Transaktionsbilagor

Fliken Transaktionsbilagor i Flowtly är en centraliserad plats för lagring och hantering av filer relaterade till finansiella transaktioner. Funktionen säkerställer att alla betalningsregister, fakturor och stöddokument är korrekt länkade, för att säkerställa transparens och efterlevnad i de finansiella processerna. Funktionen gör det även möjligt för användare att hantera dokument och filer separat från specifika transaktioner.

Denna flik ger en strukturerad översikt över alla uppladdade bilagor relaterade till transaktioner. Huvudfunktionerna inkluderar:

• Visa alla transaktionsbilagor på ett ställe.
• Identifiera och hantera olänkade (väntande) bilagor.
• Ladda upp nya bilagor manuellt.
• Redigera och ta bort befintliga bilagor.

Alla bilagor sorteras efter datum. För varje datum visas alla transaktioner som inkommit det datumet. Varje bilaga visas med följande detaljer:

• Filnamn – Namnet på den uppladdade bilagan (t.ex. faktura, kvitto). Det är filnamnet som du laddade upp det; se Dokumentnummer och filnamn nedan.
• Leverantörsnamn – Den leverantör som är kopplad till transaktionen visas under filnamnet.
• Belopp – Transaktionens belopp som referens.
• Relaterad månad/Mottagen den – Visar vilken finansiell månad transaktionen är kopplad till, samt datum för mottagande.
• Bilaga – Länk till den uppladdade filen.
• Visningsalternativ - Möjliggör förhandsvisning av den bifogade filen.
• Redigera & ta bort-alternativ – Möjliggör ändring eller borttagning av bilagor.

Lägga till och hantera bilagor

För att ladda upp en ny bilaga:

• Klicka på knappen "Lägg till bilaga" i det övre högra hörnet.
• Ange namnet.
• Välj relaterad leverantör från listan över befintliga leverantörer.
• Ange bilagans belopp.
• Välj valuta.
• Välj filen från din dator och ladda upp den.
• Ange datumet då du mottog bilagan.
• Ange bilagans relaterade månad.
• Klicka på "Spara" för att spara bilagan.

Hantera väntande bilagor

Väntande bilagor är filer som har laddats upp till Flowtly men som ännu inte har kopplats till en transaktion. Dessa kan inkludera:

• Fakturor som laddats upp innan den relaterade transaktionen bokfördes.
• Dokument som lagts till manuellt men som behöver kopplas till rätt kostnad.
• Filer som kräver verifiering innan de kan kopplas.

För att säkerställa finansiell noggrannhet bör dessa bilagor matchas mot respektive transaktion.

Dokumentnummer och filnamn

Ett uppladdat kostnadsdokument har två separata identifierare, och det är värt att veta vilken du tittar på.

• Filnamnet är namnet på filen du laddade upp, eller det namn du angav när du lade till bilagan manuellt. Det är det namn som bilagelistan visar för dokumentet, så en fil du sparade som Figma_Invoice.pdf visas under det namnet.
• Dokumentnumret är faktura- eller kvittonumret som är tryckt på själva dokumentet. Det läses automatiskt från dokumentet när det kan hittas, och det förvaras separat från filnamnet.

Eftersom de två hålls isär överlever ett filnamn som är meningsfullt för dig — leverantören, tjänsten, perioden — uppladdningen, medan dokumentnumret förblir tillgängligt på de ställen där numret behövs snarare än etiketten.

Där numret är det viktiga är det numret som används. Redovisningsexporter och inköpsdokumentfälten de producerar använder dokumentnumret, och kostnadsrader i budget- och resultatrapporter märks med det också. Där inget dokumentnummer kunde läsas återgår dessa ställen till filnamnet, så en rad lämnas aldrig utan etikett.

Sökning täcker båda. Att skriva en del av ett fakturanummer hittar dokumentet även när dess filnamn inte liknar det numret alls, och att skriva en del av ett filnamn hittar det också.

Taggar som matchas automatiskt mot ett kostnadsdokument jämförs med båda identifierarna, så ett beskrivande filnamn kan ge en tagg som dokumentnumret ensamt inte skulle ha matchat.

Bilagor som lagts till innan dokumentnumret hade ett eget fält listas under det numret snarare än under ett filnamn, och de märks inte om i efterhand. En lång lista kan därför visa en blandning av de två. Redigering av en bilaga gör det möjligt att ange det namn du vill ha på en enskild rad.

Exempel på användningsfall

• Länka en leverantörsfaktura i PDF-format direkt till en specifik betalningstransaktion för granskning och arkivering.
• Ladda upp ett foto av ett fysiskt kvitto för en anställds utlägg, som senare kommer att matchas mot motsvarande banktransaktion.
• Centralisera alla avtal och betalningsplaner för att säkerställa enkel åtkomst och efterlevnad.
• Hantera olänkade dokument (t.ex. tidigt mottagna fakturor) tills den relaterade finansiella transaktionen är bokförd i systemet.