Registrer en faktura som sendt

Flowtly Redaktionsteam4 min

Ikke alle fakturaer sendes via Flowtly. Du sender måske en fra din egen mailboks, lægger den i postkassen eller afleverer den på et møde. "Markér som sendt" registrerer den levering, så fakturaen behandles som enhver anden sendt faktura i stedet for at vente på en afsendelse, der allerede er sket.

Registreringen sender ingenting. Der genereres ingen PDF, der forlader ingen e-mail Flowtly, og der indsendes intet til KSeF eller andre e-fakturakanaler. Den registrerer en levering, der er sket et andet sted.

Før du begynder

  • Du skal have rollen fakturaansvarlig. Samme rolle kan fortryde registreringen.
  • Fakturaen skal være udstedt og afvente betaling. Et udkast kan ikke registreres som sendt — udsted det først.
  • En faktura, som Flowtly allerede har sendt, eller som allerede er registreret som sendt én gang, kan ikke registreres igen.

Registrer leveringen

  1. Klik på knappen "Flere muligheder" på fakturaens række i fakturalisten — eller åbn fakturaens forhåndsvisning.
  2. Vælg "Markér som sendt".
  3. Angiv eventuelt "Leveret den". Feltet er som standard i dag og kan ikke ligge i fremtiden.
  4. Tilføj eventuelt en "Note (valgfrit)" om, hvordan den blev sendt, f.eks. sendt med e-mail fra kontorets mailboks. Op til 500 tegn.
  5. Klik på "Registrer levering".

Fakturaens status bliver Sendt, præcis som hvis Flowtly havde sendt den med e-mail.

Begge datoer bevares: den dag du angiver som leveringsdag, og den dag du registrerede den. "Den blev sendt den 29." og "den blev registreret den 2." er forskellige fakta, og fakturaens historik viser begge sammen med hvem der registrerede den.

Hvad ændrer sig efter registreringen

  • Fakturaen rykkes for betaling. Den kommer med i oversigterne over forfaldne fakturaer og i betalingspåmindelserne — og det er hele grunden til at registrere leveringen.
  • Den vises som Sendt i fakturalisten.
  • Den tæller nu som udstedt i regnskabseksporterne og optræder i dem.
  • Historikken viser, at leveringen blev registreret manuelt og ikke sendt med e-mail af Flowtly.

Fortryd en registreret levering

Hvis du registrerede den ved en fejl:

  1. Åbn fakturaens forhåndsvisning — fortryd tilbydes der, ikke på rækken i listen.
  2. Vælg "Fortryd markering som sendt".
  3. Angiv eventuelt en "Årsag (valgfrit)".
  4. Klik på "Fortryd registreringen".

Fakturaen går tilbage til at afvente levering og rykkes ikke længere for betaling: den forlader oversigterne over forfaldne fakturaer, og der sendes ikke flere påmindelser.

Fakturaen forbliver i regnskabseksporterne

Det er med vilje, og det er den del, der er værd at forstå, før du registrerer noget.

Det er registreringen af leveringen, der gør fakturaen udstedt, og en fortrydelse tager ikke det tilbage. Fakturaen forbliver i regnskabseksporterne, og den oprindelige registrering er fortsat synlig i historikken.

Grunden er, at en eksport, revisoren allerede har set, ikke i stilhed bør miste et dokument. Flowtly holder rettelsen synlig i stedet for at slette fakta. Det er også derfor, et udkast ikke kan registreres som sendt: det er netop det tilfælde, hvor det ville være forkert at blive i eksporterne, fordi fakturaen aldrig blev udstedt — så handlingen afvises på forhånd i stedet for at efterlade dig med en registrering, du ikke kunne fortryde.

Hvad fortryd ikke kan

  • Det virker én gang. Efter en fortrydelse kan fakturaen ikke registreres som sendt manuelt igen. Flowtly kan stadig sende den på normal vis.
  • Det tager kun en manuel registrering tilbage. En faktura, Flowtly faktisk har sendt med e-mail, kan ikke sættes tilbage til at afvente levering — kunden har allerede PDF'en, og det ville være forkert at stoppe påmindelserne.
  • Det forsvinder, når fakturaen redigeres. Ændrer du fakturaen efter registreringen, tilbydes fortryd ikke længere: fakturaen bærer så signalet "ændret efter kunden så den", og en fortrydelse ville slette det.

Eksempler på anvendelse

  • En faktura sendt fra din egen mailboks: registrer den, så der rykkes for betaling, uden at kunden får et eksemplar mere.
  • En faktura afleveret på et møde: registrer den med datoen, hvor den skiftede hænder.
  • En faktura sendt med posten: registrer afsendelsesdatoen og noter metoden.
  • En forkert række: fortryd registreringen samme dag, før påmindelserne begynder, og fakturaen går tilbage til at afvente levering.

Forbindelseskort

Henviser tilForbrugerUdledt afDel afPlanlagt mod faktisk
Beskrevet herBeskrevet et andet sted
invoice faktureres til counterparty. invoice beskattes af tax-group. cost belaster budget. cost skyldes til counterparty. bank-transaction afstemt med invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract planlægger payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract aftalt med counterparty. contract vedhæftet budget. contract bestiller purchase-order-line. purchase-order-line prissætter position. purchase-order-line estimeret over for time-entry. budget raises budget-alert. budget dækker project. counterparty som standard budget. counterparty som standard project. invoice faktureres fra project. set-off-declaration udligner invoice. set-off-declaration erklæret over for counterparty. project knyttet til budget. tenant-turnover rapporteret af counterparty. tenant-turnover areal hentet fra contract. utilities-statement calculated for contract. lead bliver til counterparty. deal solgt til counterparty.faktureres tilbeskattes afbelasterskyldes tilafstemt medimportsplanlæggerinvoiced asaftalt medvedhæftetbestillerprissætterestimeret over forraisesdækkersom standardsom standardfaktureres fraudlignererklæret over forknyttet tilrapporteret afareal hentet fracalculated forbliver tilsolgt tilFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FakturaMModpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ModpartMMomsgruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.MomsgruppeOOmkostning — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.OmkostningBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktBBetalingsrate — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetalingsrateOOrdrelinje — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.OrdrelinjePPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionTTidsregistrering — What actually happened — work time logged against a project.TidsregistreringBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMModregningserklæring — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.ModregningserklæringLLejeromsætning — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.LejeromsætningUUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementEEmne — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.EmneSSalgsmulighed — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Salgsmulighed

Relaterede begreber