Conti bancari

La voce Transazioni nel menu principale è progettata per facilitare la creazione, la gestione e la visualizzazione di banche e conti bancari, nonché la revisione delle transazioni a essi collegate.

Per visualizzare e gestire i conti bancari:

Vai alla sezione "Transazioni" dal menu principale.
Verrà visualizzato l'elenco di tutti i conti bancari creati con i relativi dettagli. Azioni disponibili:
Modifica conti: Fai clic sul pulsante "Modifica" accanto a un conto per aggiornarne i dettagli. La modifica è disponibile solo per gli amministratori.
Visualizza transazioni: Fai clic sul pulsante "Transazione" accanto a un conto per visualizzare l'elenco delle transazioni collegate a quel conto specifico. Filtra conti nascosti:
In cima alla pagina è presente un filtro denominato "Nascosti".
Se selezionato, l'elenco mostrerà i conti bancari contrassegnati come nascosti.

Per gestire le banche e i relativi conti:

Fai clic sul pulsante "Gestisci banche" in cima alla pagina Transazioni.
Verrai reindirizzato alla pagina Gestione banche, che mostra tutte le banche esistenti.
Se una banca ha più conti, vengono visualizzati come elementi secondari sotto la rispettiva banca. Azioni disponibili:
Aggiungi nuove banche: Usa il pulsante "Aggiungi banca" per creare una nuova banca.
Modifica banche esistenti: Fai clic sul pulsante "Modifica" accanto a una banca o ai suoi conti per modificarne i dettagli.
Aggiungi nuovo conto: Usa il pulsante "Aggiungi conto" per creare un nuovo conto per una banca specifica.

Aggiungere una nuova banca

Per aggiungere una nuova banca, segui questi passaggi:

Seleziona la voce "Transazioni" dal menu principale.
Fai clic su "Gestisci banche" in cima alla pagina.
Fai clic su "Aggiungi banca" nell'angolo in alto a destra.
Nel modulo che appare, fornisci il Nome della banca e il numero Swift.
Fai clic su "Salva".

La banca creata viene aggiunta all'elenco.

Aggiungere un conto alla banca

Per aggiungere un conto a una banca esistente, segui questi passaggi:

Fai clic sul pulsante dedicato situato sul lato destro della riga della banca.
Nel modulo visualizzato, fornisci le seguenti informazioni:
- Nome conto
- Prefisso
- Numero di conto
- Valuta
- Tipo (può essere regolare o IVA)

Puoi contrassegnare il conto come predefinito se applicabile. Inoltre, puoi contrassegnare il conto come nascosto; in questo modo non verrà mostrato nella voce Transazioni fino a quando non viene selezionato il filtro Nascosti. Nascondere ritira anche le transazioni del conto dal resto dell'applicazione — vedi Nascondere un conto di seguito.

Nota: Per rendere disponibili le valute nel selettore, configurale alla voce "Valute" nel menu Impostazioni generali.

Nota: Il Numero di conto è il dato su cui viene abbinato un estratto conto importato. Un conto privo di numero di conto non viene mai abbinato automaticamente a un file di estratto conto caricato — tali estratti devono essere assegnati manualmente. Inserisci il numero di conto per ogni conto da cui intendi importare estratti conto.

Dopo la creazione, il conto apparirà come elemento secondario della banca nella pagina Gestisci banche e nell'elenco Conti bancari.

Questo elenco contiene tutti i conti, indipendentemente dal fatto che appartengano o meno a una banca. Un conto senza banca mostra un trattino nella colonna Banca e viene modificato da qui — la pagina Gestisci banche elenca i conti sotto la loro banca, quindi un conto che non appartiene a nessuna non appare lì.

Modifica di un conto esistente

Valuta e Tipo sono fissi non appena un conto li ha. Determinano come vengono letti gli importi già registrati sul conto, quindi cambiarli in seguito reinterpreterebbe la cronologia del conto; i due campi sono mostrati ma non possono essere modificati.

Un conto salvato senza valuta o tipo è l'eccezione: il campo vuoto rimane modificabile, così puoi compilarlo e salvare. Tutto il resto del conto — nome, prefisso e numero di conto — rimane modificabile in ogni caso.

Due modi per archiviare un conto

Un conto con cui non lavori più può essere gestito in due modi diversi. La riga li propone come due controlli separati perché non sono varianti della stessa operazione:

Nascondi ritira il conto e le sue transazioni dalla vista conservando tutti i dati. Può essere annullato in qualsiasi momento.
Elimina rimuove permanentemente il conto, le sue transazioni e i file di estratto conto archiviati. Non può essere annullato.

Usa Nascondi a meno che tu non abbia specificamente bisogno che i dati scompaiano. È la risposta a quasi tutte le ragioni per cui un conto smette di essere utilizzato — il rapporto bancario è terminato, il conto è stato chiuso, gli estratti conto sono stati importati nel posto sbagliato — e lascia la cronologia intatta per le verifiche e i periodi di budget chiusi.

Nascondere un conto

Nascondere è il modo per ritirare un conto con cui non lavori più, conservando al contempo ciò che ha registrato. Va oltre il semplice riordino del selettore di conti: le transazioni di un conto nascosto smettono di essere servite ovunque nell'applicazione.

Seleziona Nascondi nella riga del conto. La conferma indica cosa accadrà: il conto e le sue transazioni smettono di essere visualizzati ovunque — inclusi i totali di budget — niente viene eliminato e può essere annullato in qualsiasi momento.

Mentre un conto è nascosto:

Le sue transazioni non appaiono nella lista delle transazioni o nel grafico del saldo, e non vengono restituite da filtri o ricerche sulle transazioni.
Non vengono conteggiate nelle cifre di budget. Una transazione su un conto nascosto viene esclusa dai riepiloghi di budget, dalle tabelle dei costi e dai totali di budget, inclusa una transazione che era stata collegata manualmente a un budget prima che il conto fosse nascosto.
Una riga di budget supportata dalla transazione di un conto nascosto viene esclusa anziché mostrata come riga vuota.

Niente viene eliminato. Le transazioni rimangono nei tuoi dati esattamente come erano; vengono solo sottratte dalla visualizzazione e dai calcoli. Rimuovi il contrassegno Nascosti dal conto e tutte quelle transazioni vengono nuovamente servite, con i dati di budget che tornano a essere quelli precedenti.

Due conseguenze vale la pena conoscere prima di nascondere un conto:

I totali di budget che includevano il conto cambieranno, compresi i totali dei mesi già chiusi. Se una cifra di budget è cambiata e non riesci a spiegarla, verifica se un conto che alimentava quel budget è stato nascosto.
Nascondere riguarda l'intero conto, non una singola transazione. Per escludere un singolo movimento da un budget, scollega quella transazione dal budget.

Per trovare i conti attualmente nascosti, seleziona il filtro Nascosti nella parte superiore della pagina Transazioni.

Eliminare un conto

Elimina è il ritiro irreversibile. Rimuove permanentemente il conto, tutte le sue transazioni e i file di estratto conto archiviati. Non esiste archivio né cestino, e i dati non possono essere recuperati in seguito.

Per questo motivo, eliminare è deliberatamente più difficile che nascondere:

L'eliminazione è limitata agli amministratori. Chi gestisce banche e conti può nascondere un conto, ma il controllo di eliminazione non gli viene proprio mostrato.
La conferma nomina ciò che verrà distrutto — le transazioni e i file di estratto conto archiviati — e dichiara che non può essere annullato. Indica anche che nascondere è disponibile se si vuole solo mettere da parte il conto.
È necessario digitare il nome del conto nella conferma prima che l'eliminazione possa essere accettata. Non è possibile cliccare senza leggere, quindi un clic mancato sulla riga sbagliata non può distruggere un conto.

Quando un'eliminazione viene rifiutata

Flowtly si rifiuta di eliminare un conto i cui dati sono ancora necessari altrove, piuttosto che rimuoverli e far crollare le cifre che ne dipendevano. Quando ciò accade, la conferma rimane aperta e indica cosa trattiene il conto e quanti — ad esempio che le sue transazioni hanno un certo numero di collegamenti al budget.

Quel messaggio è la parte utile del rifiuto: indica esattamente cosa risolvere se intendi davvero eliminare il conto. Risolvi ciò che nomina e riprova, oppure nascondi il conto.

L'eliminazione viene proposta anche per un conto già nascosto — nascondere prima e poi eliminare è una sequenza ragionevole, e un conto nascosto mostra naturalmente solo il controllo di eliminazione, poiché è già nascosto.

Preferisci nascondere in caso di dubbio. Un conto nascosto può sempre essere ripristinato; uno eliminato no. Se un conto è stato ritirato e le sue transazioni compaiono ancora da qualche parte, è stato nascosto e non eliminato — e il contrario è più importante: una volta eseguita un'eliminazione, non restano tracce di quelle transazioni da trovare in seguito.

Esempi di casi d'uso

Un controller finanziario deve esaminare tutte le transazioni in entrata e in uscita su vari conti bancari aziendali per riconciliare i libri contabili.
Un contabile vuole aggiungere un nuovo conto bancario aziendale aperto di recente per monitorarne le transazioni in Flowtly.
Un responsabile finanziario vuole identificare rapidamente un conto bancario specifico per verificarne lo stato attuale o le transazioni associate.
Un utente ritira un conto bancario chiuso nascondendolo, in modo che le sue transazioni cessino di apparire nelle liste delle transazioni e di essere conteggiate nei budget, mentre i record stessi vengono conservati.
Un responsabile finanziario trova un totale di budget inferiore al previsto e controlla il filtro Nascosti per verificare se un conto che alimentava quel budget è stato nascosto.
Un amministratore elimina definitivamente un conto creato per errore insieme all'estratto conto importato erroneamente in esso, in modo che nessuna delle sue transazioni rimanga consultabile.
Un amministratore tenta un'eliminazione, legge il rifiuto che indica quanti collegamenti al budget hanno le transazioni del conto e nasconde invece il conto.