Attestflöde för fakturor

Flowtlys redaktionsteam4 min

Flowtly låter dig skicka inkommande leverantörsfakturor genom ett atteststeg innan de betalas. När attest är påslaget ligger fakturorna i en väntelista tills en behörig person attesterar eller avslår dem. Du kan också hoppa över attesten och gå direkt till fliken Obetalda för att välja fakturor och exportera en SEPA-fil för banköverföring till din bank.

Så slår du på attestflödet

  1. Öppna användarmenyn (din avatar uppe till höger) och gå till Organisationsinställningar.
  2. Leta upp avsnittet Fakturor eller Ekonomi och slå på Attestflöde för fakturor.
  3. Ange vilka som får attestera fakturor. Om inga attestanter ännu är upplagda ber sidan för väntande attest dig att lägga till dem. Attestanter tilldelas direkt på den sidan via en dialog; de får rollen fakturaansvarig.

Obs: fliken Obetalda är alltid synlig, oavsett om attestflödet är påslaget eller inte.

Attestflikarna

När flödet är påslaget visar skärmen för leverantörsfakturor fyra flikar:

Flik Vad den innehåller
Väntar Fakturor som väntar på beslut. Attestanter kan attestera eller avslå härifrån.
Attesterade Fakturor som är attesterade och klara att betala.
Avslagna Fakturor som avslagits. Du kan läsa orsaken och skicka in igen om det behövs.
Obetalda Alla fakturor som ännu inte är betalda, oavsett atteststatus. Syns även när attest är avstängt.

Attestera eller avslå en faktura

  1. Gå till Fakturor i huvudmenyn och öppna fliken Väntar.
  2. Klicka på en faktura för att öppna detaljvyn, eller använd åtgärdsknapparna direkt i listan.
  3. Välj Attestera eller Avslå.
    • Om du avslår en faktura kan du lägga till en notering med orsaken.
  4. Fakturan flyttas omedelbart till fliken Attesterade eller Avslagna.

Obs: bara användare som är utsedda till attestanter på sidan för väntande attest kan attestera eller avslå fakturor.

Fliken Obetalda

Fliken Obetalda samlar varje faktura som fortfarande ska betalas — både de attesterade och de som gått förbi flödet. Använd den som din betalningskö.

Viktiga funktioner:

  • Flerval — markera kryssrutorna vid de fakturor du vill betala.
  • Massexport — när du valt en eller flera fakturor blir knappen Exportera SEPA-fil aktiv.

Så exporterar du en SEPA-fil för banköverföring

I stället för att mata in varje betalning manuellt i bankens portal kan Flowtly skapa en standardiserad pain.001-fil (pain.001.001.03) i XML som du laddar upp direkt till banken.

  1. Öppna fliken Obetalda.
  2. Välj fakturorna du vill betala med kryssrutorna.
  3. Klicka på Exportera SEPA-fil (eller motsvarande text i verktygsraden).
  4. Flowtly skapar en pain.001-fil och laddar ner den till din dator.
  5. Logga in i bankens internetportal och ladda upp filen via funktionen för massbetalning eller import av SEPA-betalningar.

Obs: se till att varje leverantörsfaktura har ett giltigt IBAN och BIC på motpartens bankkonto i Flowtly. Fakturor utan bankuppgifter kan inte ingå i pain.001-exporten.

Exempel på användning

  • En ekonomichef går varje morgon igenom alla nya leverantörsfakturor på fliken Väntar, attesterar de giltiga och avslår dubbletter med en notering.
  • I slutet av veckan öppnar en redovisningsekonom fliken Obetalda, väljer alla attesterade fakturor, exporterar en pain.001-fil och laddar upp den till företagets bank — och betalar därmed dussintals leverantörer i ett steg.
  • Ett litet team med attest avstängt använder fliken Obetalda enbart som betalningskö och exporterar SEPA-filer utan något atteststeg.

Kopplingskarta

Hänvisar tillFörbrukarDel avHärleds från
Beskrivs härBeskrivs på annan plats
invoice faktureras till counterparty. invoice beskattas av tax-group. cost belastar budget. cost ska betalas till counterparty. bank-transaction avstämd mot invoice. contract schemalägger payment-schedule-line. contract kopplad till budget. budget omfattar project. invoice faktureras från project. project länkad till budget. lead blir counterparty. deal såld till counterparty.faktureras tillbeskattas avbelastarska betalas tillavstämd motschemaläggerkopplad tillomfattarfaktureras frånlänkad tillblirsåld tillFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FakturaMMotpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.MotpartMMomsgrupp — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.MomsgruppKKostnad — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostnadBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktBBetalningspost — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetalningspostPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektPPotentiell kund — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potentiell kundAAffär — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Affär