Facturen verzenden

Flowtly Redactieteam3 min

Er zijn 2 mogelijkheden om het genereren van een e-mail voor een factuur te starten:

  1. Na het opslaan van een nieuwe factuur:
    • Klik op "PDF genereren en naar klant sturen".
  2. In de factuurlijst:
    • Klik op de knop "Meer opties" en selecteer "Via e-mail verzenden".

Na het uitvoeren van een van deze acties wordt u doorgestuurd naar de e-mailinstellingenpagina.

E-mailinstellingenpagina

Deze pagina bestaat uit drie secties:

  • Klantgegevens: Bevat het e-mailadres en de naam van de klant. Deze velden worden vooringevuld als er een facturatiecontact aanwezig is voor de klant die is geselecteerd tijdens het aanmaken van de factuur. Ze zijn aanpasbaar, zodat u ze kunt aanpassen als het facturatiecontact van de klant is gewijzigd.
  • CC-instellingen: Bevat het e-mailadres en de naam van de ontvanger. Om deze velden vooringevuld te hebben, dient u ze organisatiebreed te beheren via de tegel Organisatie-instellingen in het gebruikerscontextmenu. Als ze niet voor de gehele organisatie zijn geconfigureerd, kunnen ze handmatig worden ingevoerd of zelfs worden verwijderd door op de knop "Prullenbak" te klikken. U kunt zoveel ontvangers toevoegen als nodig door op de knop "Ontvanger toevoegen" rechtsboven in de sectie CC-instellingen te klikken.
  • Bericht: Er wordt automatisch een bericht gegenereerd op basis van de eerder opgegeven informatie. Dit bericht wordt automatisch aangemaakt en bevat essentiële details zoals het factuurnummer, betalingsinformatie en het verschuldigde bedrag. De factuur wordt als bijlage aan de e-mail toegevoegd.

    Opmerking: In het gegenereerde factuurmessage ziet u mogelijk regelafbrekingen tussen tekstsecties: "br". De regelafbrekingen helpen de inhoud te organiseren, zodat elk stuk informatie, zoals betalingsgegevens en factuurinformatie, op een eigen regel verschijnt voor betere leesbaarheid.

U kunt terugkeren en de factuur bewerken door op de knop "Factuur bewerken" rechtsboven op de pagina te klikken. Na het opgeven van alle gegevens klikt u op de knop "Factuur verzenden" om de factuur definitief te verzenden naar de klant. Na verzending wordt de factuurstatus bijgewerkt naar "Verzonden". De klant ontvangt een e-mail met de factuur als bijlage.

Voorbeelden van gebruik

  • Een nieuw aangemaakte factuur verzenden: Verstuur direct na het aanmaken een factuur naar een klant.
  • Een bestaande factuur opnieuw verzenden: Stuur een herinnering of een bijgewerkte factuur naar een klant vanuit de factuurlijst.
  • Verzenden naar meerdere ontvangers: Voeg aanvullende betrokkenen toe, zoals projectmanagers of financiële afdelingen, via de CC-instellingen.
  • E-mailinhoud aanpassen: Pas het standaard e-mailbericht aan vóór verzending om persoonlijke opmerkingen voor de klant toe te voegen.

Verbindingskaart

Verwijst naarVerbruiktOnderdeel vanAfgeleid van
Hier beschrevenElders beschreven
invoice gefactureerd aan counterparty. invoice belast met tax-group. cost belast budget. cost verschuldigd aan counterparty. bank-transaction afgestemd met invoice. contract plant payment-schedule-line. contract gekoppeld aan budget. budget dekt project. invoice gefactureerd vanuit project. project gekoppeld aan budget. lead wordt counterparty. deal verkocht aan counterparty.gefactureerd aanbelast metbelastverschuldigd aanafgestemd metplantgekoppeld aandektgefactureerd vanuitgekoppeld aanwordtverkocht aanFFactuur — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FactuurTTegenpartij — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.TegenpartijBBtw-groep — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Btw-groepKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransactie — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransactieCContract — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContractBBetaaltermijn — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetaaltermijnPProject — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjectPProspect — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.ProspectDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal