Bankkonton

Menyvalet "Transaktioner" i huvudmenyn är avsett att underlätta skapande, hantering och översikt av banker och bankkonton, samt att granska tillhörande transaktioner.

För att visa och hantera bankkonton:

• Gå till avsnittet "Transaktioner" från huvudmenyn.
• En lista över alla befintliga bankkonton, med tillhörande detaljer, visas. Tillgängliga åtgärder:
• Redigera konton: Klicka på knappen "Redigera" bredvid ett konto för att uppdatera dess detaljer. Redigering är tillgänglig för administratörer.
• Visa transaktioner: Klicka på knappen "Transaktioner" bredvid ett konto för att visa transaktionslistan för det specifika kontot. Filtrera dolda konton:
• Längst upp på sidan finns ett filter märkt "Dold".
• Om det markeras visas listan med bankkonton som är markerade som dolda.

För att hantera banker och deras kopplade konton:

• Klicka på knappen "Hantera banker" överst på Transaktionssidan.
• Du omdirigeras till sidan Bankhantering, som visar alla befintliga banker.
• Om en bank har flera konton visas dessa som underliggande objekt under respektive bank. Tillgängliga åtgärder:
• Lägg till nya banker: Använd knappen "Lägg till bank" för att skapa en ny bank.
• Redigera befintliga banker: Klicka på knappen "Redigera" bredvid en bank eller dess konton för att ändra detaljer.
• Lägg till nytt konto: Använd knappen "Lägg till konto" för att skapa ett nytt konto för en specifik bank.

Lägg till ny bank

Följ dessa steg för att lägga till en ny bank:

1. Välj "Transaktioner" från huvudmenyn.
2. Klicka på "Hantera banker" överst på sidan.
3. Klicka på "Lägg till bank" i det övre högra hörnet.
4. I det visade formuläret, ange Banknamn och Swift-nummer.
5. Klicka på "Spara".

Den nya banken läggs till i listan.

Lägg till konto till banken

Följ dessa steg för att lägga till ett konto till en befintlig bank:

1. Klicka på den dedikerade knappen till höger om bankraden.

2. I det visade formuläret, ange följande information:

   • Kontonamn
   • Prefix
   • Kontonummer
   • Valuta
   • Typ (kan vara vanligt eller moms)

Du kan markera kontot som standard om det är tillämpligt. Du kan också markera kontot som dolt, vilket innebär att det inte visas under Transaktioner förrän filtret "Dold" aktiveras. Att dölja kontot drar också tillbaka kontots transaktioner från resten av applikationen — se Dölja ett konto nedan.

Obs! För att göra valutor tillgängliga i väljaren, konfigurera dem under "Valutor" i menyn Allmänna inställningar.

Obs! Kontonumret är det som ett importerat kontoutdrag matchas mot. Ett konto utan kontonummer matchas aldrig automatiskt mot en uppladdad kontoutdragsfil — sådana utdrag måste tilldelas manuellt. Fyll i kontonumret på varje konto som du planerar att importera kontoutdrag till.

Efter skapandet visas kontot som ett underliggande objekt till banken på sidan Hantera banker och i listan Bankkonton.

Den här listan innehåller alla konton, oavsett om de tillhör en bank. Ett konto utan bank visar ett streck i kolumnen Bank och redigeras härifrån — sidan Hantera banker listar konton under sin bank, så ett konto som inte tillhör någon visas inte där.

Redigera ett befintligt konto

Valuta och Typ låses när ett konto har dem. De anger hur belopp som redan registrerats mot kontot läses — att ändra något av dem i efterhand skulle omtolka kontohistoriken; de två fälten visas men kan inte redigeras.

Ett konto sparat utan valuta eller typ är undantaget: det tomma fältet förblir redigerbart så att du kan fylla i det och spara. Allt annat om kontot — namn, prefix och kontonummer — är alltid redigerbart.

Två sätt att avveckla ett konto

Ett konto du inte längre arbetar med kan hanteras på två olika sätt, och raden erbjuder dem som två separata kontroller — de är inte varianter av samma operation:

• Dölja drar tillbaka kontot och dess transaktioner från vyn men behåller alla poster. Det kan ångras när som helst.
• Ta bort raderar kontot, dess transaktioner och de kontoutdragsfiler som lagrats på det permanent. Det kan inte ångras.

Använd Dölja om du inte specifikt behöver att posterna försvinner. Det är svaret på nästan alla skäl till att ett konto slutar användas — bankrelationen avslutades, kontot stängdes, kontoutdrag importerades till fel ställe — och det lämnar historiken intakt för revisioner och stängda budgetperioder.

Dölja ett konto

Att dölja är sättet att pensionera ett konto du inte längre arbetar med, men ändå behålla det som registrerats. Det går längre än att bara städa upp kontovalget: ett dolt kontos transaktioner slutar att visas var som helst i applikationen.

Välj Dölj på kontoets rad. Bekräftelsen anger vad som kommer att hända: kontot och dess transaktioner slutar visas överallt — inklusive i budgetsummor — inget raderas och det kan ångras när som helst.

Medan ett konto är dolt:

• Dess transaktioner visas inte i transaktionslistan eller balansgrafiken och returneras inte av filter eller sökningar.
• De räknas inte in i budgetsiffror. En transaktion på ett dolt konto utesluts ur budgetöversikter, kostnadstabeller och budgetsummor — inklusive en transaktion som manuellt kopplades till ett budget innan kontot doldes.
• En budgetrad som backas upp av en transaktion från ett dolt konto utesluts i stället för att visas som en tom rad.

Ingenting raderas. Transaktionerna finns kvar i dina data precis som de var; de undanhålls bara från vy och beräkning. Ta bort markeringen Dold på kontot så visas alla dessa transaktioner igen, med budgetsiffror som återgår till vad de var.

Två konsekvenser är värda att känna till innan du döljer ett konto:

• Budgetsummor som inkluderade kontot kommer att förändras, inklusive summor för månader som redan är stängda. Om en budgetsiffra har förändrats och du inte kan förklara det, kontrollera om ett konto som matar in i det budgetet har dolts.
• Att dölja gäller hela kontot, inte en enskild transaktion. För att utesluta en enskild post ur ett budget, koppla loss den transaktionen från budgeten i stället.

För att hitta konton som för närvarande är dolda, välj filtret Dold längst upp på sidan Transaktioner.

Ta bort ett konto

Ta bort är den oåterkalleliga avvecklingen. Det raderar kontot, alla dess transaktioner och de kontoutdragsfiler som lagrats på det permanent. Det finns inget arkiv eller papperskorg, och posterna kan inte återhämtas efteråt.

Av den anledningen är borttagning avsiktligt svårare än att dölja:

• Borttagning är begränsat till administratörer. Någon som hanterar banker och konton kan dölja ett konto, men borttagningskontrollen erbjuds dem inte alls.
• Bekräftelsen namnger vad som kommer att förstöras — transaktionerna och de lagrade kontoutdragsfilerna — och anger att det inte kan ångras. Den påpekar också att döljning är tillgängligt om du bara vill lägga kontot åt sidan.
• Du måste skriva in kontonamnet i bekräftelsen innan borttagning kan godkännas. Det går inte att klicka förbi utan att läsa, så ett missat klick på fel rad kan inte förstöra ett konto.

När en borttagning nekas

Flowtly vägrar ta bort ett konto vars poster fortfarande behövs på andra ställen, snarare än att ta bort dem och låta siffrorna som förlitat sig på dem kollapsa. När det händer förblir bekräftelsen öppen och anger vad som håller kvar kontot och hur många — till exempel att dess transaktioner har ett visst antal budgetkopplingar.

Det meddelandet är den användbara delen av nekandet: det berättar exakt vad du behöver lösa om du verkligen avser att ta bort kontot. Lös det som nämns och försök igen, eller dölj kontot i stället.

Borttagning erbjuds också för ett konto som redan är dolt — att dölja först och sedan ta bort är en rimlig sekvens, och ett dolt konto visar naturligtvis bara borttagningskontrollen eftersom det redan är dolt.

Föredra döljning om du är osäker. Ett dolt konto kan alltid återställas; ett borttaget kan inte det. Om ett konto avvecklades och dess transaktioner fortfarande visas någonstans doldes det och raderades inte — och det omvända är viktigare: när en borttagning väl utförs finns inga spår av de transaktionerna kvar att hitta senare.

Exempel på användningsfall

• En ekonomiansvarig behöver granska alla inkommande och utgående transaktioner över olika företagskonton för att stämma av huvudböcker.
• En revisor vill lägga till ett nyligen öppnat företagskonto för att spåra dess transaktioner inom Flowtly.
• En ekonomichef vill snabbt hitta ett specifikt bankkonto för att kontrollera dess nuvarande status och tillhörande transaktioner.
• En användare pensionerar ett stängt bankkonto genom att dölja det, så att dess transaktioner slutar visas i transaktionslistor och räknas in i budgetar, medan registren i sig bevaras.
• En ekonomichef hittar en budgetsumma lägre än förväntat och kontrollerar filtret Dold för att se om ett konto som matade in i det budgetet har dolts.
• En administratör tar permanent bort ett konto som skapades av misstag, tillsammans med kontoutdraget som felaktigt importerades till det, så att ingen av dess transaktioner förblir sökbara.
• En administratör försöker genomföra en borttagning, läser nekandet som anger hur många budgetkopplingar kontoets transaktioner har, och väljer att dölja kontot i stället.