Allegati alle transazioni

Redazione Flowtly3 min

La scheda Allegati alle transazioni in Flowtly è uno spazio centralizzato per archiviare e gestire i file relativi alle transazioni finanziarie. Questa funzione garantisce che tutti i registri di pagamento, le fatture e i documenti di supporto siano correttamente collegati, garantendo trasparenza e conformità nelle operazioni finanziarie. Questa funzionalità consente inoltre agli utenti di gestire documenti e file separatamente dalle transazioni specifiche.

Questa scheda fornisce una panoramica strutturata di tutti gli allegati caricati relativi alle transazioni. Le funzionalità principali includono:

  • Visualizzazione di tutti gli allegati alle transazioni in un unico posto.
  • Identificazione e gestione degli allegati non collegati (in attesa).
  • Caricamento manuale di nuovi allegati.
  • Modifica ed eliminazione degli allegati esistenti.

Tutti gli allegati sono ordinati per data. Sotto ogni data verranno visualizzate tutte le transazioni ricevute in quella data. Ogni allegato viene visualizzato con i seguenti dettagli:

  • Nome file – Nome dell'allegato caricato (es. fattura, ricevuta).
  • Nome appaltatore – L'appaltatore associato alla transazione è visibile sotto il nome del file.
  • Importo – L'importo della transazione a titolo di riferimento.
  • Mese correlato/Ricevuto il – Mostra il mese finanziario in cui la transazione è stata elaborata e ricevuta.
  • Allegato – File collegato all'allegato.
  • Opzione visualizzazione - Consente di visualizzare in anteprima il file allegato.
  • Opzioni modifica ed elimina – Consente la modifica o la rimozione degli allegati.

Aggiunta e gestione degli allegati

Per caricare un nuovo allegato:

  • Fai clic sul pulsante "Aggiungi allegato" nell'angolo in alto a destra.
  • Fornisci il nome.
  • Seleziona l'Appaltatore correlato (Costo) tra gli appaltatori creati in precedenza.
  • Fornisci l'importo dell'allegato.
  • Seleziona la valuta.
  • Scegli il file dal tuo computer e caricalo.
  • Fornisci la data in cui hai ricevuto l'allegato.
  • Fornisci il mese correlato dell'allegato.
  • Fai clic su "Salva" per completare l'aggiunta dell'allegato.

Gestione degli allegati in attesa

Gli allegati in attesa sono file che sono stati caricati in Flowtly ma non sono ancora stati assegnati a una transazione. Questi possono includere:

  • Fatture caricate prima che la transazione correlata fosse registrata.
  • Documenti aggiunti manualmente che devono essere collegati alla spesa corretta.
  • File che richiedono verifica prima di poter essere assegnati.

Per garantire l'accuratezza finanziaria, questi allegati devono essere abbinati alle rispettive transazioni.

Esempi di casi d'uso

  • Collegare una fattura PDF di un fornitore direttamente a una specifica transazione di pagamento per scopi di audit e archiviazione.
  • Caricare la foto di una ricevuta fisica per una spesa di un dipendente, che verrà poi abbinata alla corrispondente transazione bancaria.
  • Centralizzare tutti gli accordi contrattuali e i piani di pagamento per garantire un accesso facile e la conformità.
  • Gestire documenti non collegati (es. fatture ricevute in anticipo) fino a quando la relativa transazione finanziaria non viene registrata nel sistema.

Mappa delle relazioni

Fa riferimento aConsumaParte diDerivato da
Documentato quiDocumentato altrove
invoice fatturato a counterparty. invoice tassato da tax-group. cost imputa a budget. cost dovuto a counterparty. bank-transaction riconciliato con invoice. contract pianifica payment-schedule-line. contract allegato a budget. budget copre project. invoice fatturato da project. project collegato a budget. lead diventa counterparty. deal venduto a counterparty.fatturato atassato daimputa adovuto ariconciliato conpianificaallegato acoprefatturato dacollegato adiventavenduto aFFattura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FatturaCControparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ControparteGGruppo di imposte — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Gruppo di imposteCCosto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CostoBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetMMovimento bancario — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancarioCContratto — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContrattoSScadenza di pagamento — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Scadenza di pagamentoPProgetto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProgettoPPotenziale cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potenziale clienteTTrattativa — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Trattativa

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