbladen:

Tabblad Wat erin staat
In afwachting Facturen die op een beslissing wachten. Fiatteurs kunnen hier goedkeuren of afwijzen.
Goedgekeurd Facturen die zijn goedgekeurd en klaarstaan om te betalen.
Afgewezen Facturen die zijn afgewezen. Je kunt de reden bekijken en desgewenst opnieuw indienen.
Onbetaald Alle facturen die nog niet zijn betaald, ongeacht de goedkeuringsstatus. Ook zichtbaar als goedkeuring uit staat.

Een factuur goedkeuren of afwijzen

  1. Ga in het hoofdmenu naar Facturen en open het tabblad In afwachting.
  2. Klik op een factuur om de details te openen, of gebruik de actieknoppen direct in de lijst.
  3. Kies Goedkeuren of Afwijzen.
    • Wijs je een factuur af, dan kun je een notitie toevoegen met de reden.
  4. De factuur gaat direct naar het tabblad Goedgekeurd of Afgewezen.

Let op: alleen gebruikers die op de pagina met te beoordelen facturen als fiatteur zijn aangewezen, kunnen facturen goedkeuren of afwijzen.

Het tabblad Onbetaald

Het tabblad Onbetaald bundelt elke factuur die nog betaald moet worden — zowel de goedgekeurde als die het proces hebben omzeild. Gebruik het als je betalingswachtrij.

Belangrijkste functies:

  • Meervoudige selectie — vink de facturen aan die je wilt betalen.
  • Bulkexport — zodra je een of meer facturen hebt geselecteerd, wordt de knop SEPA-bestand exporteren actief.

Een SEPA-overboekingsbestand exporteren

In plaats van elke overboeking handmatig in het portaal van je bank in te voeren, kan Flowtly een standaard pain.001-bestand (pain.001.001.03) in XML genereren dat je rechtstreeks bij je bank uploadt.

  1. Open het tabblad Onbetaald.
  2. Selecteer met de vinkjes de facturen die je wilt betalen.
  3. Klik op SEPA-bestand exporteren (of de vergelijkbare knop in de werkbalk).
  4. Flowtly genereert een pain.001-bestand en downloadt het naar je computer.
  5. Meld je aan bij het online portaal van je bank en upload het bestand via de functie voor bulkbetaling of SEPA-overboekingsimport.

Let op: zorg dat elke leveranciersfactuur een geldig IBAN en BIC heeft op de bankrekening van de tegenpartij in Flowtly. Facturen zonder bankgegevens kunnen niet in de pain.001-export worden opgenomen.

Voorbeelden van gebruik

  • Een financieel manager beoordeelt elke ochtend alle nieuwe leveranciersfacturen op het tabblad In afwachting, keurt de geldige goed en wijst dubbele af met een notitie.
  • Aan het eind van de week opent een boekhouder het tabblad Onbetaald, selecteert alle goedgekeurde facturen, exporteert een pain.001-bestand en uploadt dat bij de bank van het bedrijf — waarmee tientallen leveranciers in één stap worden betaald.
  • Een klein team met goedkeuring uitgeschakeld gebruikt het tabblad Onbetaald puur als betalingswachtrij en exporteert SEPA-bestanden zonder goedkeuringsstap.

Verbindingskaart

Verwijst naarVerbruiktOnderdeel vanAfgeleid van
Hier beschrevenElders beschreven
invoice gefactureerd aan counterparty. invoice belast met tax-group. cost belast budget. cost verschuldigd aan counterparty. bank-transaction afgestemd met invoice. contract plant payment-schedule-line. contract gekoppeld aan budget. budget dekt project. invoice gefactureerd vanuit project. project gekoppeld aan budget. lead wordt counterparty. deal verkocht aan counterparty.gefactureerd aanbelast metbelastverschuldigd aanafgestemd metplantgekoppeld aandektgefactureerd vanuitgekoppeld aanwordtverkocht aanFFactuur — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FactuurTTegenpartij — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.TegenpartijBBtw-groep — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Btw-groepKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransactie — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransactieCContract — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContractBBetaaltermijn — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetaaltermijnPProject — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjectPProspect — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.ProspectDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal