Fakturalinjeskabeloner
Nogle modparter forventer, at fakturalinjer formuleres på en bestemt måde — en kontraktsætning, en infrastrukturadresse, et referencenummer angivet i kontrakten. En modpart kan opbevare et bibliotek af sådanne formuleringer, så du skriver sætningen én gang og vælger den, når du skriver en fakturalinje, i stedet for at genindtaste den i hver faktureringsperiode.
En skabelon leverer kun formuleringen. Den ændrer aldrig et beløb og opretter aldrig en linje.
Gemme formuleringer på en modpart
Åbn modparten og gå til Fakturalinjeskabeloner. Hver skabelon har to felter:
- Navn — det du vælger den ved i fakturareditoren. Det udskrives ikke på fakturaen; navngiv det, så det er nyttigt for den person, der skal vælge: Adgang til lokation — månedlig, Rammeaftale — første lejer.
- Tekst — den sætning, der indsættes i fakturalinjen.
Giv hver skabelon et unikt navn. Navnet er det eneste, du ser ved valg; to skabeloner med samme etikette giver dig ikke mulighed for at træffe et informeret valg.
Én modpart kan ikke have to skabeloner med samme navn, og navne sammenlignes løst frem for tegn for tegn: der skelnes ikke imellem store og små bogstaver, og de fleste bogstaver med accent tæller som det samme bogstav som deres grundform — så Site access og Sité Access er det samme navn her. Et par bogstaver, der ligner accentuerede former, behandles som egne bogstaver — ł ved siden af l er et af dem — og de kan eksistere side om side. Hvis navnet allerede er i brug, angiver feltet Navn det, og skabelonen gemmes ikke; skift navn og gem igen.
Enhver, der kan redigere modparten, kan vedligeholde dens skabeloner. De befinder sig ved siden af modpartens øvrige standardværdier, såsom standardprojekt og tags.
Udfylde faktureringsperioden
Formuleringer, der gentages i hver periode, skal normalt nævne den periode, de dækker. To pladsholdere udfyldes automatisk, når skabelonen anvendes:
| Pladsholder | Bliver til |
|---|---|
{period} |
Faktureringsmåneden — for eksempel 07/2026. |
{quarter} |
Kvartalet — for eksempel Q3 2026. |
En skabelon skrevet som Infrastrukturadgangsgebyr, Møllevej 18, for perioden {period} havner på fakturalinjen som Infrastrukturadgangsgebyr, Møllevej 18, for perioden 07/2026.
Brug {quarter} for modparter, der faktureres kvartalsvis, og {period} for alle andre. Intet udledes fra modparten — den skabelon du vælger, er den der siger, hvad du mener.
Alt andet i krøllede parenteser er ikke en pladsholder og udskrives præcist som du har skrevet det. Editoren påpeger dette, når den ser et sådant udtryk, i tilfælde af at det var en tastefejl, men lader dig stadig gemme: synlig tekst er lettere at opdage og rette end en tom plads i linjen.
Månedformatet — 07/2026, 07.2026 eller 2026-07 — indstilles én gang for hele organisationen under Organisationsindstillinger. Det er bevidst adskilt fra datoformatet, fordi en faktureringsperiode dækker en måned og ikke har nogen dag. Kvartaler vises som Q3 2026 uanset dette valg.
Anvende en skabelon på en fakturalinje
Vælg Brug en skabelon, mens du redigerer en fakturalinje. Listen viser hver af modpartens skabeloner gengivet for fakturaens faktureringsperiode, så du læser sætningen, som den vil blive udskrevet — inklusive måneden — frem for rå tekst med en pladsholder.
At vælge en skabelon skriver dens tekst ind i linjens beskrivelsesfelt. Det er den samlede effekt:
- Ingen beløb ændres. Antal, nettopris, moms, rabat og fakturatotalen er præcis som du efterlod dem.
- Ingen linje oprettes. Hvis en modpart faktureres på tre linjer, tilføjer du tre linjer og vælger en skabelon for hver. Intet genererer dem for dig.
- Teksten bliver linjens egen. Den kopieres, ikke linkes, så du kan redigere den bagefter som enhver anden beskrivelse.
Brug en skabelon vises kun, når fakturaens klient er knyttet til en modpart, der har gemte skabeloner. Hvis muligheden mangler, har klienten enten ingen modpartpost, eller den pågældende modparts bibliotek er tomt.
At vælge en skabelon erstatter det, linjebeskrivelsen allerede indeholdt — vælg først og juster bagefter, ikke omvendt.
Redigere en skabelon senere
Da formuleringen kopieres til linjen ved valg, påvirker en senere ændring af skabelonen kun linjer skrevet fra det tidspunkt. Fakturaer, der allerede er som udkast, godkendt eller sendt, beholder den tekst, de blev udstedt med; intet overskriver dem.
Hvis en linje er forkert, ret da den linje — vælg enten en anden skabelon eller rediger dens beskrivelse direkte.
Eksempler på brug
- Gem den nøjagtige kontraktsætning, en udlejer kræver på hver månedlig infrastrukturfaktura, og anvend den med ét klik hver måned.
- Hold én skabelon pr. slutkunde under en enkelt rammeaftale, og vælg en anden for hver linje på samme faktura.
- Formuler linjerne for en kvartalsvis faktureret modpart med
{quarter}, så perioden vises somQ3 2026uden at nogen behøver at skrive det. - Skift organisationens periodeformat til
2026-07, så hver linje bygget fra en skabelon matcher et regnskabssystems forventede notation. - Ret en kontraktreference i en modparts skabelon og vid, at fakturaer, der allerede er sendt til den modpart, forbliver uberørte.