Fakturor

Flowtly innehåller verktyg för hantering av utgående fakturor, vilket gör det möjligt för användare att skapa, granska och skicka försäljningsfakturor till kunder. Funktionerna säkerställer korrekt ekonomisk dokumentation för levererade tjänster och produkter.

Skapa och hantera utgående fakturor

Med Flowtly kan du skapa och få full överblick över alla fakturor som skickas till dina kunder.

• Skapa en faktura: Skapa en försäljningsfaktura genom att ange kunduppgifter, fakturadatum, förfallodatum samt relevanta rader för tjänster eller produkter.
• Granska fakturadetaljer: Kontrollera fakturarader, beräkningar och kunduppgifter för att säkerställa att allt stämmer innan fakturan slutförs.
• Bifoga underlag: Lägg till relevanta dokument, till exempel projektrapporter eller tjänsteavtal, direkt i dina utgående fakturor som referens för kunden.
• Förhandsgranska faktura: Skapa en förhandsgranskning av fakturan för att kontrollera layout och innehåll innan den skickas.
• Skicka faktura: Skicka den färdigställda fakturan till kunden direkt via systemet.
• Följ fakturastatus: Håll koll på fakturans status – väntande, skickad, betald eller förfallen – i fakturalistan.

Sök och filtrera fakturor

Fakturalistan innehåller verktyg som hjälper dig att snabbt hitta specifika fakturor bland dina utgående fakturaposter.

• Sök på kund eller fakturadetaljer: Använd sökfältet för att hitta fakturor via kundnamn eller annan fakturainformation.
• Filtrera på status: Använd statusfiltret för att endast visa fakturor i ett visst skede, till exempel utkast, väntande, skickad eller förfallen.
• Kombinera sökning och filter: Använd sökning och statusfilter tillsammans för att avgränsa resultaten i fakturalistan.
• Rensa filter: Ta bort tillämpade filter för att återgå till den fullständiga listan över utgående fakturor.

Periodkostnadsrader på fakturor

När ett projekt innehåller återkommande periodkostnader som gäller flera tillgångar, till exempel flera parkeringsplatser eller enheter som faktureras under samma kategori, slår en utgående faktura samman dessa kostnader till en enda rad istället för att lista varje tillgång separat. Sammanslagningen baseras på matchande kategori, styckpris, faktureringsmånad, skattesats, valuta, enhet och projekt, så att både utkastet och den slutliga fakturan alltid visar samma sammanslagna rader för kunden.

• Granska sammanslagna rader: Kontrollera kvantiteten som visas på en sammanslagen rad för att bekräfta att den återspeglar det totala antalet tillgångar som ingår i kostnaden.
• Lita på enhetliga förhandsgranskningar: Förhandsgranskningen av fakturan ska alltid stämma överens med den slutgiltigt utfärdade fakturan, eftersom sammanslagningen sker innan utkastet skapas.
• Skilj på andra typer av rader: Observera att kostnader för kommersiella relationer, delade kostnader, vidarefakturerade avgifter, mätarförbrukning och manuella faktureringsjusteringar fortsätter att listas som separata rader och inte slås samman.

Presentation av fakturarader

Fakturautkastets rader visar kategorinamn och enheter på ett enhetligt sätt, oavsett om en kostnad presenteras som en sammanslagen totalsumma eller som en enskild rad. Detta gör det enklare att tolka kategorietiketten och enheten på varje rad innan en faktura skickas till en kund.

• Kontrollera enhetlig kategorisering: Bekräfta att sammanslagna och enskilda fakturarader visar samma kategorinamn och skrivsätt för samma typ av kostnad.
• Verifiera måttenheter: För uppmätta poster, till exempel ytbaserade avgifter, kontrollera att raden visar rätt enhet, exempelvis kvadratmeter, i stället för en generisk platshållarenhet.
• Bekräfta kvantitet för diskreta poster: För kostnader baserade på en diskret, räknebar post, till exempel en parkeringsplats, utan registrerad mätning, ska fakturan fakturera en kvantitet på ett.
• Granska innan utskick: Kontrollera raderna i fakturautkastet för att bekräfta att kategorinamn och enheter stämmer överens med den underliggande kostnadstypen innan fakturan skickas.

Exempel på användningsfall

• Skapa en faktura för avslutade tjänster: En projektledare skickar en faktura till en kund efter att en projektfas har levererats.
• Skicka en återkommande månadsfaktura: En administratör skapar och skickar en månadsfaktura för löpande konsulttjänster.
• Granska en faktura innan den skickas: En ekonomianvändare kontrollerar alla fakturarader och skatteberäkningar i ett fakturautkast innan det skickas.
• Bekräfta sammanslagna kostnader: En faktureringsansvarig kontrollerar att en sammanslagen rad för flera parkeringsplatser visar rätt total kvantitet innan fakturan skickas.