Нагадування про оплату
Flowtly допомагає відстежувати прострочені рахунки-фактури, готуючи чернетки нагадувань для вашого перегляду. Фінансовий користувач завжди підтверджує відправку — нічого не надсилається клієнту автоматично.
Що робить ця функція
Щоденний фоновий процес сканує прострочені, неоплачені рахунки-фактури продажів і розміщує чернетки нагадувань у чергу для перегляду. Рахунок, який ви редагуєте після надсилання, продовжує відстежуватися. Нічого не надсилається автоматично — фінансовий користувач повинен відкрити чергу, переглянути кожну чернетку (за бажанням відредагувати повідомлення або додати одержувачів у копію), а потім вручну підтвердити відправку. Відхилені, надіслані або ті, що не вдалося доставити, переміщуються на вкладку Історія.
Як увімкнути нагадування про оплату
Нагадування про оплату вимкнені за замовчуванням і мають бути увімкнені для кожної організації окремо, адміністратором:
- Відкрийте «Налаштування» → «Фінанси та бізнес» → «Нагадування про оплату».
- Увімкніть «Надсилати нагадування про оплату для несплачених рахунків».
Після увімкнення щоденний процес почне створювати чернетки нагадувань для вже прострочених рахунків, а також для тих, що стануть простроченими в майбутньому. Перемикач лише запускає створення чернеток: кожна чернетка все одно чекає в черзі, доки її не підтвердить людина.
Елементи керування на цьому екрані
«Налаштування» → «Фінанси та бізнес» → «Нагадування про оплату» має дві картки. Відкрити його може адміністратор або менеджер рахунків; зберегти зміну може лише адміністратор. Кожен елемент керування зберігається, щойно ви ним скористаєтеся, з повідомленням «Успіх».
Нагадування про оплату
«Надсилати нагадування про оплату для несплачених рахунків»: перемикач увімкнення/вимкнення, описаний вище. За замовчуванням вимкнено.
«Розклад нагадувань (днів після терміну)»: показується, поки перемикач увімкнено. Кожен інтервал — це чип, наприклад «3 дн.»; розклад за замовчуванням — 3, 7 і 14 днів. Введіть число в поле «дні» і натисніть «Додати» (або Enter), щоб додати інтервал, а хрестик на чипі видаляє його. Список залишається відсортованим, повтори ігноруються, а останній інтервал видалити не можна. Кожне нагадування надсилається стільки днів після терміну оплати рахунку, і кожен інтервал — це один рівень ескалації: перший дружній, останній — остаточне попередження. Flowtly використовує щонайбільше перші шість інтервалів.
Текст нагадування
«Текст нагадування» містить ваш власний текст листів-нагадувань для кожної мови клієнта. Його показано незалежно від того, увімкнено перемикач вище чи ні, бо той самий текст попередньо заповнює нагадування, яке ви складаєте вручну. Клієнт отримує текст, написаний для мови його документа; мова, яку ви залишите порожньою, зберігає стандартне нагадування Flowtly.
«Додати мову»: список мов, які можна встановити клієнту. Виберіть одну і натисніть «Додати», щоб відкрити для неї редактор.
«Текст нагадування» (показується з мовою, наприклад «Текст нагадування (Англійська)»): редактор форматованого тексту для цієї мови. Кнопки заповнювачів над текстом вставляють дані рахунку: {{ invoiceNumber }}, {{ amountDue }}, {{ currency }}, {{ dueDate }}, {{ daysOverdue }} і {{ clientName }}. Вставляйте їх кнопками, а не вводьте вручну: заповнювач з помилкою надсилається саме так, як написано. Умови на кшталт {% if %} не підтримуються і надсилаються як звичайний текст. Сума — це сума, що залишається непогашеною.
«Очистити»: очищає редактор для цієї мови. Потім натисніть «Зберегти», щоб повернутися до стандартного нагадування Flowtly для неї; після цього мова зникає зі списку.
«Зберегти»: зберігає текст лише для цієї мови.
Що запускає чернетку нагадування
Чернетка нагадування створюється, коли строк оплати рахунку-фактури минув, а рахунок не оплачений повністю. Фоновий процес виявляє їх автоматично — після увімкнення функції жодних додаткових дій для наповнення черги не потрібно.
Часткова оплата не зупиняє відстеження. Якщо клієнт оплатив частину рахунку-фактури, чернетка все одно створюється на залишок, а нагадування вказує непогашений залишок, а не початкову суму. З черги випадає лише рахунок-фактура, оплачений повністю, — разом з усіма чернетками, що на нього чекали й видаляються автоматично після реєстрації платежу.
Кредитні ноти зменшують суму до сплати. Якщо рахунок-фактуру скориговано кредитними нотами, нагадування вказує загальну суму рахунку-фактури мінус усі кредитні ноти, виставлені після останнього коригування, що повністю переоформлює рахунок-фактуру, а не лише найновішу кредитну ноту. Для рахунку-фактури на 1000 із кредитними нотами на 200 і 300 нагадування буде на 500. Коригування, що повністю переоформлює рахунок-фактуру, замінює цю суму з моменту виставлення, а кредитні ноти, виставлені до нього, повторно не віднімаються. Видалені коригування не враховуються.
Примітка: Платіж, зареєстрований без суми, вважається повним погашенням рахунку-фактури, тому нагадування для нього не готується. Якщо ви очікуєте нагадування за таким рахунком і не бачите його, перевірте, чи зареєстрований платіж містить суму.
Де переглядати та надсилати нагадування
Перейдіть до «Фінанси та бізнес» → «Нагадування про оплату» в головному меню. Черга відображає всі чернетки, що очікують на підтвердження. Виберіть нагадування, щоб відредагувати повідомлення або додати копію, а потім підтвердьте відправку. Оброблені нагадування з'являються на вкладці Історія.
Примітка: Черга буде порожньою, якщо немає прострочених рахунків або якщо перемикач нагадувань про оплату ще не ввімкнено.
Прострочені рахунки, за якими не нагадують
Прострочений рахунок-фактура потрапляє в чергу нагадувань лише тоді, коли Flowtly бачить, що його було надіслано. Деякі не потрапляють ніколи, а раніше їх просто не було на цьому екрані — ніхто за ними не стежив, і ніщо про це не повідомляло. Вкладка Не відстежуються показує їх. Ніщо на цій вкладці нічого не надсилає вашому клієнту.
Рахунок потрапляє туди з двох різних причин, і реагувати на них потрібно протилежно:
- Прийнято в KSeF, але ніколи не надсилалося електронною поштою. Рахунок-фактуру успішно подано, але ніхто не надіслав його клієнту, тож клієнт його ніколи не бачив. У рядку є дія Надіслати рахунок-фактуру, що відкриває звичайний екран надсилання.
- Надіслано, але його статус не зафіксовано. Клієнт його отримав; бракує власного запису Flowtly про надсилання, через що він випав із черги. Не надсилайте його вдруге — це доставило б другу копію. У рядку навмисно немає дії надсилання, а статус рахунку потрібно виправити.
Дія надсилання з'являється, лише якщо вам дозволено надсилати рахунки-фактури. Якщо ви працюєте з чергою нагадувань як менеджер зі стягнення заборгованості, ви все одно бачите рахунок і причину, чому за ним не нагадують, але без посилання.
Кого повідомляють про надсилання нагадування
Коли нагадування підтверджено й надіслано, Flowtly надсилає електронного листа всім у вашій організації, хто може працювати з чергою нагадувань, — адміністраторам, менеджерам рахунків-фактур і менеджерам зі стягнення заборгованості. У листі вказано рахунок-фактуру, клієнта, суму, що залишається непогашеною, рівень нагадування та адресу, на яку нагадування фактично надіслано, щоб ви могли побачити, що отримав ваш клієнт, не відкриваючи чергу.
Це окремо від сповіщення в застосунку (дзвіночок) і push-сповіщення на телефон, які повідомляють, що нагадування очікує на підтвердження. Лист повідомляє, що нагадування вже надіслано.
Примітка: Якщо ви не хочете отримувати такі листи, вимкніть сповіщення Рахунки-фактури у власних налаштуваннях сповіщень. Налаштування діє для кожної особи окремо, тому його вимкнення не зупиняє повідомлення ваших колег.
Погашення заліком
Якщо клієнт також є вашим постачальником, ви можете погасити прострочений рахунок-фактуру за його витратними документами, не чекаючи платежу. Відкрийте нагадування за цим рахунком і натисніть Оголосити залік внизу його панелі або позначте нагадування й скористайтеся дією Оголосити залік на панелі дій.
Приклади використання
- Відстеження прострочених рахунків-фактур: Увімкніть функцію, щоб Flowtly створював чернетку для кожного простроченого рахунку-фактури продажів, а потім перегляньте й підтвердьте чернетки за один раз.
- Частково оплачені рахунки-фактури: Коли клієнт оплатив лише частину рахунку-фактури, підтвердьте нагадування, у якому зазначено непогашений залишок.
- Розрахунок за рахунком-фактурою постачальника: Коли клієнт водночас є вашим постачальником, оголосіть взаємозалік із нагадування замість того, щоб чекати на платіж.
- Рахунки-фактури, за якими ніхто не нагадує: Відкрийте вкладку Не відстежуються, щоб знайти рахунки-фактури, які KSeF прийняв, але які ніколи не надсилалися електронною поштою, і надішліть їх.