Goedkeuringsproces voor facturen

Met Flowtly kun je inkomende leveranciersfacturen langs een goedkeuringsstap laten lopen voordat ze worden betaald. Staat goedkeuring aan, dan blijven facturen in een lijst wachten tot een bevoegd persoon ze goedkeurt of afwijst. Je kunt de goedkeuring ook overslaan en direct naar het tabblad Onbetaald gaan om facturen te selecteren en een SEPA-overboekingsbestand voor je bank te exporteren.

Het goedkeuringsproces inschakelen

Open het gebruikersmenu (je avatar, rechtsboven) en ga naar Organisatie-instellingen.
Zoek de sectie Facturen of Financiën en zet Goedkeuringsproces voor facturen aan.
Stel in wie facturen mag goedkeuren. Zijn er nog geen fiatteurs ingesteld, dan vraagt de pagina met te beoordelen facturen je om ze toe te voegen. Fiatteurs wijs je rechtstreeks op die pagina toe via een dialoogvenster; zij krijgen de rol facturenbeheerder.

Let op: het tabblad Onbetaald is altijd zichtbaar, of het goedkeuringsproces nu aan staat of niet.

Wie mag goedkeuren

Een factuur goedkeuren of afwijzen vraagt om een facturenrecht — facturen inzien of facturen beheren. Het telt of het nu rechtstreeks aan de persoon is toegekend of via een rechtengroep waartoe die persoon behoort.

Flowtly kiest de fiatteurs van een factuur in deze volgorde:

De eigenaar van de gekoppelde kostenpost. Is de factuur gekoppeld aan een kostenpost met een eigenaar en heeft die persoon een facturenrecht, dan gaat de factuur naar hem of haar.
Iedereen met een facturenrecht. Deze stap geldt wanneer de factuur geen eigenaar van een gekoppelde kostenpost heeft, of wanneer die eigenaar geen facturenrecht heeft.

Een kosteneigenaar zonder facturenrecht wordt dus niet om goedkeuring gevraagd en niet op de hoogte gebracht. De factuur blijft daardoor niet liggen: ze gaat naar de mensen die het recht wel hebben.

Let op: het recht maakt de beslissing mogelijk, niet het enkele feit dat iemand op de lijst staat. Wie als fiatteur vermeld staat zonder facturenrecht, kan de factuur openen maar niet goedkeuren of afwijzen.

De goedkeuringstabbladen

Zodra het proces aan staat, toont het scherm met leveranciersfacturen vijf tabbladen:

Tabblad	Wat erin staat
In afwachting	Alle facturen die op een beslissing wachten, wie ze ook afwachten. Fiatteurs kunnen hier goedkeuren of afwijzen.
Wacht op mij	Het gedeelte van In afwachting dat op uw beslissing wacht.
Goedgekeurd	Facturen die zijn goedgekeurd en klaarstaan om te betalen.
Afgewezen	Facturen die zijn afgewezen. Je kunt de reden bekijken en desgewenst opnieuw indienen.
Onbetaald	Alle facturen die nog niet zijn betaald, ongeacht de goedkeuringsstatus. Ook zichtbaar als goedkeuring uit staat.

Wacht op mij

In afwachting toont alles wat de organisatie in behandeling heeft — wat voor elk team behalve het kleinste grotendeels het werk van anderen is. Wacht op mij vernauwt dat tot de facturen waarbij u de persoon bent die om een beslissing wordt gevraagd. Het is dezelfde lijst met dezelfde acties, gefilterd op u — niets wordt er anders goedgekeurd of afgewezen.

Een factuur verschijnt alleen op dit tabblad zolang er nog op een beslissing wordt gewacht. Zodra u goedkeurt of afwijst, verdwijnt de factuur en gaat ze naar Goedgekeurd of Afgewezen zoals elke andere.

Als er niets te beslissen is, geeft het tabblad dat aan — Er wacht momenteel niets op u. Dat is een engere uitspraak dan wat In afwachting zegt als het leeg is: de organisatie kan een volle wachtrij hebben terwijl niets daarin van u is.

Een factuur goedkeuren of afwijzen

Ga in het hoofdmenu naar Facturen en open het tabblad Wacht op mij — of In afwachting, als u de volledige wachtrij van de organisatie wilt zien.
Klik op een factuur om de details te openen, of gebruik de actieknoppen direct in de lijst.
Kies Goedkeuren of Afwijzen.
- Wijs je een factuur af, dan kun je een notitie toevoegen met de reden.
De factuur gaat direct naar het tabblad Goedgekeurd of Afgewezen.

Let op: een beslissing vraagt om beide: de persoon moet op de pagina met te beoordelen facturen als fiatteur zijn aangewezen én een facturenrecht hebben.

Het tabblad Onbetaald

Het tabblad Onbetaald bundelt elke factuur die nog betaald moet worden — zowel de goedgekeurde als die het proces hebben omzeild. Gebruik het als je betalingswachtrij.

Belangrijkste functies:

Meervoudige selectie — vink de facturen aan die je wilt betalen.
Bulkexport — zodra je een of meer facturen hebt geselecteerd, wordt de knop SEPA-bestand exporteren actief.

Een SEPA-overboekingsbestand exporteren

In plaats van elke overboeking handmatig in het portaal van je bank in te voeren, kan Flowtly een standaard pain.001-bestand (pain.001.001.03) in XML genereren dat je rechtstreeks bij je bank uploadt.

Open het tabblad Onbetaald.
Selecteer met de vinkjes de facturen die je wilt betalen.
Klik op SEPA-bestand exporteren (of de vergelijkbare knop in de werkbalk).
Flowtly genereert een pain.001-bestand en downloadt het naar je computer.
Meld je aan bij het online portaal van je bank en upload het bestand via de functie voor bulkbetaling of SEPA-overboekingsimport.

Let op: zorg dat elke leveranciersfactuur een geldig IBAN en BIC heeft op de bankrekening van de tegenpartij in Flowtly. Facturen zonder bankgegevens kunnen niet in de pain.001-export worden opgenomen.

Voorbeelden van gebruik

Een financieel manager beoordeelt elke ochtend alle nieuwe leveranciersfacturen op het tabblad In afwachting, keurt de geldige goed en wijst dubbele af met een notitie.
Een projectleider die alleen facturen van zijn eigen kosten goedkeurt, opent Wacht op mij en verwerkt een kortere lijst in plaats van de gehêle wachtrij van de organisatie te doorzoeken.
Aan het eind van de week opent een boekhouder het tabblad Onbetaald, selecteert alle goedgekeurde facturen, exporteert een pain.001-bestand en uploadt dat bij de bank van het bedrijf — waarmee tientallen leveranciers in één stap worden betaald.
Een klein team met goedkeuring uitgeschakeld gebruikt het tabblad Onbetaald puur als betalingswachtrij en exporteert SEPA-bestanden zonder goedkeuringsstap.