Modregningserklæringer

Når en virksomhed både sælger til og køber fra den samme part, kan de to gældsposter afregnes mod hinanden i stedet for at betale i begge retninger. I Flowtly kan du registrere en sådan modregningserklæring: hvilke af dine fakturaer og hvilke af deres omkostningsdokumenter den dækker, for hvilke beløb, og hvornår erklæringen nåede frem til den anden part.

Hvad den gør

En modregningserklæring registrerer to lister, der balancerer præcist:

• Our invoices (what they owe us): dine salgsfakturaer til den part, med det modregnede beløb på hver.
• Their cost documents (what we owe them): deres dokumenter registreret i Flowtly, med det modregnede beløb på hvert.

Når du har erklæret den, falder det udestående beløb på hver af dine fakturaer med det beløb, der er modregnet på den. Flowtly opretter ikke en betaling eller en banktransaktion og afstemmer intet mod dit bankfeed.

Hvor du starter en modregning

En modregning starter fra køen med betalingspåmindelser, så betalingspåmindelser skal være slået til for din organisation.

Gå til "Finance" → "Payment reminders" (/finance/payment-reminders), og så enten:

• Fra én påmindelse: klik på påmindelsen for at åbne den, og klik på "Declare set-off" nederst i feltet. Du behøver ikke afkrydse noget først.
• Fra et udvalg: afkryds påmindelsen (eller påmindelserne) for én af partens fakturaer, og klik på "Declare set-off" i handlingslinjen. Knappen dér er deaktiveret, hvis dit udvalg dækker mere end én faktura, eller hvis påmindelsen ikke er knyttet til en faktura.

Uanset hvad er den faktura, du startede fra, allerede valgt på næste skærm, og du kan tilføje partens andre fakturaer dér. En påmindelse, der ikke er knyttet til en faktura, har ingen knap "Declare set-off" i sit felt.

Bemærk: Kun fakturaer, der aktuelt har en påmindelse ventende i køen, kan vælges. En ubetalt faktura, der endnu ikke er forfalden, eller en uden påmindelse i køen, kan ikke modregnes fra denne skærm.

Udfyldning af erklæringen

1. "Counterparty". Flowtly finder den modpart, der er knyttet til fakturaens klient. Begge lister er begrænset til den ene part. Hvis klienten ikke er knyttet til en modpart, kan deres omkostningsdokumenter ikke listes; knyt først klienten til en modpart.
2. "Our invoices". Afkryds de fakturaer, der skal med. Hver er forhåndsudfyldt med sit udestående beløb, som du kan sænke til en delvis modregning.
3. "Their cost documents". Afkryds de dokumenter, der skal med. Hvert er forhåndsudfyldt med dokumentets totalbeløb, som du kan ændre. Der vises en advarsel, hvis du indtaster mere, end et dokument er værd.
4. "Balance". Totalen for tilgodehavender og totalen for skyldige beløb skal være ens. "Declare set-off" forbliver deaktiveret, indtil de stemmer overens, og hvert beløb er over nul.
5. "Reached the other party on". Datoen, hvor erklæringen nåede frem til den anden part. Den er som standard i dag og kan ikke ligge i fremtiden. Du kan også tilføje et referencenummer og en note.

Klik på "Declare set-off". Erklæringen registreres med det samme; der er intet kladdetrin.

Hvad der ændres bagefter

• Hver fakturas udestående beløb reduceres med det beløb, der er modregnet på den, i køen med betalingspåmindelser og i senere påmindelser.
• Hvis en faktura nu er afregnet fuldt ud, afvises dens ventende påmindelser og flyttes til "History", og der forberedes ikke nye påmindelser for den.
• Hvis en faktura kun er delvist afregnet, forbliver den i køen, og senere påmindelser angiver det reducerede beløb.
• På fakturalisten fyldes fakturaens "Payment status"-cirkel med det modregnede beløb, og dens værktøjstip lyder Settled in full by set-off, not by payment, når intet er udestående — så en fuld cirkel dér er ikke et tegn på, at der er kommet penge ind.

Hvad Flowtly ikke gør

• Det forbereder ikke et erklæringsdokument og sender intet til den anden part. Du leverer selv erklæringen; Flowtly registrerer, at du gjorde det, og hvornår.
• Det beder ikke den anden part om at bekræfte eller acceptere modregningen.
• Det markerer ikke fakturaen som betalt: fakturaen beholder sin status, og modregningen vises ikke på faktura-PDF'en eller i KSeF. Betalingsstatus-cirklen på listen er det ene sted, hvor afregningen vises, og den siger dér, hvilken af de to ting der skete.
• Det ændrer ikke saldoen eller status på omkostningsdokumenterne.
• Det sammenligner ikke valutaer. Sørg for, at beløbene på begge sider er i samme valuta.
• Det afgør ikke, om en modregning er juridisk tilladt for din gæld. Det forbliver din beslutning.

Bemærk: En registreret erklæring kan ikke redigeres, trækkes tilbage eller rettes fra denne skærm i dag. Hvis en erklæring blev registreret ved en fejl, så kontakt Flowtly-support.

Hvem kan erklære en modregning

Administratorer, fakturaansvarlige og inkassoansvarlige.