Företagskostnader så enkla som möjligt

Kostnadskontroll Kostnadskontroll i Flowtly gör det möjligt för företag att spåra, övervaka och hantera utgifter, vilket säkerställer att ekonomiska resurser används effektivt och i linje med budgetmålen. Flowtly samlar all transaktionsdata på ett ställe och ger en tydlig överblick över utgifterna. Kostnader kan kategoriseras, kopplas till specifika projekt eller avdelningar, och godkännandeflöden kan konfigureras för att förhindra obehöriga utgifter. Detta gör det enklare att identifiera besparingsmöjligheter, undvika budgetöverskridanden och förbättra lönsamheten. Flowtly erbjuder verktyg för att analysera utgiftsmönster, prognostisera kostnader och fatta välgrundade ekonomiska beslut. Exempel på användningsområden Spåra och kategorisera löpande kostnader, såsom mjukvaruprenumerationer, kontorsmaterial och drift, för att säkerställa att de håller sig inom budget. Övervaka projektspecifika kostnader, inklusive betalningar till underleverantörer och material, för att hålla projekten lönsamma och enligt tidsplan. Konfigurera godkännandeprocesser för större inköp för att förhindra obehöriga utgifter och upprätthålla ekonomisk disciplin. Identifiera återkommande kostnader och möjligheter till kostnadsbesparingar genom detaljerade utgiftsrapporter och analyser. Relaterade sidor Lägga till kostnader i budget Apprutter Öppna /transactions Öppna /contractors

Motparter Modulen Motparter i Flowtly fungerar som det centrala registret for alla externa affarsenheter som din organisation interagerar med, inklusive leverantorer, uppdragstagare, kunder och partners. Den tillhandahaller ett strukturerat satt att underhalla kontaktinformation, skatteidentifierare, betalningsvillkor och relationshistorik for varje motpart. Motpartsgrupper gor det mojligt att kategorisera dina affarspartners efter typ, region, bransch eller annan klassificering som stoder dina rapporterings- och operativa behov. Grupper gor det enkelt att tillampa massatgarder, filtrera vyer och generera rapporter segmenterade efter motpartskategori. CRM-berikningsfunktioner kompletterar automatiskt motpartsprofiler med offentligt tillganglig foretagsdata, sasom registreringsuppgifter, finansiella indikatorer och varumarkestillgangar. Detta minskar manuell datainmatning och hjalper ditt team att uppratthalla uppdaterade, heltackande poster utan att forlita sig pa extern forskning. Overvakning av varumarkeshalsa sparar fullstandigheten och konsekvensen av motparters varumarkesdata, sasom logotyper och firmanamn, i dina poster. Funktionen for dubblettdetektering och sammanslagning identifierar motpartsposter som sannolikt avser samma enhet och tillhandahaller verktyg for att konsolidera dem, vilket haller din databas ren och palitlig. Radmallar for fakturor gor det mojligt for en motpart att lagra texterna som dess fakturarader formuleras fran — en kontraktsmening som upprepas varje faktureringsperiod sparas en gong och valjs vid fakturering, istallet for att skrivas in pa nytt. Se Radmallar for fakturor . Land fylls i från skatte-ID När du redigerar en motpart vars fält Country är tomt fyller Flowtly i det utifrån skatte-ID:t: ett polskt NIP utan prefix tolkas som Polen, och ett momsregistreringsnummer med landsprefix, till exempel DE , anger det landet. Ett land som redan är angivet, eller som du själv väljer, ersätts aldrig. Exempel pa anvandningsfall Registrera en ny leverantor och fyll i deras profil med skattenummer, betalningsvillkor och kontaktuppgifter. Organisera motparter i grupper efter region eller tjanstetyp for riktad rapportering. Anvand CRM-berikning for att automatiskt fylla i saknade foretagsregistreringsuppgifter for befintliga poster. Identifiera och sla samman dubbletter av motpartsposter som skapats av olika teammedlemmar. Granska varumarkeshalsopoang for att sakerstalla att motparters logotyper och namn ar konsekventa i dokument. Spara den kontraktstext som en motpart kraver pa sina fakturarader, redo att valja vid fakturering. Relaterade sidor Kostnadskontroll Fakturor Radmallar for fakturor Aterkommande betalningar Bankintegration App-vagar Oppna /counterparties

Revisorns frågor om transaktioner Revisorns frågor om transaktioner I stället för att jaga förtydliganden via e-post låter Flowtly din revisor ställa frågor direkt på en specifik banktransaktion eller ett inkommande kostnadsunderlag — och låter dig svara på samma ställe. Varje utbyte förblir kopplat till exakt den post det gäller, vilket ger dig ett tydligt spår vid månadsbokslutet. Så fungerar det Varje transaktionsrad i transaktionslistan, och varje rad med ett inkommande kostnadsunderlag (leverantörsfaktura), har en diskussionstråd. Både du och din revisor kan öppna tråden och skriva en fråga. Motparten får en avisering, svarar i tråden, och när saken är utredd markeras frågan som löst. Hela konversationen förblir kopplad till posten för framtida referens. Ställa en fråga om en transaktion eller ett kostnadsunderlag Gå till listan Transaktioner (för banktransaktioner) eller listan Inkommande underlag (för leverantörsfakturor och kostnadsbilagor). Hitta raden du vill diskutera. Varje rad har en pratbubbleikon till höger; finns det olösta frågor visar ikonen ett antal. Klicka på pratbubbleikonen för att öppna diskussionspanelen till höger på skärmen. Skriv din fråga och tryck på Skicka . Motparten aviseras omedelbart. Din revisor kan göra samma sak från sin redovisningsvy — hittar raden, klickar på pratbubbleikonen och skriver direkt i diskussionspanelen. Svara på en fråga Öppna aviseringen eller gå själv till posten. Klicka på pratbubbleikonen på raden för att öppna diskussionspanelen. Du ser alla meddelanden i tråden. Skriv ditt svar och tryck på Skicka . Det finns ingen gräns för hur många meddelanden som kan gå fram och tillbaka i en tråd. Inkorgen för frågor För att se varje öppen fråga över alla transaktioner och kostnadsunderlag på en gång, gå till Redovisning → Frågor ( /accountancy/questions ). Inkorgen listar alla trådar som fortfarande har olösta frågor, grupperade per post. Det gör det enkelt att beta av en hög med månadsbokslutsfrågor utan att leta bland enskilda rader. Märket för olösta frågor Posten Redovisning i navigeringsmenyn visar ett märke med antalet olösta frågor. Det uppdateras i realtid när frågor ställs och löses, så du alltid med en blick ser om något behöver din uppmärksamhet. Lösa en fråga När en sak är utredd öppnar du diskussionspanelen på den aktuella raden och klickar på Markera som löst på frågan. Lösta frågor döljs från inkorgen men syns fortfarande i trådhistoriken på själva posten, så spåret går aldrig förlorat. En löst tråd kan också öppnas igen om det behövs fler förtydliganden. Aviseringar Flowtly skickar aviseringar via kategorin Redovisning varje gång: En ny fråga ställs på en transaktion eller ett kostnadsunderlag som du är inblandad i. Någon svarar i en tråd du deltar i. En fråga på din post markeras som löst. Du styr i vilka kanaler (i appen, e-post, mobilavisering) du får dessa aviseringar under Inställningar → Aviseringar . Exempel på användning Månadsbokslut: din revisor frågar om ett saknat momsregistreringsnummer på en kostnadstransaktion. Du svarar med leverantörens uppgifter, revisorn markerar den som löst, och utbytet sparas på transaktionen för revisorn. Fråga om ett kostnadsunderlag: en leverantörsfaktura är fördelad på två budgetrader och revisorn behöver en bekräftelse. Tråden på underlaget fångar beslutet, utan någon e-postkedja att rekonstruera i efterhand. Samlad genomgång: använd inkorgen för frågor under Redovisning för att beta av alla öppna ärenden i ett svep i stället för att öppna post efter post. Vägar i appen Öppna Ekonomi

Aterkommande betalningar Den fristaende modulen for aterkommande betalningar har avvecklats och ersatts av Cash Out , som nu visar vad som ska betalas. Cash Out ger ditt ekonomiteam en framatblickande oversikt over kommande och forfallna betalningar -- bade redan bokforda fakturor och forvantade ataganden -- over ett rullande fonster fran cirka tva veckor bakat till cirka tre manader framat. Du kan vaxla mellan tre vyer: ett diagram som staplar belopp per vecka eller manad och visar en uppdelning per motpart vid hovring, en kalender med betalningsrutor per dag, och en lista med enskilda betalningsrader som kan sorteras efter datum, belopp eller motpart. Varje rad visar motpart, forfallodatum, status (till exempel forfallen, forsenad eller forvantad) och belopp i respektive valuta; forvantade, annu ej fakturerade poster visas visuellt nedtonade for att skilja dem fran bekraftade poster. Bredvid vyvaljaren finns en lank till budgetplanering . Tre saker ar vart att kanna till nar du laser diagrammet. Den lodrata axeln ar markt i den rapportvaluta som beloppen raknas om till, sa skalan anger vad den raknar -- det ar siffran att lasa nar betalningarna i fonstret ar i mer an en valuta. En forklaring ovanfor diagrammet namnger de betalningsstatusar som forekommer och den farg som star for var och en, sa att en kolumns sammansattning kan avlasas direkt; forsenade belopp ar de som visas i rott. Dessutom ritas varje period i fonstret ut, aven de lugna: en vecka eller manad utan forfall visas som en tom kolumn i stallet for att utelamnas, sa att en lucka i din betalningsplan forblir synlig och perioderna pa omse sidor inte lases som pa varandra foljande. Lankar till den gamla adressen omdirigeras automatiskt till den nya. Relaterade sidor Kostnadskontroll Motparter App-vagar Oppna /finance/cash-out

Attestflöde för fakturor Attestflöde för fakturor Flowtly låter dig skicka inkommande leverantörsfakturor genom ett atteststeg innan de betalas. När attest är påslaget ligger fakturorna i en väntelista tills en behörig person attesterar eller avslår dem. Du kan också hoppa över attesten och gå direkt till fliken Obetalda för att välja fakturor och exportera en SEPA-fil för banköverföring till din bank. Så slår du på attestflödet Öppna användarmenyn (din avatar uppe till höger) och gå till Organisationsinställningar . Leta upp avsnittet Fakturor eller Ekonomi och slå på Attestflöde för fakturor . Ange vilka som får attestera fakturor. Om inga attestanter ännu är upplagda ber sidan för väntande attest dig att lägga till dem. Attestanter tilldelas direkt på den sidan via en dialog; de får rollen fakturaansvarig. Obs: fliken Obetalda är alltid synlig, oavsett om attestflödet är påslaget eller inte. Vem som får attestera Att attestera eller avslå en faktura kräver en fakturabehörighet — att läsa eller att hantera fakturor. Den räknas oavsett om den har getts direkt till personen eller via en behörighetsgrupp som personen tillhör. Flowtly väljer en fakturas attestanter i den här ordningen: Ägaren till den kopplade kostnaden. Om fakturan är kopplad till en kostnad som har en ägare, och den personen har en fakturabehörighet, går fakturan till hen. Alla med en fakturabehörighet. Det här steget gäller när fakturan saknar ägare till en kopplad kostnad, eller när den ägaren saknar fakturabehörighet. En kostnadsägare utan fakturabehörighet blir alltså varken ombedd att attestera eller aviserad. Fakturan fastnar ändå inte: den går till dem som har behörigheten. Obs: det är behörigheten som gör beslutet möjligt, inte att stå med på listan. Den som är upptagen som attestant utan fakturabehörighet kan öppna fakturan men varken attestera eller avslå den. Attestflikarna När flödet är påslaget visar skärmen för leverantörsfakturor fem flikar: Flik Vad den innehåller Väntar Alla fakturor som väntar på beslut, oavsett vem de väntar på. Attestanter kan attestera eller avslå härifrån. Väntar på mig Den del av Väntar som väntar på just ditt beslut. Attesterade Fakturor som är attesterade och klara att betala. Avslagna Fakturor som avslagits. Du kan läsa orsaken och skicka in igen om det behövs. Obetalda Alla fakturor som ännu inte är betalda, oavsett atteststatus. Syns även när attest är avstängt. Väntar på mig Väntar visar allt organisationen har under granskning — vilket för alla utom det minsta teamet mestadels är andras arbete. Väntar på mig begränsar det till de fakturor där du är den person som ombeds fatta beslut. Det är samma lista med samma åtgärder, filtrerad på dig — inget attesteras eller avslås på ett annat sätt där. En faktura visas bara på den här fliken så länge den fortfarande väntar på ett beslut. När du väl attesterar eller avslår den försvinner den och hamnar i Attesterade eller Avslågna precis som vilken annan som helst. När det inte finns något för dig att besluta om säger fliken det — Ingenting väntar på dig just nu . Det är ett snävare påstående än det Väntar gör när den är tom: organisationen kan ha en full kö medan inget i den är ditt. Attestera eller avslå en faktura Gå till Fakturor i huvudmenyn och öppna fliken Väntar på mig — eller Väntar , om du vill se hela organisationens kö. Klicka på en faktura för att öppna detaljvyn, eller använd åtgärdsknapparna direkt i listan. Välj Attestera eller Avslå . Om du avslår en faktura kan du lägga till en notering med orsaken. Fakturan flyttas omedelbart till fliken Attesterade eller Avslagna . Obs: ett beslut kräver båda delarna: personen måste vara utsedd till attestant på sidan för väntande attest och ha en fakturabehörighet. Fliken Obetalda Fliken Obetalda samlar varje faktura som fortfarande ska betalas — både de attesterade och de som gått förbi flödet. Använd den som din betalningskö. Viktiga funktioner: Flerval — markera kryssrutorna vid de fakturor du vill betala. Massexport — när du valt en eller flera fakturor blir knappen Exportera SEPA-fil aktiv. Så exporterar du en SEPA-fil för banköverföring I stället för att mata in varje betalning manuellt i bankens portal kan Flowtly skapa en standardiserad pain.001 -fil (pain.001.001.03) i XML som du laddar upp direkt till banken. Öppna fliken Obetalda . Välj fakturorna du vill betala med kryssrutorna. Klicka på Exportera SEPA-fil (eller motsvarande text i verktygsraden). Flowtly skapar en pain.001 -fil och laddar ner den till din dator. Logga in i bankens internetportal och ladda upp filen via funktionen för massbetalning eller import av SEPA-betalningar. Obs: se till att varje leverantörsfaktura har ett giltigt IBAN och BIC på motpartens bankkonto i Flowtly. Fakturor utan bankuppgifter kan inte ingå i pain.001 -exporten. Exempel på användning En ekonomichef går varje morgon igenom alla nya leverantörsfakturor på fliken Väntar , attesterar de giltiga och avslår dubbletter med en notering. En projektledare som bara attesterar fakturor för sina egna kostnader öppnar Väntar på mig i stället och rensar en kortare lista snarare än att söka igenom hela organisationens kö. I slutet av veckan öppnar en redovisningsekonom fliken Obetalda , väljer alla attesterade fakturor, exporterar en pain.001 -fil och laddar upp den till företagets bank — och betalar därmed dussintals leverantörer i ett steg. Ett litet team med attest avstängt använder fliken Obetalda enbart som betalningskö och exporterar SEPA-filer utan något atteststeg. Vägar i appen Öppna Fakturor — Väntande attest