Attestflöde för fakturor

Flowtlys redaktionsteam4 min

Flowtly låter dig skicka inkommande leverantörsfakturor genom ett atteststeg innan de betalas. När attest är påslaget ligger fakturorna i en väntelista tills en behörig person attesterar eller avslår dem. Du kan också hoppa över attesten och gå direkt till fliken Obetalda för att välja fakturor och exportera en SEPA-fil för banköverföring till din bank.

Så slår du på attestflödet

  1. Öppna användarmenyn (din avatar uppe till höger) och gå till Organisationsinställningar.
  2. Leta upp avsnittet Fakturor eller Ekonomi och slå på Attestflöde för fakturor.
  3. Ange vilka som får attestera fakturor. Om inga attestanter ännu är upplagda ber sidan för väntande attest dig att lägga till dem. Attestanter tilldelas direkt på den sidan via en dialog; de får rollen fakturaansvarig.

Obs: fliken Obetalda är alltid synlig, oavsett om attestflödet är påslaget eller inte.

Vem som får attestera

Att attestera eller avslå en faktura kräver en fakturabehörighet — att läsa eller att hantera fakturor. Den räknas oavsett om den har getts direkt till personen eller via en behörighetsgrupp som personen tillhör.

Flowtly väljer en fakturas attestanter i den här ordningen:

  1. Ägaren till den kopplade kostnaden. Om fakturan är kopplad till en kostnad som har en ägare, och den personen har en fakturabehörighet, går fakturan till hen.
  2. Alla med en fakturabehörighet. Det här steget gäller när fakturan saknar ägare till en kopplad kostnad, eller när den ägaren saknar fakturabehörighet.

En kostnadsägare utan fakturabehörighet blir alltså varken ombedd att attestera eller aviserad. Fakturan fastnar ändå inte: den går till dem som har behörigheten.

Obs: det är behörigheten som gör beslutet möjligt, inte att stå med på listan. Den som är upptagen som attestant utan fakturabehörighet kan öppna fakturan men varken attestera eller avslå den.

Attestflikarna

När flödet är påslaget visar skärmen för leverantörsfakturor fem flikar:

Flik Vad den innehåller
Väntar Alla fakturor som väntar på beslut, oavsett vem de väntar på. Attestanter kan attestera eller avslå härifrån.
Väntar på mig Den del av Väntar som väntar på just ditt beslut.
Attesterade Fakturor som är attesterade och klara att betala.
Avslagna Fakturor som avslagits. Du kan läsa orsaken och skicka in igen om det behövs.
Obetalda Alla fakturor som ännu inte är betalda, oavsett atteststatus. Syns även när attest är avstängt.

Väntar på mig

Väntar visar allt organisationen har under granskning — vilket för alla utom det minsta teamet mestadels är andras arbete. Väntar på mig begränsar det till de fakturor där du är den person som ombeds fatta beslut. Det är samma lista med samma åtgärder, filtrerad på dig — inget attesteras eller avslås på ett annat sätt där.

En faktura visas bara på den här fliken så länge den fortfarande väntar på ett beslut. När du väl attesterar eller avslår den försvinner den och hamnar i Attesterade eller Avslågna precis som vilken annan som helst.

När det inte finns något för dig att besluta om säger fliken det — Ingenting väntar på dig just nu. Det är ett snävare påstående än det Väntar gör när den är tom: organisationen kan ha en full kö medan inget i den är ditt.

Attestera eller avslå en faktura

  1. Gå till Fakturor i huvudmenyn och öppna fliken Väntar på mig — eller Väntar, om du vill se hela organisationens kö.
  2. Klicka på en faktura för att öppna detaljvyn, eller använd åtgärdsknapparna direkt i listan.
  3. Välj Attestera eller Avslå.
    • Om du avslår en faktura kan du lägga till en notering med orsaken.
  4. Fakturan flyttas omedelbart till fliken Attesterade eller Avslagna.

Obs: ett beslut kräver båda delarna: personen måste vara utsedd till attestant på sidan för väntande attest och ha en fakturabehörighet.

Fliken Obetalda

Fliken Obetalda samlar varje faktura som fortfarande ska betalas — både de attesterade och de som gått förbi flödet. Använd den som din betalningskö.

Viktiga funktioner:

  • Flerval — markera kryssrutorna vid de fakturor du vill betala.
  • Massexport — när du valt en eller flera fakturor blir knappen Exportera SEPA-fil aktiv.

Så exporterar du en SEPA-fil för banköverföring

I stället för att mata in varje betalning manuellt i bankens portal kan Flowtly skapa en standardiserad pain.001-fil (pain.001.001.03) i XML som du laddar upp direkt till banken.

  1. Öppna fliken Obetalda.
  2. Välj fakturorna du vill betala med kryssrutorna.
  3. Klicka på Exportera SEPA-fil (eller motsvarande text i verktygsraden).
  4. Flowtly skapar en pain.001-fil och laddar ner den till din dator.
  5. Logga in i bankens internetportal och ladda upp filen via funktionen för massbetalning eller import av SEPA-betalningar.

Obs: se till att varje leverantörsfaktura har ett giltigt IBAN och BIC på motpartens bankkonto i Flowtly. Fakturor utan bankuppgifter kan inte ingå i pain.001-exporten.

Exempel på användning

  • En ekonomichef går varje morgon igenom alla nya leverantörsfakturor på fliken Väntar, attesterar de giltiga och avslår dubbletter med en notering.
  • En projektledare som bara attesterar fakturor för sina egna kostnader öppnar Väntar på mig i stället och rensar en kortare lista snarare än att söka igenom hela organisationens kö.
  • I slutet av veckan öppnar en redovisningsekonom fliken Obetalda, väljer alla attesterade fakturor, exporterar en pain.001-fil och laddar upp den till företagets bank — och betalar därmed dussintals leverantörer i ett steg.
  • Ett litet team med attest avstängt använder fliken Obetalda enbart som betalningskö och exporterar SEPA-filer utan något atteststeg.

Kopplingskarta

Hänvisar tillFörbrukarHärleds frånDel av
Beskrivs härBeskrivs på annan plats
invoice faktureras till counterparty. invoice beskattas av tax-group. cost belastar budget. cost ska betalas till counterparty. bank-transaction avstämd mot invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract schemalägger payment-schedule-line. contract avtalad med counterparty. contract kopplad till budget. budget omfattar project. invoice faktureras från project. project länkad till budget. lead blir counterparty. deal såld till counterparty.faktureras tillbeskattas avbelastarska betalas tillavstämd motimportsschemaläggeravtalad medkopplad tillomfattarfaktureras frånlänkad tillblirsåld tillFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FakturaMMotpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.MotpartMMomsgrupp — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.MomsgruppKKostnad — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostnadBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktBBetalningspost — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetalningspostPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektPPotentiell kund — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potentiell kundAAffär — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Affär