Transaktionsbilagor

Fliken Transaktionsbilagor i Flowtly är en centraliserad plats för lagring och hantering av filer relaterade till finansiella transaktioner. Funktionen säkerställer att alla betalningsregister, fakturor och stöddokument är korrekt länkade, för att säkerställa transparens och efterlevnad i de finansiella processerna. Funktionen gör det även möjligt för användare att hantera dokument och filer separat från specifika transaktioner.

Denna flik ger en strukturerad översikt över alla uppladdade bilagor relaterade till transaktioner. Huvudfunktionerna inkluderar:

• Visa alla transaktionsbilagor på ett ställe.
• Identifiera och hantera olänkade (väntande) bilagor.
• Ladda upp nya bilagor manuellt.
• Redigera och ta bort befintliga bilagor.

Alla bilagor sorteras efter datum. För varje datum visas alla transaktioner som inkommit det datumet. Varje bilaga visas med följande detaljer:

• Filnamn – Namnet på den uppladdade bilagan (t.ex. faktura, kvitto).
• Leverantörsnamn – Den leverantör som är kopplad till transaktionen visas under filnamnet.
• Belopp – Transaktionens belopp som referens.
• Relaterad månad/Mottagen den – Visar vilken finansiell månad transaktionen är kopplad till, samt datum för mottagande.
• Bilaga – Länk till den uppladdade filen.
• Visningsalternativ - Möjliggör förhandsvisning av den bifogade filen.
• Redigera & ta bort-alternativ – Möjliggör ändring eller borttagning av bilagor.

Lägga till och hantera bilagor

För att ladda upp en ny bilaga:

• Klicka på knappen "Lägg till bilaga" i det övre högra hörnet.
• Ange namnet.
• Välj relaterad leverantör från listan över befintliga leverantörer.
• Ange bilagans belopp.
• Välj valuta.
• Välj filen från din dator och ladda upp den.
• Ange datumet då du mottog bilagan.
• Ange bilagans relaterade månad.
• Klicka på "Spara" för att spara bilagan.

Hantera väntande bilagor

Väntande bilagor är filer som har laddats upp till Flowtly men som ännu inte har kopplats till en transaktion. Dessa kan inkludera:

• Fakturor som laddats upp innan den relaterade transaktionen bokfördes.
• Dokument som lagts till manuellt men som behöver kopplas till rätt kostnad.
• Filer som kräver verifiering innan de kan kopplas.

För att säkerställa finansiell noggrannhet bör dessa bilagor matchas mot respektive transaktion.

Exempel på användningsfall

• Länka en leverantörsfaktura i PDF-format direkt till en specifik betalningstransaktion för granskning och arkivering.
• Ladda upp ett foto av ett fysiskt kvitto för en anställds utlägg, som senare kommer att matchas mot motsvarande banktransaktion.
• Centralisera alla avtal och betalningsplaner för att säkerställa enkel åtkomst och efterlevnad.
• Hantera olänkade dokument (t.ex. tidigt mottagna fakturor) tills den relaterade finansiella transaktionen är bokförd i systemet.