Allegati alle transazioni

La scheda Allegati alle transazioni in Flowtly è uno spazio centralizzato per archiviare e gestire i file relativi alle transazioni finanziarie. Questa funzione garantisce che tutti i registri di pagamento, le fatture e i documenti di supporto siano correttamente collegati, garantendo trasparenza e conformità nelle operazioni finanziarie. Questa funzionalità consente inoltre agli utenti di gestire documenti e file separatamente dalle transazioni specifiche.

Questa scheda fornisce una panoramica strutturata di tutti gli allegati caricati relativi alle transazioni. Le funzionalità principali includono:

• Visualizzazione di tutti gli allegati alle transazioni in un unico posto.
• Identificazione e gestione degli allegati non collegati (in attesa).
• Caricamento manuale di nuovi allegati.
• Modifica ed eliminazione degli allegati esistenti.

Tutti gli allegati sono ordinati per data. Sotto ogni data verranno visualizzate tutte le transazioni ricevute in quella data. Ogni allegato viene visualizzato con i seguenti dettagli:

• Nome file – Nome dell'allegato caricato (es. fattura, ricevuta). È il nome del file così come è stato caricato; vedere Numero documento e nome file di seguito.
• Nome appaltatore – L'appaltatore associato alla transazione è visibile sotto il nome del file.
• Importo – L'importo della transazione a titolo di riferimento.
• Mese correlato/Ricevuto il – Mostra il mese finanziario in cui la transazione è stata elaborata e ricevuta.
• Allegato – File collegato all'allegato.
• Opzione visualizzazione - Consente di visualizzare in anteprima il file allegato.
• Opzioni modifica ed elimina – Consente la modifica o la rimozione degli allegati.

Aggiunta e gestione degli allegati

Per caricare un nuovo allegato:

• Fai clic sul pulsante "Aggiungi allegato" nell'angolo in alto a destra.
• Fornisci il nome.
• Seleziona l'Appaltatore correlato (Costo) tra gli appaltatori creati in precedenza.
• Fornisci l'importo dell'allegato.
• Seleziona la valuta.
• Scegli il file dal tuo computer e caricalo.
• Fornisci la data in cui hai ricevuto l'allegato.
• Fornisci il mese correlato dell'allegato.
• Fai clic su "Salva" per completare l'aggiunta dell'allegato.

Gestione degli allegati in attesa

Gli allegati in attesa sono file che sono stati caricati in Flowtly ma non sono ancora stati assegnati a una transazione. Questi possono includere:

• Fatture caricate prima che la transazione correlata fosse registrata.
• Documenti aggiunti manualmente che devono essere collegati alla spesa corretta.
• File che richiedono verifica prima di poter essere assegnati.

Per garantire l'accuratezza finanziaria, questi allegati devono essere abbinati alle rispettive transazioni.

Numero documento e nome file

Un documento di costo caricato ha due identificatori separati — vale la pena sapere quale si sta visualizzando.

• Il nome file è il nome del file che si è caricato, o il nome che si è digitato quando si è aggiunto l'allegato manualmente. È il nome che la lista degli allegati mostra per il documento, quindi un file salvato come Figma_Invoice.pdf è elencato con quel nome.
• Il numero documento è il numero di fattura o ricevuta stampato sul documento stesso. Viene letto automaticamente dal documento quando è possibile trovarlo, e viene mantenuto separatamente dal nome file.

Poiché i due sono tenuti separati, un nome file che ha un significato per l'utente — il fornitore, il servizio, il periodo — sopravvive al caricamento, mentre il numero documento rimane disponibile nei posti che necessitano del numero piuttosto che dell'etichetta.

Dove il numero è ciò che conta, è il numero che viene utilizzato. Le esportazioni contabili e i campi dei documenti di acquisto che producono utilizzano il numero documento, e le righe di costo nei report di budget e di conto economico vi sono etichettate. Dove non è stato possibile leggere alcun numero documento, tali posti si affidano al nome file, in modo che una riga non rimanga mai senza etichetta.

La ricerca copre entrambi. Digitare parte di un numero di fattura trova il documento anche quando il nome file non ha nulla a che fare con quel numero, e digitare parte di un nome file lo trova anch'esso.

I tag abbinati automaticamente a un documento di costo vengono confrontati con entrambi gli identificatori, in modo che un nome file descrittivo possa portare un tag che il numero documento da solo non avrebbe abbinato.

Gli allegati aggiunti prima che il numero documento avesse un proprio campo sono elencati sotto quel numero anziché sotto un nome file, e non vengono rietichettati retroattivamente. Un elenco di lunga durata può quindi mostrare un mix dei due. La modifica di un allegato consente di impostare il nome desiderato su qualsiasi singola riga.

Esempi di casi d'uso

• Collegare una fattura PDF di un fornitore direttamente a una specifica transazione di pagamento per scopi di audit e archiviazione.
• Caricare la foto di una ricevuta fisica per una spesa di un dipendente, che verrà poi abbinata alla corrispondente transazione bancaria.
• Centralizzare tutti gli accordi contrattuali e i piani di pagamento per garantire un accesso facile e la conformità.
• Gestire documenti non collegati (es. fatture ricevute in anticipo) fino a quando la relativa transazione finanziaria non viene registrata nel sistema.