Зафіксувати рахунок як надісланий

Редакція Flowtly4 min

Не кожен рахунок виходить через Flowtly. Буває, що ви надсилаєте його з власної скриньки, відправляєте поштою або передаєте особисто на зустрічі. «Позначити як надісланий» фіксує цю доставку, тож рахунок обробляється як будь-який інший надісланий, а не чекає на відправлення, яке вже відбулося.

Фіксація доставки нічого не надсилає. Жодного PDF не створюється, жоден лист не покидає Flowtly, і нічого не передається до KSeF чи іншого канала е-фактурування. Вона лише фіксує доставку, що відбулася в іншому місці.

Перед початком

  • Потрібна роль менеджера рахунків. Та сама роль може скасувати фіксацію.
  • Рахунок має бути виставлений і очікувати оплати. Чернетку не можна зафіксувати як надіслану — спершу виставте її.
  • Рахунок, який Flowtly вже надіслало або який уже раз зафіксували як надісланий, повторно зафіксувати не можна.

Зафіксувати доставку

  1. У списку рахунків натисніть кнопку «Додаткові опції» в рядку рахунку або відкрийте його попередній перегляд.
  2. Виберіть «Позначити як надісланий».
  3. За потреби вкажіть «Доставлено». Типово це сьогодні, і дата не може бути в майбутньому.
  4. За потреби додайте «Примітка (необов’язково)» про те, як рахунок вийшов, наприклад надіслано листом зі скриньки офісу. До 500 символів.
  5. Натисніть «Зафіксувати доставку».

Статус рахунку стає Надіслано, точно так, як якби Flowtly надіслало його листом.

Зберігаються обидві дати: день, який ви вказуєте як доставку, і день, коли ви це зафіксували. «Його відправили 29-го» і «його зафіксували 2-го» — різні факти, і історія рахунку показує обидва разом з тим, хто зафіксував.

Що змінюється після фіксації

  • Оплату рахунку нагадують: він потрапляє до списків прострочених і до нагадувань про оплату — і саме для цього доставку фіксують.
  • У списку рахунків він показується як Надіслано.
  • Тепер він вважається виставленим для бухгалтерських експортів і присутній у них.
  • Історія показує, що доставку зафіксували вручну, а не що Flowtly надіслало лист.

Скасувати зафіксовану доставку

Якщо ви зафіксували її помилково:

  1. Відкрийте попередній перегляд рахунку — скасування пропонується там, а не в рядку списку.
  2. Виберіть «Скасувати позначку „надіслано“».
  3. За потреби вкажіть «Причина (необов'язково)».
  4. Натисніть «Скасувати позначку».

Рахунок повертається до очікування доставки і більше не нагадується: він виходить зі списків прострочених, і подальші нагадування не надсилаються.

Рахунок залишається в бухгалтерських експортах

Це зроблено свідомо, і саме це варто зрозуміти, перш ніж щось фіксувати.

Саме фіксація доставки робить рахунок виставленим, і скасування цього не повертає. Рахунок залишається в бухгалтерських експортах, а первісна фіксація залишається видимою в його історії.

Причина в тому, що експорт, який бухгалтерія вже бачила, не повинен тихо втрачати документ. Flowtly тримає виправлення видимим, замість того щоб стирати факт. Саме тому чернетку не можна зафіксувати як надіслану: це єдиний випай, коли залишитися в експортах було б хибно, бо рахунок ніколи не виставляли — тож дія відхиляється одразу, замість того щоб залишити вам фіксацію, яку не вдалося б скасувати.

Чого скасування не може

  • Воно працює один раз. Після скасування рахунок не можна знову зафіксувати як надісланий вручну. Flowtly все одно може надіслати його звичайним шляхом.
  • Воно повертає лише ручну фіксацію. Рахунок, який Flowtly справді надіслало листом, не можна повернути до очікування доставки — клієнт уже має PDF, і зупиняти нагадування було б хибно.
  • Воно зникає, щойно рахунок відредагують. Якщо після фіксації доставки ви зміните рахунок, скасування більше не пропонується: рахунок тоді несе сигнал «змінено після того, як клієнт його побачив», і скасування його стерло б.

Приклади використання

  • Рахунок, надісланий з власної скриньки: зафіксуйте його, щоб нагадували про оплату, не надсилаючи клієнту другий примірник.
  • Рахунок, переданий на зустрічі: зафіксуйте його з датою передачі.
  • Рахунок, відправлений поштою: зафіксуйте дату відправлення і запишіть спосіб.
  • Помилковий рядок: скасуйте фіксацію того ж дня, до початку нагадувань, і рахунок повернеться до очікування доставки.

Карта зв'язків

Посилається наСпоживаєПохідне відЧастинаПлан проти факту
Описано тутОписано в іншому місці
invoice виставляється на counterparty. invoice оподатковується tax-group. cost списує на budget. cost належить до сплати counterparty. bank-transaction звірено з invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract планує payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract укладено з counterparty. contract долучено до budget. contract замовляє purchase-order-line. purchase-order-line оцінює position. purchase-order-line оцінено проти time-entry. budget raises budget-alert. budget охоплює project. counterparty типово до budget. counterparty типово до project. invoice списується з project. set-off-declaration погашає invoice. set-off-declaration подана контрагенту counterparty. project повʼязано з budget. tenant-turnover звітує counterparty. tenant-turnover площа з contract. utilities-statement calculated for contract. lead стає counterparty. deal продано counterparty.виставляється наоподатковуєтьсясписує наналежить до сплатизвірено зimportsплануєinvoiced asукладено здолучено дозамовляєоцінюєоцінено протиraisesохоплюєтипово дотипово досписується зпогашаєподана контрагентуповʼязано ззвітуєплоща зcalculated forстаєпроданоРРахунок — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.РахунокККонтрагент — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.КонтрагентППодаткова група — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Податкова групаВВитрата — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.ВитратаББюджет — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.БюджетББанківська операція — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Банківська операціяBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionККонтракт — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.КонтрактППлатіж за графіком — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Платіж за графікомППозиція замовлення — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Позиція замовленняPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionЗЗапис часу — What actually happened — work time logged against a project.Запис часуBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertППроєкт — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ПроєктЗЗаява про взаємозалік — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.Заява про взаємозалікООбіг орендарів — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.Обіг орендарівUUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementППотенційний клієнт — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Потенційний клієнтУУгода з продажу — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Угода з продажу

Пов'язані терміни