Appaltatori

La vista Appaltatori in Flowtly fornisce un elenco centralizzato di tutti i fornitori esterni, i subappaltatori e i prestatori di servizi con cui collabora la tua azienda. Questa vista aiuta a monitorare le informazioni sugli appaltatori, categorizzare le spese e gestire in modo efficiente le relazioni finanziarie. Carica le transazioni relative agli appaltatori, allega i documenti pertinenti, garantendo operazioni fluide e chiarezza finanziaria.

Gli Appaltatori in Flowtly devono essere organizzati in Gruppi di appaltatori, che aiutano a classificare i diversi tipi di fornitori e subappaltatori. Questi gruppi possono essere gestiti nelle Impostazioni organizzazione nel riquadro Gruppi di appaltatori.

Ogni appaltatore deve essere assegnato a un gruppo specifico in base alla natura dei suoi servizi. Per gestire i gruppi di appaltatori:

1. Vai a Impostazioni organizzazione
2. Seleziona il riquadro Gruppi di appaltatori.
3. Fai clic su ”Aggiungi gruppo di appaltatori” per creare una nuova categoria.
4. Inserisci il nome del gruppo e seleziona il tipo appropriato.
5. Salva il gruppo rendendolo disponibile per la classificazione degli appaltatori.

Tipi di gruppi di appaltatori:

• Standard – Subappaltatori regolari che forniscono servizi.
• Entrate – Appaltatori correlati ad attività generatrici di ricavi.
• Dividendi – Appaltatori associati a pagamenti di dividendi.
• Interno – Allocazioni interne dei costi.

Dopo la creazione, il gruppo di appaltatori può essere modificato se necessario.

Vista Appaltatori

Selezionando la voce Appaltatori dal menu principale, potrai visualizzare l’elenco di tutti gli appaltatori esistenti, organizzati per stato. Questa vista aiuta a monitorare le informazioni sugli appaltatori, categorizzare le spese e gestire in modo efficiente le relazioni finanziarie.

Ogni voce di appaltatore include:

• Nome – Il nome registrato dell’appaltatore.
• Gruppo – La categoria sotto cui ricade l’appaltatore (saranno disponibili per la selezione solo i gruppi di appaltatori creati in precedenza).
• Descrizione – Dettagli aggiuntivi sull’appaltatore (se aggiunti).
• Pulsante Modifica – Consente agli utenti di aggiornare i dettagli dell’appaltatore.

Aggiungere un nuovo appaltatore

Per aggiungere un nuovo appaltatore:

• Fai clic sul pulsante ”Aggiungi appaltatore” nell’angolo in alto a destra della pagina.
• Inserisci i dettagli dell’appaltatore, quali:
  • Nome (Obbligatorio) – Il nome ufficiale dell’appaltatore o del fornitore.
  • Codice fiscale/P.IVA – Utilizzato per scopi fiscali e di conformità.
  • Regex di corrispondenza – Un pattern utilizzato per abbinare automaticamente le transazioni relative a questo appaltatore.
  • Stato (Obbligatorio) – Definisce se l’appaltatore è attivo o non più in uso.
  • Ciclico – Se abilitato, indica pagamenti ricorrenti (es. abbonamenti mensili, stipendi).
  • Importo fisso – Contrassegna questo appaltatore per pagamenti ricorrenti fissi anziché variabili.
  • Richiedi allegato – Se selezionato, le transazioni collegate a questo appaltatore richiederanno documenti di supporto (es. fatture, ricevute).
  • Non includere nel grafico – Esclude le transazioni di questo appaltatore dai grafici dei costi per scopi di reportistica.
  • Dipendente responsabile – Collega un appaltatore a uno specifico dipendente interno responsabile della gestione del rapporto.
  • Gruppo di appaltatori (Obbligatorio) – Categorizza l’appaltatore in un gruppo predefinito.
  • Importo fiscale – Definisce l’eventuale aliquota fiscale applicabile ai pagamenti di questo appaltatore.
  • Scadenza pagamento – Il termine di pagamento standard utilizzato per questo appaltatore.
  • Budget – Assegna le spese dell’appaltatore a un budget precedentemente creato per il monitoraggio (presente solo se il modulo Budget è attivo).
  • Descrizione – Dettagli aggiuntivi sull’appaltatore (es. termini contrattuali, condizioni particolari).
• Salva l’appaltatore rendendolo disponibile per le transazioni future.

Dopo la creazione, l’appaltatore apparirà nell’elenco Attivi o Inattivi, a seconda dello stato selezionato durante la creazione.

Grafico dei costi

Inoltre, puoi esaminare i Grafici dei costi facendo clic sul pulsante dedicato vicino all’intestazione in cima alla pagina. La vista Grafici dei costi in Flowtly fornisce una suddivisione visiva delle spese per diversi gruppi di appaltatori nel tempo. Questa funzione aiuta i team finanziari ad analizzare i modelli di spesa, monitorare le tendenze dei costi e prendere decisioni finanziarie basate sui dati. La sezione superiore della vista contiene un grafico ad area sovrapposta che rappresenta le spese totali degli appaltatori nel tempo.

I principali insight includono:

Tendenze generali di spesa – L’altezza del grafico indica la spesa totale per periodo. Distribuzione delle spese per categoria – Colori diversi rappresentano gruppi di appaltatori diversi, rendendo facile identificare dove vengono allocati la maggior parte dei costi. Variazioni mensili dei costi – Picchi e cali evidenziano le fluttuazioni della spesa, aiutando a monitorare le tendenze stagionali o i picchi di costo imprevisti.

Passando il cursore sul grafico gli utenti possono vedere i valori esatti per ogni categoria di appaltatore in un mese specifico.

Sotto il grafico, una tabella dettagliata suddivide i costi per gruppo di appaltatori su più mesi. Ogni riga rappresenta una categoria specifica di appaltatori e le colonne mostrano le spese mensili.

Colonna Gruppo di appaltatori – Elenca i diversi gruppi di appaltatori (es. B2B, Esterni, Attrezzature IT, Formazione). Colonne costi mensili – Mostra le spese registrate per mese per ogni gruppo di appaltatori. Valori negativi o zero – Indica rimborsi, correzioni o assenza di transazioni registrate per quella categoria.

Modifica appaltatore

I responsabili possono anche modificare gli appaltatori esistenti. La vista di modifica offre non solo la modalità di modifica, ma anche la possibilità di visualizzare/allegare documenti e di visualizzare tutte le transazioni relative a quell’appaltatore. Per accedere alla modalità di modifica, fai clic sul pulsante Modifica (matita) per l’appaltatore specifico nell’elenco.

Scheda Panoramica

Nella scheda Panoramica, puoi visualizzare e aggiornare tutte le informazioni fornite durante la creazione dell’appaltatore.

Scheda Documenti

La scheda Documenti nel profilo dell’appaltatore consente agli utenti di:

• Caricare e archiviare contratti con fornitori, accordi, NDA e altri file rilevanti.
• Monitorare le date di scadenza per i rinnovi contrattuali.
• Visualizzare, scaricare ed eliminare documenti secondo necessità.
• Mantenere una documentazione organizzata e sicura per scopi di conformità e audit.

Ogni voce di documento include le seguenti colonne:

Tipo – Specifica la categoria del documento (es. Contratto fornitore, NDA). Note – Osservazioni aggiuntive relative al documento. Data di scadenza – Un segnaposto per monitorare la validità del contratto (la data di scadenza può essere impostata solo se contrassegnata come possibile per il tipo di documento specifico nelle impostazioni dell’organizzazione). File allegato – Consente agli utenti di scaricare o visualizzare in anteprima il documento caricato. Opzioni modifica ed elimina – Consente la modifica o la rimozione dei documenti.

Per aggiungere un nuovo documento dell’appaltatore:

• Fai clic sul pulsante ”Aggiungi documento” nell’angolo in alto a destra.
• Compila i campi obbligatori:
• Tipo di documento – Seleziona tra i tipi di documento creati in precedenza o aggiungine uno nuovo (facendo clic sul pulsante “+” vicino al campo Tipo di documento, verrai reindirizzato alla pagina nelle Impostazioni organizzazione. Qui puoi aggiungere un nuovo tipo di documento e associarlo all’entità Appaltatori per renderlo visibile nell’elenco dei documenti degli appaltatori. Pulsante presente solo per il ruolo Document Manager).
• File allegato – Carica il contratto o il documento pertinente.
• Note – Fornisci dettagli aggiuntivi sul documento (facoltativo).
• Fai clic su ”Aggiungi” per salvare il documento nel profilo dell’appaltatore.

Gestione e monitoraggio dei documenti degli appaltatori:

• Visualizza e scarica – Fai clic sull’icona occhio per visualizzare in anteprima il documento o sull’icona di download per salvarne una copia locale.
• Modifica dettagli documento – Fai clic sull’icona modifica per aggiornare le note del documento o la data di scadenza.
• Elimina documenti – Fai clic sull’icona cestino per rimuovere file obsoleti o errati.

Scheda Transazioni

Nella scheda Transazioni, puoi esaminare grafici e tutte le transazioni collegate all’appaltatore specifico. Per ulteriori informazioni, visita l’articolo Gestione delle transazioni.

Esempi di casi d’uso

• Gestione efficiente dei fornitori: Centralizza tutti i dettagli di fornitori esterni, subappaltatori e prestatori di servizi in un unico posto per un accesso e una gestione semplici.
• Categorizzazione e analisi dei costi: Raggruppa gli appaltatori per tipo (es. Standard, Entrate, Dividendi) per categorizzare con precisione le spese e analizzare i modelli di spesa nel tempo utilizzando i Grafici dei costi.
• Operazioni finanziarie semplificate: Gestisci le scadenze di pagamento, monitora i pagamenti ricorrenti e assicura una documentazione adeguata richiedendo allegati per le transazioni specifiche degli appaltatori.
• Conformità e preparazione agli audit: Archivia e gestisci tutti i documenti relativi agli appaltatori, come contratti e NDA, direttamente in Flowtly per mantenere un audit trail organizzato e sicuro.