Bankrekeningen

Het onderdeel Transacties in het hoofdmenu is ontworpen voor het aanmaken, beheren en bekijken van banken en bankrekeningen, en voor het raadplegen van transacties die daaraan zijn gekoppeld.

Bankrekeningen bekijken en beheren:

Ga naar het onderdeel "Transacties" in het hoofdmenu.
Er wordt een lijst met alle aangemaakte bankrekeningen weergegeven, samen met hun gegevens. Beschikbare acties:
Rekeningen bewerken: Klik op de knop "Bewerken" naast een rekening om de gegevens bij te werken. Bewerken is alleen beschikbaar voor beheerders.
Transacties bekijken: Klik op de knop "Transactie" naast een rekening om de transactielijst van die specifieke rekening te bekijken. Filter Verborgen rekeningen:
Bovenaan de pagina staat een filter met het label "Verborgen".
Als dit is aangevinkt, worden bankrekeningen die als verborgen zijn gemarkeerd in de lijst weergegeven.

Banken en bijbehorende rekeningen beheren:

Klik op de knop "Banken beheren" bovenaan de pagina Transacties.
U wordt doorgestuurd naar de pagina Bankenbeheer, waarop alle bestaande banken worden weergegeven.
Als een bank meerdere rekeningen heeft, worden deze als onderliggende elementen onder de betreffende bank weergegeven. Beschikbare acties:
Nieuwe banken toevoegen: Gebruik de knop "Bank toevoegen" om een nieuwe bank aan te maken.
Bestaande banken bewerken: Klik op de knop "Bewerken" naast een bank of een van haar rekeningen om de gegevens te wijzigen.
Nieuwe rekening toevoegen: Gebruik de knop "Rekening toevoegen" om een nieuwe rekening aan een specifieke bank toe te voegen.

Nieuwe bank toevoegen

Volg deze stappen om een nieuwe bank toe te voegen:

Selecteer "Transacties" in het hoofdmenu.
Klik op "Banken beheren" bovenaan de pagina.
Klik op "Bank toevoegen" in de rechterbovenhoek.
Vul in het verschijnende formulier de banknaam en het SWIFT-nummer in.
Klik op "Opslaan".

De aangemaakte bank wordt aan de lijst toegevoegd.

Rekening aan de bank toevoegen

Volg deze stappen om een rekening aan een bestaande bank toe te voegen:

Klik op de speciale knop aan de rechterkant van de bankrij.
Vul in het verschijnende formulier de volgende gegevens in:
- Rekeningnaam
- Voorvoegsel
- Rekeningnummer
- Valuta
- Type (kan regulier of btw zijn)

U kunt de rekening als standaard markeren indien van toepassing. Bovendien kunt u de rekening als verborgen markeren; deze wordt dan niet weergegeven in het onderdeel Transacties totdat het filter Verborgen is geselecteerd. Door een rekening te verbergen, worden de transacties van die rekening ook uit de rest van de applicatie teruggetrokken — zie Een rekening verbergen hieronder.

Opmerking: Om valuta's beschikbaar te maken in de selector, configureert u deze onder "Valuta's" in het menu Algemene instellingen.

Opmerking: Het Rekeningnummer is het gegeven waaraan een geïmporteerd bankafschrift wordt gekoppeld. Een rekening zonder rekeningnummer wordt nooit automatisch gekoppeld aan een geüpload bankafschriftbestand — dergelijke afschriften moeten handmatig worden toegewezen. Vul het rekeningnummer in voor elke rekening waarvan u afschriften wilt importeren.

Na het aanmaken verschijnt de rekening als onderliggend element van de bank op de pagina Banken beheren en in de lijst Bankrekeningen.

Deze lijst bevat alle rekeningen, ongeacht of ze tot een bank behoren. Een rekening zonder bank toont een streepje in de kolom Bank en wordt hier bewerkt — de pagina Banken beheren toont rekeningen onder hun bank, zodat een rekening die bij geen bank hoort, daar niet verschijnt.

Een bestaande rekening bewerken

Valuta en Type zijn vergrendeld zodra een rekening die heeft. Ze bepalen hoe de al geregistreerde bedragen op de rekening worden gelezen — het achteraf wijzigen van een van beide zou de rekeninggeschiedenis herinterpreteren; de twee velden worden getoond maar kunnen niet worden bewerkt.

Een rekening opgeslagen zonder valuta of type is de uitzondering: het lege veld blijft bewerkbaar, zodat u het kunt invullen en opslaan. Al het andere aan de rekening — naam, voorvoegsel en rekeningnummer — blijft altijd bewerkbaar.

Twee manieren om een rekening te archiveren

Een rekening waar u niet meer mee werkt, kan op twee verschillende manieren worden afgehandeld. De rij biedt ze aan als twee afzonderlijke knoppen, omdat het geen varianten van dezelfde actie zijn:

Verbergen trekt de rekening en haar transacties terug uit de weergave, maar bewaart alle gegevens. Dit kan op elk moment ongedaan worden gemaakt.
Verwijderen verwijdert de rekening, haar transacties en de opgeslagen bankafschriftbestanden definitief. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Gebruik Verbergen, tenzij u specifiek wilt dat de gegevens verdwijnen. Het is het antwoord op vrijwel alle redenen waarom een rekening niet meer gebruikt wordt — de bankrelatie is beëindigd, de rekening is gesloten, bankafschriften zijn op de verkeerde plek geïmporteerd — en het laat de geschiedenis intact voor audits en afgesloten budgetperioden.

Een rekening verbergen

Verbergen is de manier om een rekening die u niet meer gebruikt te archiveren, terwijl de geregistreerde gegevens behouden blijven. Het gaat verder dan het opschonen van de rekeningkiezer: de transacties van een verborgen rekening worden nergens meer in de applicatie weergegeven.

Selecteer Verbergen in de rij van de rekening. De bevestiging geeft aan wat er gaat gebeuren: de rekening en haar transacties worden overal niet meer weergegeven — inclusief in budgettotalen — er wordt niets verwijderd en het kan op elk moment ongedaan worden gemaakt.

Zolang een rekening verborgen is:

Haar transacties verschijnen niet in de transactielijst of het saldodiagram, en worden niet geretourneerd door filters of zoekopdrachten.
Ze worden niet meegeteld in budgetcijfers. Een transactie op een verborgen rekening wordt uitgesloten van budgetoverzichten, kostentabellen en budgettotalen — inclusief een transactie die vóór het verbergen van de rekening handmatig aan een budget was gekoppeld.
Een budgetregel die gebaseerd is op de transactie van een verborgen rekening wordt uitgesloten in plaats van als een lege rij weergegeven.

Er wordt niets verwijderd. De transacties blijven ongewijzigd in uw gegevens staan; ze worden alleen onttrokken aan de weergave en berekeningen. Verwijder de markering Verborgen van de rekening en alle transacties worden weer weergegeven, waarbij de budgetcijfers terugkeren naar wat ze waren.

Twee gevolgen zijn het waard om te weten voordat u een rekening verbergt:

Budgettotalen die de rekening bevatten, zullen veranderen, inclusief totalen voor reeds afgesloten maanden. Als een budgetcijfer is veranderd en u dit niet kunt verklaren, controleer dan of een rekening die dat budget voedde is verborgen.
Verbergen geldt voor de hele rekening, niet voor één transactie. Om één enkele boeking uit een budget te verwijderen, ontkoppel die transactie dan van het budget.

Om rekeningen te vinden die momenteel verborgen zijn, selecteert u het filter Verborgen bovenaan de pagina Transacties.

Een rekening verwijderen

Verwijderen is de onomkeerbare archivering. Het verwijdert de rekening, al haar transacties en de opgeslagen bankafschriftbestanden definitief. Er is geen archief of prullenbak, en de gegevens kunnen achteraf niet worden hersteld.

Daarom is verwijderen bewust moeilijker dan verbergen:

Verwijderen is beperkt tot beheerders. Iemand die banken en rekeningen beheert, kan een rekening verbergen, maar de verwijderknop wordt hem helemaal niet aangeboden.
De bevestiging noemt wat er vernietigd wordt — de transacties en de opgeslagen bankafschriftbestanden — en verklaart dat het niet ongedaan gemaakt kan worden. Er wordt ook op gewezen dat verbergen beschikbaar is als u de rekening alleen even wilt wegzetten.
U moet de naam van de rekening typen in de bevestiging voordat het verwijderen geaccepteerd kan worden. Doorklikken zonder te lezen is niet mogelijk, zodat een misplaatst klikje op de verkeerde rij geen rekening kan vernietigen.

Wanneer een verwijdering wordt geweigerd

Flowtly weigert een rekening te verwijderen waarvan de gegevens elders nog nodig zijn, in plaats van ze te verwijderen en de cijfers die daarvan afhingen te laten falen. Wanneer dat gebeurt, blijft de bevestiging open en geeft aan wat de rekening tegenhoudt en hoeveel — bijvoorbeeld dat haar transacties een bepaald aantal budgetkoppelingen hebben.

Dat bericht is het nuttige deel van de weigering: het vertelt u precies wat u moet oplossen als u de rekening werkelijk wilt verwijderen. Los op wat er staat en probeer het opnieuw, of verberg de rekening in plaats daarvan.

Verwijderen wordt ook aangeboden voor een rekening die al verborgen is — eerst verbergen en dan verwijderen is een redelijke volgorde, en een verborgen rekening toont vanzelfsprekend alleen de verwijderknop, omdat ze al verborgen is.

Geef de voorkeur aan verbergen bij twijfel. Een verborgen rekening kan altijd worden hersteld; een verwijderde niet. Als een rekening is gearchiveerd en haar transacties nog ergens verschijnen, is ze verborgen en niet verwijderd — en het omgekeerde is belangrijker: zodra een verwijdering is uitgevoerd, zijn er geen sporen van die transacties meer te vinden.

Voorbeeldgebruiksscenario's

Een financieel controller moet alle inkomende en uitgaande transacties over verschillende bedrijfsbankrekeningen bekijken om grootboeken af te stemmen.
Een accountant wil een nieuwe bedrijfsbankrekening die onlangs is geopend toevoegen om de transacties ervan binnen Flowtly bij te houden.
Een financieel manager wil snel een specifieke bankrekening identificeren om de huidige status of bijbehorende transacties te controleren.
Een gebruiker archiveert een gesloten bankrekening door deze te verbergen, zodat de transacties ervan niet meer verschijnen in transactielijsten en niet meer meetellen voor budgetten, terwijl de gegevens zelf bewaard blijven.
Een financieel manager vindt een budgettotaal lager dan verwacht en controleert het filter Verborgen om te zien of een rekening die dat budget voedde is verborgen.
Een beheerder verwijdert definitief een per ongeluk aangemaakte rekening samen met het bankafschrift dat er per abuis in was geïmporteerd, zodat geen van haar transacties meer opvraagbaar is.
Een beheerder probeert een rekening te verwijderen, leest de weigering die aangeeft hoeveel budgetkoppelingen de transacties van de rekening hebben, en verbergt de rekening in plaats daarvan.