Factuurlijst en aanmaken
Opmerking: Voordat u facturen toevoegt, dient u eerst uw bankrekening te configureren. Meer informatie hierover vindt u in de sectie Transacties. Voor elke factuur is een bankrekening vereist: als er geen wordt geselecteerd (bijvoorbeeld omdat er nog geen is geconfigureerd, of omdat er geen overeenkomt met de valuta van de factuur), wordt het opslaan van de factuur geweigerd en noemt de foutmelding het veld bankrekening, zodat het gecorrigeerd kan worden. Voor elke factuur is ook een klant vereist: als er geen wordt geselecteerd, wordt het opslaan van de factuur geweigerd en noemt de foutmelding het veld klant, zodat het gecorrigeerd kan worden.
Opmerking: Voordat u facturen aanmaakt, dient u gegevens in te stellen in de tegel Organisatie-instellingen in het gebruikerscontextmenu, waaronder: Fiscaal identificatienummer van het bedrijf, Factuuradres, Factuurtelefoonnummer.
Opmerking: Om facturen via Flowtly naar klanten te sturen, dient u eerst de klantgegevens in het systeem in te stellen (onderdeel "Klanten" in het hoofdmenu). Zorg ervoor dat de klantgegevens volledig zijn geconfigureerd, inclusief details zoals het land en de valuta van de klant. Deze instelling is cruciaal omdat hiermee wordt gewaarborgd dat alle facturen worden gegenereerd met de juiste regionale en financiële instellingen, afgestemd op de specifieke vereisten van de klant.
Gebruikers met managerrollen hebben de mogelijkheid om facturen aan te maken. In Flowtly zijn er drie manieren om een factuur aan te maken:
Handmatig aanmaken:
Selecteer Facturen in het hoofdmenu.
Klik op "Factuur toevoegen".
Vergelijkbare factuur aanmaken:
- Klik op "Vergelijkbare aanmaken" voor een reeds bestaande factuur.
Factuur genereren op basis van projecturen:
U kunt ook facturen rechtstreeks genereren vanuit de werktijdweergave.
Klik op de knop "Factuur aanmaken" rechtsboven.
De factuur wordt gegenereerd op basis van de huidige medewerker- en projectfilters die zijn toegepast in Werktijd.
Het gedrag is afhankelijk van de actieve weergave:
- Maandelijkse kalenderweergave – alleen volledige maandfacturen kunnen worden gegenereerd.
- Werkplannerweergave – u kunt een aangepast datumbereik voor de factuurperiode definiëren.
Opmerking: Deze methode is alleen beschikbaar als de module Projecten actief is.
Factuurlijst
Wanneer u Facturen selecteert in het hoofdmenu, wordt u doorgestuurd naar de factuurpagina, waar een lijst van alle eerder aangemaakte facturen wordt weergegeven, samen met hun details, zoals:
Factuurtitel: de naam van de factuur. Deze is klikbaar en stuurt door naar de pagina Factuurvoorbeeld. Onder de titel ziet u de naam van de gekoppelde klant, wat aangeeft aan wie de factuur is gericht;
Status: dit toont de huidige status van de factuur. Mogelijke statussen zijn:
- Concept – de factuur is aangemaakt maar nog niet afgerond
- Bewerkt – de factuur is gewijzigd na aanmaken
- Verzonden – de factuur is gegenereerd en naar de klant verzonden;
Verkoopdatum: dit is de datum waarop de verkoop heeft plaatsgevonden of de dienst is geleverd. Geeft de verkoopdatum weer die is opgegeven tijdens het aanmaken van de factuur;
Betalingsstatus: dit geeft de betalingsvoortgang aan, met een percentage van het betaalde bedrag.
Details: hier vindt u zowel het nettobedrag als het brutobedrag duidelijk weergegeven. Bij elke factuur is een downloadoptie beschikbaar via een daarvoor bestemde knop. Daarnaast ziet u een knop "Meer opties" met de mogelijkheden om:
Via e-mail te verzenden
Vergelijkbare aan te maken
Te bewerken
Het voorbeeld te openen
Facturen zijn gegroepeerd per maand en het aantal facturen wordt per maand weergegeven
Een factuur zoeken
Het zoekvak boven de lijst zoekt op factuurnummer en klantnaam, zodat een factuur gevonden kan worden door het nummer van een papieren kopie of een betalingsreferentie te typen — er is geen afzonderlijk veld om het nummer te zoeken.
Factuur aanmaken
Laten we het proces van het aanmaken van een factuur van begin tot eind doorlopen. Volg deze stappen om een factuur aan te maken:
Selecteer het onderdeel "Facturen" in het hoofdmenu.
Een factuur toevoegen:
Klik op de knop "Factuur toevoegen" rechtsboven op de pagina.
In het formulier is de eerste stap het selecteren van een klant uit de lijst van eerder aangemaakte klanten (dit vult automatisch de bankrekeninggegevens in met de valuta en de wisselkoers). Deze optie is cruciaal om ervoor te zorgen dat relevante financiële informatie nauwkeurig en efficiënt wordt toegepast op de factuur zonder handmatige invoer, wat de kans op fouten verkleint. Geef op:
Opmerking: De wisselkoers is alleen van toepassing wanneer de factuur wordt opgesteld in een andere valuta dan die van de organisatie. Voor een factuur in de eigen valuta is geen koers nodig — laat het veld leeg en de factuur wordt opgeslagen, omdat een valuta die naar zichzelf wordt omgezet altijd 1 is. Voor elke andere valuta is de koers nog steeds vereist. Het bewerken van een factuur die al een koers bevat, overschrijft deze nooit.
Factuurdatum - De datum waarop de factuur officieel wordt aangemaakt en aan de klant wordt uitgegeven,
Verkoopdatum - De datum waarop de goederen of diensten aan de klant zijn geleverd of verkocht,
Vervaldatum - De datum waarvoor de klant de factuur dient te betalen. Voeg producten toe aan de factuur door het volgende op te geven:
Productnaam - De naam of beschrijving van het product of de dienst die wordt gefactureerd. Als de klant is gekoppeld aan een tegenpartij die opgeslagen teksten beheert, vult Gebruik een sjabloon op de regel dit veld in vanuit die bibliotheek — zie Factuurregelsjablonen. Dit schrijft alleen de omschrijving en laat hoeveelheid, prijs en btw ongewijzigd.
Project (optioneel) - Dit optionele veld helpt het product te koppelen aan een specifiek project, voor beter projectbeheer en kostenbewaking.
GTU (optioneel) - Goederen- en diensteneenheid, een identificatieaanduiding gerelateerd aan specifieke belastingregels, helpt bij het categoriseren van het product voor belastingdoeleinden.
Aantal - Het aantal eenheden van het product dat wordt gefactureerd (belangrijk voor het berekenen van het totale verschuldigde bedrag).
Eenheden - De vervolgkeuzeselector die de maateenheid van het product aangeeft, zoals stuks, uren, dagen, kilowattuur (kWh) of kubieke meter (m³). Wanneer een regel automatisch wordt gevuld — bijvoorbeeld op basis van gemeten nutsverbruik — en al een eenheid bevat die niet een van de standaardopties is, blijft die eenheid behouden en wordt deze als geselecteerd weergegeven, zodat deze nooit verloren gaat wanneer u andere velden op dezelfde regel bewerkt.
Nettoproijs - De prijs van één eenheid van het product vóór toepassing van belastingen.
Btw - Dit veld geeft het btw-percentage op, dat wordt gebruikt om het belastingbedrag te berekenen dat bij de nettoprijs wordt opgeteld. Daarnaast is het mogelijk om Opmerkingen en Interne opmerkingen aan de factuur toe te voegen. Opmerkingen worden naar alle ontvangers gestuurd in het factuurbestand; Interne opmerkingen worden alleen in Flowtly opgeslagen en niet meegestuurd in de factuur.
Bij het toevoegen van producten aan een factuur worden de velden Btw-totaal en Brutobedrag automatisch berekend op basis van de ingevoerde gegevens.
U kunt ook de automatisch gegenereerde factuurtitel wijzigen door op de knop "Bewerken" te klikken naast de daadwerkelijke factuurtitel.
Opmerking: Een voorvoegsel kan worden ingesteld voor alle toekomstige facturen in de tegel Organisatie-instellingen in het gebruikerscontextmenu. Dit helpt bij het categoriseren en ordenen van facturen.
De factuur opslaan en verzenden:
- Na het opslaan van de factuur verschijnt de knop "PDF genereren en naar klant sturen" rechtsboven op de pagina. Na het opslaan wordt deze factuur ook toegevoegd aan de lijst met facturen.
De opgeslagen factuur wordt ook gekoppeld aan de klant die is geselecteerd tijdens het aanmaken (zichtbaar op het tabblad Betalingen op de klantenpagina).
Voorbeelden van gebruik
- Handmatig een factuur aanmaken voor een eenmalige dienst geleverd aan een klant.
- Automatisch facturen genereren voor klanten op basis van geregistreerde projecturen, voor nauwkeurige facturering.
- Een bestaande factuur dupliceren om snel een vergelijkbare factuur aan te maken voor terugkerende diensten.
- De betalingsstatus van alle openstaande facturen bijhouden en herinneringen sturen naar klanten.